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ARCHIVÉ - Vérification de la gestion de la flotte de véhicules
Rapport de vérification interne

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Février 2008

Table des matières

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Sommaire

Le Comité de la vérification a approuvé, le 21 juin 2006, une vérification de la gestion de la flotte de véhicules. Cette vérification s'inscrit dans le Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), qui vise à traiter des pouvoirs en matière de gouvernance et d'observation de la conformité.

En juin 2007, la flotte de véhicules de l'ASFC comptait plus de 1 000 automobiles, fourgonnettes, camions et véhicules motorisés de transport, tels que des tracteurs et des bateaux. Les véhicules de la flotte sont utilisés dans toutes les régions de l'ASFC, pour exercer les activités quotidiennes de l'Agence. Au 31 mars 2007, la valeur comptable nette de la flotte de véhicules était de 5,9 millions de dollars, incluant les amortissements cumulés. Au cours de l'exercice financier 2006‑2007, l'Agence a dépensé 3,3 millions de dollars pour l'exploitation de sa flotte de véhicules.

La présente vérification avait pour objectif d'établir si les pratiques de l'Agence en ce qui concerne l'enregistrement des biens de la flotte de véhicules étaient conformes aux politiques du Conseil du Trésor (CT) sur la gestion du matériel et de l'administration des finances, et si les processus appropriés étaient en place pour assurer une gouvernance et un contrôle adéquats des biens de la flotte de véhicules, notamment dans le domaine des dépenses de fonctionnement et d'entretien. La vérification portait plus spécialement sur l'observation des politiques et des procédures à l'échelle nationale, l'exactitude et l'intégrité des données financières, et le caractère approprié des processus de surveillance et de contrôle pour la période allant de mars 2005 à juin 2007.

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Opinion de la vérification

La vérification a révélé que les pratiques de l'Agence en matière de gestion de la flotte de véhicules étaient conformes aux politiques et aux procédures du CT touchant le matériel, mais qu'elles n'étaient pas entièrement conformes aux politiques et aux procédures financières de l'Agence, pour ce qui est des procédures de vérification et de vérification a posteriori des comptes.

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Constatations principales de la vérification

Les véhicules de la flotte ont été gérés et aliénés, au besoin, conformément aux politiques du CT touchant le matériel. Une ébauche de plan de remplacement a été préparée, et l'on prévoit élaborer une stratégie à long terme pour le renouvellement de la flotte.

Le contrat passé avec Peterson, Howell and Heather (PHH) Arval, Inc. fonctionne bien et les cartes d'achat pour la flotte de véhicules sont bien utilisées, conformément aux directives fournies par la Direction générale du contrôle de l'ASFC. La première attestation des biens de l'Agence, effectuée en 2007-2008, représente un mécanisme de contrôle clé visant à assurer la qualité de l'information dans les Systèmes administratifs d'entreprise (SAE).

Il est possible de renforcer davantage le cadre de contrôle de la gestion de la flotte de véhicules de l'ASFC en ce qui a trait à la planification de la flotte, aux fiches d'immobilisation dans les SAE et aux processus comptables, notamment le paiement des soldes des cartes d'achat à PHH, la vérification des comptes et la justification des dépenses dans les SAE.

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Réponse de la direction

Somme toute, la Direction générale du contrôle est satisfaite que la vérification ait permis de constater que les pratiques de l'Agence à l'égard de la gestion de la flotte de véhicules étaient conformes aux politiques et aux procédures du CT touchant le matériel.

À la suite des constatations de la Direction de la vérification interne touchant les procédures de vérification courante et a posteriori des comptes pour la gestion de la flotte de véhicules, la Direction générale du contrôle a pris les mesures correctives qui s'imposaient, en collaboration avec les directions générales des Opérations et de l'Admissibilité, afin de traiter des constatations soulevées.

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1. Introduction

1.1 Contexte

Le Comité de la vérification a approuvé, le 21 juin 2006, une vérification de la gestion de la flotte de véhicules. Cette vérification s'inscrit dans le Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), qui vise à traiter des pouvoirs en matière de gouvernance et d'observation de la conformité.

En juin 2007, la flotte de véhicules de l'ASFC comptait plus de 1 000 automobiles, fourgonnettes, camions et véhicules motorisés de transport, tels que des tracteurs et des bateaux. Les véhicules de la flotte sont utilisés dans toutes les régions de l'ASFC, pour exercer les activités quotidiennes de l'Agence.

La valeur comptable nette de la flotte de véhicules, incluant les amortissements cumulés, pour les exercices finissant le 31 mars 2006 et le 31 mars 2007 est présentée dans le tableau 1. À noter que la flotte comprend les véhicules transférés, pour une valeur comptable nulle, des trois organisations d'origine qui ont formé l'ASFC, et que de nombreux véhicules de l'ASFC ont été achetés peu de temps après le 11 septembre 2001 et approchent maintenant de la fin de leur cycle de vie.

Tableau 1  --  Biens de la flotte  de véhicules (en milliers de dollars)

Coûts 2006-2007 2005-2006
Solde d'ouverture – biens 24 220 23 719
Acquisitions 1 420 1 880
Transferts, aliénations, radiations et autres (1 292) (1 379)
Solde de clôture – biens 24 348 24 220
Moins : amortissements cumulés
Solde d'ouverture 16 304 14 095
Amortissements 3 365 3 543
Transferts, aliénations, radiations et autres (1 309) (1 334)
Solde de clôture – amortissements 18 360 16 304
Valeur comptable nette 5 988 7 916

   Source : Information sur le rendement ministériel  --  2005- 2006 et 2006- 2007

Le Cadre de contrôle de l'administration financière de l'Agence a été établi pour surveiller l'observation des politiques et des directives du Conseil du Trésor (CT). On a également élaboré le Manuel de Contrôle — Volume des finances, qui décrit les rôles et les procédures en ce qui a trait aux finances, au matériel et à l'administration, et mis en place des rôles et des modules des Systèmes administratifs d'entreprise (SAE) qui donne une vue générale des processus et des procédures opérationnels associés aux paiements versés à PHH[ 1 ] (Catalogue des SAE, Module 015). En 2007, le CT a diffusé le Guide sur la gestion du parc automobile[ 2 ] afin d'aider les ministères et les organismes gouvernementaux à mettre en œuvre la Politique sur la gestion du matériel, nouvellement adoptée. (La liste des politiques, des directives et des guides pertinents se trouve à l'annexe A.)

La Direction générale du contrôle de l'ASFC a la responsabilité globale d'assurer l'optimisation continue des services liés à la flotte de véhicules de l'Agence et de fournir l'orientation et le soutien fonctionnels nécessaires aux opérations. Elle est responsable du contrôle administratif des acquisitions, des opérations, de l'entretien, de l'aliénation et du remplacement des véhicules de l'Agence, en collaboration avec la Direction générale des opérations.

L'ASFC a un coordonnateur national et des coordonnateurs régionaux pour sa flotte de véhicules, qui sont responsables de fournir appui et conseils au personnel régional et de coordonner les activités liées à la flotte de véhicules de l'Agence. Une fois les véhicules assignés à une région, la responsabilité touchant l'utilisation quotidienne et la conformité aux politiques et aux procédures pertinentes revient au gestionnaire et au personnel en place.

L'Agence utilise les SAE pour assurer le suivi des acquisitions de véhicules, des inscriptions dans l'inventaire, de l'emplacement, de l'exploitation et de l'aliénation des véhicules, au besoin. L'Agence a passé un contrat avec PHH pour les services de gestion de la flotte de véhicules. En vertu de ce contrat, une carte d'achat est attribuée à chaque véhicule de la flotte en vue du paiement et du suivi des coûts liés au véhicule. Des cartes additionnelles sont attribuées pour les véhicules de surveillance et l'achat de carburant aux États‑Unis. PHH tient le Système d'information pour la gestion du parc automobile (SIGPA) à jour. Le SIGPA fournit des renseignements sur les transactions effectuées au moyen des cartes d'achat et sur le rendement de la flotte de véhicules. Selon les modalités du contrat, PHH envoie un relevé consolidé d'État pour toutes les activités des détenteurs de carte durant la période visée, tandis que le détail des transactions est communiqué aux détenteurs de carte. Un rabais de PHH s'applique au paiement versé à la date d'échéance ou avant cette date, et la Direction générale du contrôle paie la facture dès qu'elle la reçoit.

En 2006, la Direction générale du contrôle a mené l'Examen national de la gestion du parc automobile – Phase 1, qui a donné lieu à l'implantation de registres mensuels de voyage dans lesquels doivent être saisies certaines données, telles que la région, la fonction du véhicule, les codes d'utilisation, le nom du chauffeur et le kilométrage parcouru par voyage, ainsi que d'autres renseignements pertinents sur les biens.

L'Examen national de la gestion du parc automobile – Phase II, qui devait prendre fin en décembre 2007, met l'accent sur l'optimisation de l'utilisation du parc, notamment sur la détection des véhicules sous-utilisés, la réduction des coûts de remplacement, la réduction de l'âge moyen des véhicules, le renforcement des normes d'utilisation et l'utilisation accrue de modes de transport de rechange.

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1.2 Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification était d'établir si les pratiques de l'Agence en ce qui concerne l'enregistrement des biens de la flotte de véhicules étaient conformes aux politiques du CT sur la gestion du matériel et l'administration des finances, et si des processus appropriés étaient en place pour assurer une gouvernance et un contrôle en bonne et due forme des biens de la flotte de véhicules, notamment dans le domaine des dépenses de fonctionnement et d'entretien.

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1.3 Étendue de la vérification

La vérification avait une portée nationale et visait surtout les activités liées à la flotte de véhicules menées entre avril 2005 et juin 2007. On a examiné l'enregistrement des dépenses liées à la flotte de véhicules dans les SAE ainsi que les dossiers des véhicules, afin d'établir si l'information était complète, exacte et mise à jour en temps opportun. On a également examiné le traitement des transactions de PHH.

La vérification ne portait pas sur le processus d'approvisionnement des véhicules, car les ministères doivent faire leur sélection de véhicules à partir d'un bassin de fournisseurs potentiels déterminé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et suivre un processus d'attribution de contrats pour l'acquisition de véhicules.

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1.4 Critères de vérification

Les critères de vérification utilisés pour évaluer les pratiques opérationnelles globales, les contrôles généraux et les processus de gouvernance de l'ASFC en ce qui a trait à la gestion de la flotte de véhicules ont été répartis en trois secteurs :

  • Observation des politiques et des lignes directrices relatives à la gestion de la flotte de véhicules;
  • Exactitude et intégrité des données, notamment de l'information sur la planification et l'inventaire de la flotte de véhicules;
  • Surveillance et contrôle.

Consulter l'annexe B pour connaître les détails des critères de vérification.

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1.5 Stratégie et méthodes

La présente vérification a été planifiée et menée de manière à se conformer aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Les méthodes adoptées pour mener cette vérification comprenaient ce qui suit :

  • des entrevues avec les détenteurs de carte, le personnel des bureaux régionaux – Finances/Unités des services de gestion de la Direction générale (USGDG), les gestionnaires et les fonctionnaires clés des directions générales du Contrôle et des Opérations. Pour assurer une étendue suffisante et représentative de la vérification, on a visité des bureaux de district dans cinq régions[ 3 ] de l'ASFC;
  • un examen du processus d'approbation et de paiement des relevés consolidés de l'Agence envoyés par PHH pour les cartes d'achat (l'échantillon englobait les relevés de février, de mars et d'avril 2007);
  • un examen des procédures de rapprochement mensuelles à l'appui du processus d'autorisation des paiements pour février et mars 2006 dans des districts sélectionnés;
  • un examen de l'uniformité des données des SAE et de PHH dans le cadre de la surveillance des activités liées à la flotte de véhicules;
  • l'inspection de 150 des 600 véhicules régionaux, des dossiers des véhicules et des données sur l'inventaire afin d'établir si les dépenses de fonctionnement et d'entretien sont conformes au cadre de contrôle.

Les travaux de vérification dans les bureaux locaux ont été effectués de février à juin 2007.

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2. Constatations de la vérification, recommandations et plan d'action de la direction

La gestion et l'aliénation des véhicules de la flotte ont été menées conformément aux politiques du CT sur le matériel. Des contrôles appropriés étaient en place pour le fonctionnement et l'utilisation efficiente des véhicules, notamment la réaffectation de véhicules plus anciens dans les districts et les régions selon les besoins opérationnels. La flotte de véhicules a été entretenue sur une base régulière et les cartes d'achat pour la flotte de véhicules ont été utilisées de manière appropriée, conformément aux directives fournies par la Direction générale du contrôle.

Il est possible de renforcer davantage le cadre de contrôle de la gestion de la flotte de véhicules de l'ASFC en ce qui a trait à la planification de la flotte, aux fiches d'immobilisation dans les SAE et aux processus comptables, notamment le paiement des soldes des cartes d'achat à PHH, la vérification des comptes et la justification des dépenses dans les SAE.

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2.1 Gestion du cycle de vie de la flotte de véhicules

Un plan de remplacement de la flotte de véhicules a été élaboré pour 2005‑2006 et 2006‑2007. Ce plan, qui s'échelonnera sur deux ans, ne couvre cependant pas tous les besoins en matière de gestion du cycle de vie de la flotte de véhicules à long terme.

Conformément à la politique du CT, les ministères et les organismes gouvernementaux doivent avoir pour la gestion de leur flotte de véhicules des stratégies d'acquisition, d'exploitation, d'entretien et d'aliénation d'immobilisation, qui sont axées sur une analyse continue et une évaluation systématique des biens par rapport à des cibles et à des points de repère préétablis.

La vérification a fait ressortir que la Direction générale du contrôle avait élaboré des plans pour l'acquisition, l'entretien et l'aliénation des véhicules, mais que la Direction générale ne possédait pas à l'heure actuelle de plan d'immobilisations à long terme ou des ressources nécessaires pour gérer la flotte de véhicules. Le plan de remplacement pour l'année 2006‑2007 a été mis de côté en attendant les résultats de l'Examen national de la gestion du parc automobile – Phase II. Des préoccupations ont été exprimées lors des entrevues menées dans les bureaux régionaux au sujet des consultations portant sur les décisions liées à la gestion de la flotte de véhicules. On a aussi fait ressortir la nécessité de s'assurer que des normes appropriées sont en place pour répondre aux besoins opérationnels.

De plus, la vérification a permis de voir que l'ébauche du plan de remplacement ne tenait pas compte des normes convenues pour le renouvellement de la flotte de véhicules. Au taux actuel de remplacement, la vérification a permis de constater que la flotte de véhicules serait renouvelée sur dix-sept ans plutôt que sur six ou sept ans, qui est la norme[ 4 ] . La direction sait que de nombreux véhicules (2000 et 2001) doivent être remplacés prochainement. Sans plan à long terme, il est difficile pour l'Agence de déterminer si son plan de remplacement actuel est efficace et approprié, compte tenu de son niveau de ressources.

Selon la politique du Programme de coordination de l'image de marque(PCIM) du gouvernement du Canada, les ministères et les organismes gouvernementaux qui exploitent des véhicules automobiles doivent apposer sur tous les véhicules automobiles l'image de marque du gouvernement du Canada et de l'institution utilisant le véhicule selon les lignes directrices du PCIM, à moins qu'une exemption justifiée ne soit versée au dossier. La vérification a révélé que la plupart des véhicules de l'Agence n'arboraient pas d'identificateurs du PCIM. Même si certains véhicules ne sont pas identifiés pour des raisons de sécurité, l'Agence n'a pas officiellement demandé d'exemptions ou établi de lignes directrices par rapport à cette politique.

Recommandation :

1. La Direction générale du contrôle, en consultation avec les directions générales des Opérations et de l'Exécution de la loi, devrait élaborer une stratégie pluriannuelle de gestion de la flotte de véhicules à long terme, conformément aux normes convenues qui s'y rapportent.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement

La Direction générale du contrôle élaborera des lignes directrices sur le marquage des véhicules en fonction de l'utilisation du véhicule et les fera approuver par le président de l'ASFC, conformément à la politique du CT. Un communiqué sera rédigé pour diffusion générale afin de résumer les normes et lignes directrices du PCIM et rappeler la nécessité de justifier les cas où aucun marquage n'est apposé sur le véhicule. On demandera aux régions et aux directions générales de fournir des renseignements sur l'inventaire de tous les véhicules pour lesquels une exemption est demandée, de même qu'une justification. L'autorisation d'exemption sera consignée au dossier du véhicule concerné.

Avril 2008

La Direction générale du contrôle élaborera une stratégie à long terme, en consultation avec les directions générales des Opérations et de l'Exécution de la loi, pour satisfaire aux besoins à long-terme en matière de véhicules. Parmi les sujets présentant un intérêt, notons la matrice de véhicules approuvée, le financement et les procédures d'acquisition touchant les véhicules neufs.

Avril 2008

La Direction générale du contrôle discutera avec toutes les directions générales et les régions de la nécessité d'adopter sans tarder un plan de remplacement à long terme, et fera le bilan des exigences

Juin 2008

 

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2.2 Comptabilité des dépenses mensuelles relatives à la flotte de véhicules

Paiement des cartes d'achat à PHH

L'Agence ne profitait pas des avantages offerts pour les paiements effectués avant la date d'échéance, tel que l'exigent les politiques du CT.

Les politiques du CT sur le paiement à la date d'échéance et la vérification des comptes exigent que les ministères et les organismes paient leurs factures au plus tard à la date d'échéance afin d'optimiser la gestion de la trésorerie et de ne pas avoir à payer d'intérêts. La vérification a révélé que les paiements électroniques n'étaient pas versés à PHH conformément aux politiques du CT.

L'ASFC reçoit, avec la facture de PHH, un relevé consolidé mensuel de toutes les transactions effectuées par les détenteurs de carte au cours de cette période. Le paiement est versé par la Direction générale du contrôle sur une base prioritaire[ 5 ] .

Conformément aux procédures des SAE touchant les cartes d'achat (Module 015), l'Agence paie la facture consolidée de PHH aussitôt qu'elle la reçoit, en créditant le compte du fournisseur du montant intégral figurant sur le relevé. Simultanément, le Centre national des transactions financières (CNTF) débite le compte des charges à payer du montant approprié facturé à chaque région ou USGDG.

Trois factures de PHH, totalisant 773 760 $, ont été vérifiées : février, mars et avril 2007. Dans deux des relevés vérifiés, les paiements par transfert bancaire électronique avaient été effectués bien avant la date d'échéance, soit 34 et 32 jours respectivement, éliminant ainsi le paiement d'intérêts pour le gouvernement du Canada. L'autre facture mensuelle avait été payée quatre jours après la date d'échéance, et l'Agence n'a pu bénéficier d'un rabais de 2 426 $. Des entrevues menées auprès des employés du CNTF ont permis de constater que le personnel n'était pas au courant des exigences de la politique du CT sur le paiement à date d'échéance. On leur avait dit de traiter ces paiements sur une base prioritaire, mais ils n'utilisaient pas les SAE pour prévoir avec exactitude les dates de paiement.

Recommandation :

2. La Direction générale du contrôle devrait revoir le processus de paiement des cartes d'achat afin d'exiger le paiement à PHH à la date d'échéance ou avant cette date, et encourager l'utilisation de la fonction des SAE pour prévoir les dates de versement des paiements.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement

La Direction générale du contrôle a élaboré un cadre de contrôle pour les cartes d'achat, qui permet de déceler les lacunes et de prendre les mesures correctives qui s'imposent relativement aux processus de comptabilité mettant en jeu le paiement à la compagnie descartes d'achat, la vérification des comptes et la justification des dépenses dans les SAE. Le CNTF a amélioré ses niveaux de service pour garantir l'obtention du rabais pour paiements hâtifs. Un processus de rapprochement trifonctionnel a été élaboré et la formation a été donnée dans les secteurs choisis. Des cours réguliers de formation sur les activités de rapprochement sont organisés sur une base régulière.

Achevé

Processus de vérification des paiements pour les cartes d'achat

Les gestionnaires délégataires n'ont pas veillé à conserver les reçus originaux afin d'appuyer le rapprochement des dépenses liées à la flotte de véhicules dans le cadre du processus de vérification des paiements (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

En vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), un gestionnaire délégataire doit s'assurer que les travaux ont été exécutés, que les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus, selon le cas, et que le prix facturé était conforme au contrat ou, si le prix n'était pas précisé dans le contrat, qu'il était raisonnable, avant d'autoriser le paiement. Tel qu'il est énoncé dans le Module 015 du Catalogue des SAE, les bureaux régionaux – Finances/USGDG utilisent le rapport de l'article 34 reçu du gestionnaire du centre de responsabilité pour effectuer le rapprochement de chaque achat avec l'entrée de débit des transactions détaillées.

Un examen des approbations accordées en vertu de l'article 34 a révélé que les gestionnaires délégataires n'autorisaient pas toujours les dépenses liées à la flotte de véhicules avec les documents nécessaires à l'appui. La vérification a permis de confirmer certaines transactions à l'aide des documents à l'appui et de valider les paiements.

Des entrevues auprès du personnel administratif et des coordonnateurs régionaux de la flotte de véhicules ont permis de voir que ceux-ci n'étaient pas au courant de l'exigence relative à l'inclusion des reçus aux fins des approbations en vertu de l'article 34. Le CNTF et les bureaux régionaux – Finances/USGDG n'assuraient aucun suivi s'il manquait des reçus. Il n'y avait aucune conséquence si l'on ne présentait pas de reçus. De plus, selon les entrevues menées dans une région, le directeur régional accordait des approbations en vertu de l'article 34 pour la région, mais les détenteurs de carte et les gestionnaires délégataires ne recevaient pas et n'examinaient pas toujours les relevés. Ces derniers avaient même reçu comme consigne de conserver les reçus sur place, car ces transactions étaient considérées comme à faible risque. Les responsables de la vérification ont discuté des responsabilités des titulaires de carte avec la direction régionale en février 2007, et les pratiques ont été immédiatement révisées pour que les gestionnaires des centres de responsabilité effectuent le rapprochement entre les relevés et les factures originales et présentent les documents à l'appui pour les approbations accordées en vertu de l'article 34. Bien que le risque associé à la non-présentation de reçus liés à la flotte de véhicules puisse être considéré comme faible, cette façon de faire n'est pas conforme aux principes de gouvernance de l'Agence.

La Direction générale du contrôle est responsable, devant le receveur général du Canada et le Bureau du vérificateur général du Canada, de s'assurer que les comptes de rapprochement ne comportent aucune inexactitude à la fin de l'exercice (2006‑2007). La vérification s'est penchée sur le rapprochement des comptes, notamment sur les transactions liées à la flotte de véhicules des années précédentes. La vérification a révélé que la saisie des données dans les SAE ne se faisait pas en temps opportun en raison d'un manque de formation ou d'expérience au sein des bureaux régionaux – Finances/USGDG. Le rapprochement permet de s'assurer que toutes les dépenses non comptabilisées sont entrées à temps avant la fin de l'exercice, et que le montant exact est inscrit. Par ailleurs, rien n'indique qu'il y a eu approbation ou confirmation de la clôture des comptes à la fin du mois par les bureaux régionaux – Finances/USGDG, ce qui constitue une étape importante en vue de la préparation de rapports financiers mensuels exacts. Cependant, la vérification a permis de constater que la Direction générale du contrôle avait fait le rapprochement pour les dépenses liées à la flotte de véhicules à la fin de l'exercice. Elle a procédé de la sorte en raison de la capacité insuffisante et du roulement du personnel dans les bureaux régionaux. Bien qu'il ne s'agisse pas du processus idéal, ce rapprochement des comptes aide à améliorer l'imputation des dépenses au centre de coûts approprié.

Recommandations :

3. La Direction générale du contrôle devrait informer les coordonnateurs régionaux de la flotte de véhicules et les gestionnaires délégataires que les documents à l'appui sont requis pour s'acquitter de leurs responsabilités en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement

Une des mesures correctives à l'égard d'un écart identifié au chapitre du cadre de contrôle des cartes d'achat a été celle de l'élaboration d'un document d'acceptation des rôles et des responsabilités pour les gestionnaires délégataires, en vertu de l'article 34. Les gestionnaires devront signer ce document en guise de reconnaissance de leurs rôles et de leurs responsabilités, pour inclure les responsabilités selon l'article 34 de la LGFP.

Février 2008

4. La Direction générale du contrôle devrait s'assurer que les utilisateurs des SAE responsables du rapprochement des factures et de la justification des comptes reçoivent la formation appropriée.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement

Un processus de rapprochement en trois étapes a été élaboré et la formation a été donnée. Une session « Formation des formateurs » a été organisée à l'intention des bureaux régionaux des finances. Ainsi, le personnel de l'administration centrale fournissait une formation à un superviseur régional, et celui-ci retransmettait à son tour la formation dans sa région. À l'administration centrale, trois séances distinctes de formation ont eu lieu, dont deux en anglais et une en français. Des sessions régulières de formation sur les activités de rapprochement ont été prévues au calendrier.

Achevé
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2.3 Entretien de la flotte de véhicules

Les lignes directrices en matière d'entretien ont été respectées de manière à assurer un fonctionnement sécuritaire et une bonne disponibilité.

Les véhicules ont été entretenus de manière à assurer leur fonctionnement sécuritaire conformément aux conditions de garantie. La vérification, qui s'est penchée sur 150 véhicules et leurs dossiers dans cinq régions, a révélé que les véhicules étaient en état acceptable. Plusieurs éléments venaient appuyer la sécurité de l'exploitation des véhicules, tels que les formulaires de rapport d'accident, les numéros à composer pour obtenir de l'aide sur la route, les polices d'assurance, l'équipement de sécurité et l'équipement connexe.

Pour l'exercice financier 2006‑2007, l'ASFC a versé les montants suivants à PHH à l'appui de l'entretien et du fonctionnement de la flotte de véhicules :

  • 1,19 million de dollars pour l'entretien et les réparations;
  • 1,76 million de dollars pour le carburant;
  • 72 000 $ pour les frais d'administration.

La vérification a permis de confirmer que PHH assurait l'entretien et respectait les garanties conformément à son contrat avec l'Agence. Les véhicules étaient réparés en conformité avec les conditions de garantie, et les calendriers d'entretien étaient respectés. En cas d'accidents et d'incidents, PHH informait les coordonnateurs régionaux de la flotte de véhicules et fournissait les documents à l'appui. Les détails des incidents et des accidents ont été consignés dans le SIGPA de PHH. Les accidents représentaient 2 % des coûts totaux pour l'exercice 2006‑2007.

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2.4 Utilisation des cartes d'achat pour la flotte de véhicules

Les cartes d'achat pour la flotte de véhicules ont été utilisées de façon appropriée pour assurer le fonctionnement et l'entretien des véhicules du parc, et ont été conservées en lieu sûr lorsqu'elles n'étaient pas utilisées.

Services approuvés

Conformément à une entente conclue avec le gouvernement du Canada, on utilise des cartes d'achat pour simplifier les processus d'approvisionnement et de paiement pour les achats de carburant, les réparations et l'entretien de la flotte de véhicules. Cette approche, adoptée à l'échelle du gouvernement, permet d'éviter des coûts importants liés à des achats à volume élevé de moins de 500 $ qui sont à faible risque. Pendant l'exercice 2006‑2007, 43 560 transactions par carte d'achat ont été enregistrées pour la flotte de véhicules. Les frais de carburant représentaient 88 % des transactions, et les dépenses d'entretien, 11 %. Les coordonnateurs régionaux de la flotte de véhicules ont géré l'utilisation des cartes d'achat pour la flotte de véhicules, coordonné les activités régionales, fait état des appels à PHH, assuré le suivi des réparations et des dépenses, et fourni à PHH des mises à jour mensuelles de la base de données selon les registres des véhicules.

La Direction générale du contrôle a émis, à l'intention des coordonnateurs régionaux de la flotte de véhicules, des directives sur l'utilisation des cartes d'achat pour la flotte de véhicules. Par exemple, pour les dépenses de plus de 500 $, le vendeur doit obtenir l'autorisation de PHH. Selon les entrevues menées et le registre des autorisations données, les cartes d'achat pour la flotte de véhicules ont été utilisées de façon appropriée, conformément aux directives de PHH. De plus, les services de réparation et d'entretien requis ont été signalés par PHH à un gestionnaire de l'ASFC ou à un coordonnateur régional de la flotte de véhicules et ont été approuvés en temps opportun.

La vérification a décelé une exception où un vendeur a procédé à l'installation d'équipement de communication sur deux véhicules de l'Agence, avant d'obtenir l'autorisation de PHH. Le personnel de la région et le vendeur ne savaient pas que ce type de service ne figurait pas sur la liste des services approuvés. En faisant approuver la transaction au préalable, on s'assure que l'Agence est au courant du caractère approprié de la demande, du prix fixé, des rabais disponibles et de l'applicabilité des garanties. PHH a convenu d'accepter les transactions de 4 500 $ et de 5 000 $ à la suite de discussions avec la direction régionale de l'ASFC.

Conserver les cartes en lieu sûr

Pour protéger les biens contre toute perte ou utilisation abusive, les ministères et les organismes doivent gérer leurs biens avec prudence. De bonnes pratiques visant à conserver en lieu sûr les cartes d'achat et les dossiers pour la flotte de véhicules ont été constatées dans le cadre de la vérification. Les dossiers et les registres relatifs à chaque véhicule étaient bien organisés et faciles à repérer. Une région a fait savoir que la perte ou la non-réception de cartes par l'Agence avait été signalée, mais que ces cartes avaient rapidement été annulées et réémises.

La vérification s'est penchée sur les rapports de PHH au sujet des cartes de réserve. Ces rapports étaient disponibles dans la base de données de PHH; toutefois, ils n'étaient pas utilisés à des fins de surveillance par les gestionnaires des centres de responsabilité. La question a été portée à l'attention de la haute direction lors de la vérification et les cartes inutilisées ont été annulées.

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2.5 Exactitude et intégrité des données

Données des SAE et de PHH

Les numéros d'identification de véhicule (NIV), les numéros de plaques d'immatriculation et les années des véhicules étaient parfois entrés incorrectement sur les fiches d'immobilisation des SAE. Des incohérences ont aussi été constatées entre l'information contenue dans les SAE et celle contenue dans les bases de données sur la flotte de véhicules de PHH.

Les principales activités de l'ASFC en ce qui a trait aux budgets, à la comptabilité et aux rapports sont regroupées dans un système financier intégré que nous appelons Systèmes administratifs d'entreprise (SAE). On y retrouve un module pour la gestion du matériel qui contient une fiche pour chaque immobilisation. Dans le cas des véhicules du parc, les renseignements consignés sur ces fiches portent notamment sur la marque, le modèle, l'année, la date de la capitalisation, la date de l'acquisition, les amortissements cumulés, la valeur comptable nette, le numéro d'identification du véhicule, le numéro de plaque d'immatriculation, le centre de responsabilité et le centre de coûts.

Les rôles et responsabilités concernant la saisie des données dans les SAE sont définis dans le Cadre de contrôle de l'administration financière, Chapitre 4 : Immobilisations (rôle 29) du Volume de l'administration financière. La Direction générale du contrôle est responsable de créer la fiche d'immobilisation au moment de la planification de l'achat du bien. Les directions générales ou les régions à qui un véhicule a été affecté sont responsables de mettre à jour et de maintenir le dossier du bien dans les SAE sur une base mensuelle.

En plus des SAE, l'ASFC assure le suivi de sa flotte de véhicules par l'entremise de la base de données de PHH (SIGPA). Conformément au contrat, PHH attribue une carte d'achat unique pour chaque véhicule. Cette carte sert au paiement et au suivi de tous les coûts de fonctionnement et d'entretien du véhicule. Si un véhicule est réaffecté à un centre de coûts différent, une nouvelle carte est demandée et attribuée pour le véhicule. Le SIGPA renferme des renseignements d'ordre matériel sur la flotte de véhicules qui sont plus détaillés que ceux contenus dans les SAE (p. ex. grosseur du moteur, type de carburant et couleur, ainsi que l'historique du véhicule et les coûts). Le SIGPA est mis à jour tous les mois lorsque les coordonnateurs régionaux de la flotte de véhicules envoient à PHH des renseignements opérationnels sur la flotte de véhicules (p. ex. lectures du compteur kilométrique, emplacement du véhicule et changements aux centres de coûts).

La vérification a passé en revue les données contenues dans les SAE et noté qu'une fiche d'immobilisation était bien créée au moment de la planification de l'achat du véhicule. Cependant, l'information consignée dans les SAE n'était pas toujours exacte, exhaustive ou mise à jour régulièrement. On a relevé des numéros d'identification de véhicule manquants, des numéros de biens de l'ASFC inscrits en double ou manquants, et des erreurs dans l'entrée des numéros de plaques d'immatriculation, des catégories de biens, des centres de coûts et de l'emplacement des véhicules. La direction a été informée de ces écarts lors de la vérification, et des mesures ont été prises pour corriger l'information.

La vérification a également passé en revue les données contenues dans le SIGPA et noté que l'information dans ce système était exacte et mise à jour régulièrement avec documents à l'appui. L'examen des deux systèmes a révélé que le SIGPA n'était pas intégré aux SAE. Ainsi, les données fournies à PHH pour mettre à jour le SIGPA n'étaient pas utilisées pour mettre à jour les SAE.

Selon les entrevues menées auprès du personnel de la Direction générale du contrôle et des régions chargées de la gestion de la flotte de véhicules, les responsabilités et les rôles incombant aux régions en ce qui a trait à la mise à jour mensuelle des SAE n'étaient pas bien compris. L'engagement du personnel envers ce processus a diminué en raison des multiples priorités opérationnelles. En outre, la vérification a révélé que la Direction générale du contrôle ne surveillait pas les mises à jour des SAE sur une base régulière afin d'assurer l'exactitude de l'information.

Lors de la vérification, la Direction générale du contrôle a lancé un processus d'attestation physique des biens de la flotte de véhicules. La vérification ne s'est pas penchée sur ce processus qui était en cours lors de la phase d'examen. Dans le cadre du processus, chaque direction générale devait confirmer l'information contenue dans les fiches d'immobilisation de la flotte de véhicules, notamment le numéro d'identification du véhicule, l'emplacement, la catégorie de biens, le centre de responsabilité et le centre de coûts. Les dossiers des biens de la flotte de véhicules dans les SAE de l'Agence ne faisaient pas l'objet d'une mise à jour régulière. C'est pourquoi de nombreuses personnes ont dû travailler à la mise au point de la première attestation annuelle des biens en 2007. Étant donné que les membres du personnel ne disposaient pas de renseignements exacts et à jour dans les SAE, il leur a fallu plus de temps pour vérifier l'information sur les biens et corriger les inexactitudes. Cela a une incidence sur l'information contenue dans les SAE que les gestionnaires utilisent pour surveiller les budgets et établir la valeur des biens à la fin de l'exercice.

Capitalisation des biens

Le processus d'enregistrement des biens de la flotte de véhicules et de gestion du cycle de vie est conforme à la politique du CT.

Selon la Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor — Immobilisations, les ministères et les organismes gouvernementaux doivent s'assurer que toutes les immobilisations détenues sont évaluées et enregistrées comme il se doit. La Direction générale du contrôle est responsable de fournir une orientation et une surveillance fonctionnelles et de veiller à ce que les immobilisations soient évaluées et enregistrées comme il se doit.

La vérification s'est penchée sur le processus de capitalisation des biens dans les SAE, et on a constaté que ce processus était conforme à la politique du CT. La capitalisation des biens est effectuée dans les SAE. Un seuil de 10 000 $ est en place pour la capitalisation de tous les types de véhicules à amortissement linéaire sur une période de cinq ans. L'amortissement est enregistré sur une base mensuelle, le dernier jour ouvrable du mois, et est appliqué au centre de coûts associé au véhicule. L'information sur le centre de coûts est mise à jour dans les SAE au moyen des renseignements fournis par les relevés mensuels reçus de PHH qui indiquent l'emplacement physique du véhicule à la fin de la période visée dans les cas où un déplacement a entraîné un changement de centre de responsabilité.

Les rapports des SAE donnent le total des biens de la flotte de véhicules disponibles à la fin de chaque période comptable, par catégorie et centre de responsabilité, les totaux cumulés faisant l'objet de rapports à des niveaux supérieurs de responsabilité. La valeur des biens fait donc l'objet de rapports fidèles.

Recommandations :

5. La Direction générale du contrôle, en collaboration avec la Direction générale des opérations, devrait clarifier les rôles et les responsabilités en ce qui concerne la mise à jour du module des SAE sur la gestion du matériel et fournir la formation nécessaire aux employés touchés.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement

La Direction générale du contrôle organisera une réunion initiale afin d'en venir à un consensus sur les procédures appropriées de gestion du matériel liées aux SAE tout en tenant compte de la politique connexe du CT et des contraintes des SAE. De plus, elle détectera les besoins des employés touchés en matière de formation.

La Direction générale du contrôle transmettra les procédures révisées à la Direction générale des opérations aux fins d'examen et de commentaires. La version finale des procédures liées aux SAE sera ensuite communiquée aux employés touchés. Des modules de formation appropriés seront élaborés et mis en application afin de fournir la formation nécessaire aux employés touchés.

Septembre 2008

6. La Direction générale du contrôle, en collaboration avec la Direction générale des opérations, devrait élaborer un processus d'assurance de la qualité afin de surveiller l'exactitude et le caractère exhaustif de l'information sur les biens dans les SAE et faire état des résultats à la direction.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement

La Direction générale du contrôle, en collaboration avec la Direction générale des opérations, élaborera un processus d'assurance de la qualité afin de surveiller l'exactitude et le caractère exhaustif de l'information sur les biens devant être saisie dans les SAE par les directions générales et les régions. Une rétroaction leur sera demandée et le processus sera modifié, le cas échéant. Le processus sera ensuite finalisé et la Direction générale du contrôle veillera à ce qu'il soit diffusé auprès des employés touchés.

Le 30 juin 2008
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Annexe A - Politiques et procédures

Manuel de Contrôle de l'ASFC -- Volume des finances

Cadre de contrôle de l'administration financière

  • Chapitre 4 : Immobilisations
  • Chapitre 6 : Comptes créditeurs et charges à payer

Politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor

  • Politique sur la gestion du matériel
  • Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers
  • Guide sur la gestion du parc automobile
  • Programme des cartes d'achat — Guide de gestion
  • Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor — Immobilisations
  • Politique sur le paiement à la date d'échéance
  • Politique sur les cartes d'achat
  • Politique sur la vérification des comptes
  • Cadre de politique sur la gestion des actifs et services requis
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Annexe B - Critères de vérification

Secteur d'intérêt Critères de vérification*

Observation

Les plans en vue de la gestion appropriée de la flotte de véhicules sont documentés et mis en œuvre; de plus, ils comportent des échéances à long terme et à court terme.

Les dépenses de fonctionnement et d'entretien des véhicules sont autorisées en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Les paiements sont versés au fournisseur de services (PHH) pour la flotte de véhicules de façon efficiente.

Les véhicules sont entretenus de manière à assurer leur fonctionnement sécuritaire conformément aux conditions de garantie.

Exactitude et intégrité des données

Les dépenses de fonctionnement et d'entretien des véhicules sont enregistrées dans les Systèmes administratifs d'entreprise (SAE), puis vérifiées conformément aux politiques du Conseil du Trésor (CT) sur les cartes d'achat et le processus de vérification des comptes, afin de permettre un rapprochement exact et opportun avec les paiements versés au fournisseur de services pour la flotte de véhicules.

L'emplacement, la classification, l'amortissement et l'aliénation des véhicules sont enregistrés de façon exacte conformément à la politique du CT sur la comptabilité des immobilisations.

Surveillance et contrôle

Des procédures sont en place à l'administration centrale et dans les régions afin d'examiner les pratiques en matière de gestion de la flotte de véhicules, notamment le rapprochement et la clôture des comptes à la fin du mois et de l'exercice.
Des procédures sont en place afin de protéger les cartes d'achat pour la flotte de véhicules contre le gaspillage, l'utilisation abusive ou la fraude.

* Les sources pour les critères ci-dessus comprennent les critères de contrôle et les modèles du Committee of Sponsoring Organizations, ainsi que les politiques et les lignes directrices du Conseil du Trésor.

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Annexe C - Liste de sigles

Sigle Description
ASFC

Agence des services frontaliers du Canada

CNTF Centre national des transactions financières
CT Conseil du Trésor
LGFP Loi sur la gestion des finances publiques
PCIM Programme de coordination de l'image de marque
PHH Peterson, Howell and Heather Arval, Inc.
SAE Systèmes administratifs d'entreprise
SIGPA Système d'information pour la gestion du parc automobile
USGDG Unité des services de gestion de la Direction générale
NIV Numéro d'identification de véhicule
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Notes

  1. Peterson, Howell and Heather (PHH) Arval, Inc. est un fournisseur de services de gestion pour la flotte de véhicules. [ Retourne au texte ]
  2. Guide sur la gestion du parc automobile, Chapitre 1 : Véhicules légers, Gestion du matériel : Cadres et lignes directrices, CT [ Retourne au texte ]
  3. Direction générales à l'AC et le Centre national des transactions financières, région de Windsor–St. Clair : districts de Windsor et de St. Clair; région de l'Atlantique : district de la Nouvelle‑Écosse; région du Pacifique : districts de Vancouver et de Victoria; région du Grand Toronto : bureaux sélectionnés du Grand Toronto; et région du Québec : bureau régional du Québec et secteur de Saint‑Bernard‑de‑Lacolle. [ Retourne au texte ]
  4. L'Agence a élaboré une stratégie préliminaire axée sur un système de points attribués en fonction de l'âge, du kilométrage et des coûts de réparation de la flotte de véhicules, et cette approche est conforme aux normes convenues pour le remplacement des véhicules. La cible de remplacement de 18 % permettrait le renouvellement de la flotte de véhicules à tous les six ans environ. Le cycle de vie efficace est d'environ sept ans, pour la plupart des véhicules de l'ASFC, selon l'utilisation et l'environnement. [ Retourne au texte ]
  5. Selon la Matrice de délégation des pouvoirs financiers de l'ASFC, la Direction générale du contrôle est la seule autorité déléguée pouvant émettre des paiements prioritaires. [ Retourne au texte ]