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ARCHIVÉ - Vérification des formulaires contrôlés de l'Immigration administrés par l'ASFC
Rapport de vérification interne

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Février 2008

Table des matières


Sommaire

Contexte

Cette vérification était prévue dans le Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques 2007‑2010 de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).

Les formulaires contrôlés de l’Immigration sont des documents qui confèrent à leurs titulaires un statut officiel au Canada. Leur période de validité peut varier selon la durée du séjour des personnes au Canada. Avec la création de l’ASFC en décembre 2003, les responsabilités liées à l’immigration aux points d’entrée (PDE) ont été transférées de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) à l’ASFC. Un protocole d’entente a été établi afin de régir les relations entre les deux entités et de préciser leurs rôles et responsabilités en fonction de leur mandat respectif. En vertu de ce protocole, CIC est responsable des politiques concernant le traitement et le statut des résidents temporaires, et des documents connexes, tandis que la prestation des services est assurée conjointement par CIC et l’ASFC. Le protocole stipule également que chaque entité est responsable d’assurer le respect des normes et des exigences de la Politique du gouvernement sur la sécurité relativement à la protection des renseignements et des biens de nature délicate qui sont sous son contrôle.

On a délivré 284 290 formulaires contrôlés de l’Immigration dans les PDE entre le 1er avril 2006 et le 31 mars 2007.

Objectif et étendue

La vérification avait pour objectif de donner aux cadres supérieurs l’assurance que les formulaires contrôlés de l’Immigration sont administrés au sein de l’ASFC en conformité avec les pouvoirs délégués, dans le respect des règlements, des politiques et des procédures applicables.

Les formulaires contrôlés de l’Immigration qui ont fait l’objet de cette vérification incluaient la Fiche du visiteur, le Permis de travail, le Permis d’études et le Permis de séjour temporaire. L’étendue de la vérification portait principalement sur la gestion de l’inventaire des formulaires contrôlés de l’Immigration aux PDE, et sur le contrôle et la surveillance des activités connexes menées par l’ASFC.

La vérification a été menée entre mars et juillet 2007 dans huit PDE régionaux : au Québec, dans le Nord de l’Ontario et dans les régions du Grand Toronto, de Windsor-St. Clair et du Pacifique. Ces régions ont traité 76 % des permis délivrés dans l’ensemble du Canada entre le 1er avril 2005 et le 31 mars 2006.

Résultat de la vérification

La vérification a trouvé des faiblesses au chapitre de la gestion des formulaires contrôlés de l’Immigration par l’ASFC. Lors du transfert de cette activité à l’ASFC, la première responsabilité pour la gestion de ces formulaires n’a pas été désignée, ni prévue dans les politiques et procédures des PDE touchant la délivrance des formulaires contrôlés de l’Immigration. La vérification a aussi permis de déceler des lacunes au chapitre des politiques et des procédures de l’ASFC en ce qui a trait aux formulaires contrôlés de l’Immigration et fait ressortir la nécessité de communiquer ces politiques et procédures aux employés et aux nouvelles recrues des PDE, et de leur donner une formation appropriée.

Il est possible d’améliorer la gestion des formulaires contrôlés de l’Immigration aux PDE de l’ASFC. La responsabilisation touchant les activités de gestion et de contrôle liées aux formulaires contrôlés de l’Immigration doit être établie au niveau de l’administration centrale de l’ASFC. La délivrance des formulaires contrôlés de l’Immigration doit faire l’objet d’un suivi pour s’assurer que l’ASFC respecte les politiques et les procédures. Des améliorations au chapitre de la gestion de la délivrance des formulaires contrôlés de l’Immigration devraient permettre de réduire le nombre d’erreurs relevées au niveau des PDE.

Réponse de la direction

L’ASFC est d’accord avec les constatations du rapport et prend les mesures appropriées pour désigner une personne-ressource principale relativement aux formulaires contrôlés de l’Immigration. L’ASFC apportera également les modifications qui s’imposent aux politiques et aux procédures et s’acquittera des activités requises en matière de formation et de contrôle.

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1.0 Introduction

Le Comité de vérification de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a approuvé cette vérification des formulaires contrôlés de l’Immigration [ 1 ] délivrés dans les points d’entrée (PDE). Cette vérification était prévue dans le Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques 2007‑2010 de l’ASFC.

Les formulaires contrôlés de l’Immigration sont des documents qui confèrent à leurs titulaires un statut officiel au Canada. Leur période de validité peut varier selon la durée du séjour des personnes au Canada. Avec la création de l’ASFC en décembre 2003, les responsabilités liées à l’immigration aux points d’entrée (PDE) ont été transférées de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) à l’ASFC. Un protocole d’entente a été établi afin de régir les relations entre les deux entités et de préciser leurs rôles et responsabilités en fonction de leur mandat respectif. En vertu de ce protocole, CIC est responsable des politiques concernant le traitement et le statut des résidents temporaires, et des documents connexes, tandis que la prestation des services est assurée conjointement par CIC et l’ASFC. Le protocole stipule également que chaque entité est responsable d’assurer le respect des normes et des exigences de la Politique du gouvernement sur la sécurité relativement à la protection des renseignements et des biens de nature délicate qui sont sous son contrôle.

On a délivré 284 290 formulaires contrôlés de l’Immigration dans les PDE entre le 1er avril 2006 et le 31 mars 2007.

Les formulaires contrôlés de l’Immigration délivrés dans les PDE sont les suivants :

  • IMM 1097B - Fiche du visiteur
  • IMM 1102B - Permis de travail
  • IMM 1208B - Permis d’études
  • IMM 1263B - Permis pour entrer au Canada ou y demeurer (permis de séjour temporaire)
  • IMM 1442B - Document générique

Le formulaire IMM 1442B est un document générique utilisé pour délivrer l’un ou l’autre des quatre types de permis lorsque le traitement se fait par l’entremise du Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL). Les quatre premiers documents mentionnés ci-dessus sont des formulaires préimprimés relatifs à un permis en particulier et doivent être remplis manuellement. Ils sont utilisés lorsqu’il n’est pas possible d’avoir accès au SSOBL. Les cinq types de documents sont conservés sur place dans tous les PDE, et leur gestion et leur sécurité doivent être assurées dans le respect des politiques et des procédures établies.

Ces documents attestent du statut et de l’identité du détenteur et, au besoin, permettent d’avoir accès à des services et à des avantages. Ils ont une très grande valeur et doivent être gardés en lieu sûr. Certains de ces documents ont même une valeur pécuniaire sur le marché [ 2 ]. D’où l’importance d’une gestion serrée de ces formulaires et de la mise en oeuvre de contrôles opérationnels adéquats. Ces formulaires doivent être entreposés dans un endroit sûr et traités de manière à s’assurer qu’ils ne tombent pas entre les mains de personnes non autorisées.

Selon le Rapport sur l’intégrité des documents, la principale vulnérabilité des formulaires contrôlés de l’Immigration est que des permis frauduleux peuvent être acceptés comme preuve d’identité pour avoir accès à certains programmes, comme les programmes d’aide sociale, et/ou pour obtenir d’autres documents officiels au Canada. Ainsi, ces formulaires peuvent quelquefois avoir une finalité secondaire, selon le type de document et de service demandé. Le risque associé aux formulaires n’est donc pas seulement l’utilisation frauduleuse pour entrer au Canada, mais aussi l’utilisation frauduleuse pour avoir accès à d’autres services offerts au pays.

Les politiques et les lignes directrices de l’ASFC utilisées pour administrer les formulaires contrôlés de l’Immigration ont été adoptées à partir du manuel de CIC intitulé, SA 6 Programme de gestion des formulaires (manuel de l’ASFC).

Le manuel de l’ASFC donne de l’information sur la création, la révision, la distribution, la destruction et la protection des formulaires contrôlés de l’Immigration par l’ASFC. Son principal objectif est de définir les rôles et les responsabilités de l’agent de contrôle des formulaires (ACF) en poste au PDE. L’ACF est chargé de la sécurité des formulaires contrôlés de l’Immigration, ainsi que de la mise en oeuvre et de l’examen du système de responsabilisation à l’égard de ceux-ci.

L’ACF doit fournir divers renseignements et remettre les rapports suivants à l’agent de gestion des formulaires (AGF) à CIC :

  • IMM 1409B - Commande de formulaires contrôlés de l’Immigration
  • IMM 5448B - Certificat de destruction/transfert/réception des formulaires à clé contrôlés de l’Immigration
  • IMM 5392B - Inventaire trimestriel des formulaires contrôlés (à clé) de l’Immigration
  • IMM 5442B - Registre du responsable des formulaires à clé d’Immigration

Un certain nombre de directions générales de l’ASFC ont des responsabilités au chapitre de la gestion des formulaires contrôlés de l’Immigration. La Direction générale des opérations est responsable de communiquer aux régions les directives, les politiques et les procédures relatives aux formulaires contrôlés de l’Immigration. Les opérations régionales délivrent les formulaires et font le suivi de cette activité et de l’inventaire des formulaires. La Direction générale du contrôle participe à l’examen de la sécurité matérielle dans les installations des PDE, et est mise au courant de toutes questions touchant la sécurité des formulaires contrôlés de l’Immigration. La Direction générale de l’exécution de la loi veille à ce que tout document frauduleux soit consigné comme il se doit et que les mesures appropriées soient prises. La Direction générale de l’admissibilité gère les politiques et les lois liées à l’immigration, notamment la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés. Les Services de publication à la Direction générale de la stratégie et de la coordination sont responsables quant à eux de la publication et de la distribution des formulaires contrôlés de l’Immigration propres à l’ASFC.

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2.0 Objectif et étendue de la vérification

La vérification avait pour objectif de donner aux cadres supérieurs l’assurance que les formulaires contrôlés de l’Immigration sont administrés par l’ASFC en conformité avec les pouvoirs délégués, dans le respect des règlements, des politiques et des procédures applicables.

L’étendue de la vérification portait seulement sur la conformité avec les politiques et les procédures de sécurité de l’ASFC à l’égard des formulaires contrôlés de l’Immigration dans les PDE. La vérification ne comprenait pas une analyse financière du recouvrement des coûts touchant les formulaires ou la perception des droits applicables. L’échantillonnage de la vérification et l’examen des documents ou des rapports se limitaient aux formulaires et aux rapports établis entre le 1er janvier 2006 et le 31 décembre 2006. Les secteurs d’intérêt et les critères de la vérification sont présentés à l’annexe A et avaient été établis en fonction du manuel de l’ASFC.

Au total, huit PDE ont été sélectionnés dans les régions suivantes de l’ASFC :

  • Nord de l’Ontario
  • Québec
  • Windsor-St. Clair
  • Grand Toronto
  • Pacifique

Ces PDE ont assuré le traitement de plus des trois quarts des permis délivrés dans l’ensemble du Canada au cours de l’exercice 2005-2006. Les travaux de vérification sur place ont été menés entre mars et juillet 2007.

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3.0 Stratégie de la vérification

La vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

La méthodologie utilisée pour mener cette vérification comprenait :

  • des entrevues avec des membres de la direction et du personnel de l’administration centrale; un examen de la législation, des règlements et des statistiques; une analyse des politiques, des procédures et des lignes directrices; la désignation de la documentation relative aux formulaires contrôlés de l’Immigration; et l’élaboration de procédures de vérification régionales pour mettre les contrôles à l’essai.
  • des visites dans les PDE dans le cadre de l’examen de la sécurité matérielle; un examen de la documentation touchant la gestion des formulaires contrôlés de l’Immigration; et des entrevues avec les membres de la direction, les ACF et les membres du personnel responsables des formulaires contrôlés de l’Immigration dans les PDE.
  • des entrevues avec des représentants des directions générales de l’Admissibilité, des Opérations, de l’Exécution de la loi, du Contrôle, et de la Stratégie et de la Coordination à l’administration centrale.
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4.0 Constatations, recommandations et plans d’action de la direction

4.1 Responsabilisation

Il n’existe pas de secteur primaire de responsabilité pour les formulaires contrôlés de l’Immigration à l’ASFC.

Pour exercer le contrôle d’un programme ou d’une activité, il est essentiel de clarifier et de communiquer l’information touchant l’autorité, la responsabilité et la responsabilisation.

La vérification a permis de constater que le protocole d’entente actuel adopté en décembre 2003 par l’ASFC et CIC précise bien les rôles et responsabilités des deux entités relativement aux formulaires contrôlés de l’Immigration.

Selon le manuel de l’ASFC, les ACF doivent informer l’AGF de toutes modifications aux coordonnées des personnes-ressources aux PDE. À cause du roulement de personnel et des changements survenus, l’AGF n’avait pas toujours le nom exact de l’ACF en poste au PDE. En fait, CIC n’avait pas reçu de liste à jour des personnes‑ressources depuis janvier 2006. L’AGF de CIC pouvait difficilement obtenir des renseignements de l’ASFC, vérifier ces renseignements et y apporter des corrections, au besoin. Il n’y avait pas non plus de secteur de première responsabilité pour gérer les formulaires contrôlés de l’Immigration à l’ASFC et prendre les mesures appropriées en cas de besoin.

Recommandation :

  1. La Direction générale des opérations devrait désigner une personne-ressource principale au sein de l’Agence, qui serait chargée de surveiller les activités relatives aux formulaires contrôlés de l’Immigration.
Plan d'action de la direction Date d'achèvement
La Direction générale des opérations reconnaît l’importance de désigner une personne-ressource principale pour surveiller les formulaires contrôlés de l’Immigration. La Division des services opérationnels procédera à la nomination de cette personne-ressource. 14 février 2008
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4.2 Politiques et procédures

Les politiques et les procédures de l’ASFC liées aux formulaires contrôlés de l’Immigration n’ont pas été examinées, ni mises à jour pour refléter le rôle de l’Agence. Les connaissances au sujet de ces politiques et de ces procédures varient d’un PDE à l’autre.

Les politiques et les procédures de l’ASFC offrent une structure de contrôle importante en matière de prévention. Elles doivent être conçues de manière à appuyer la réalisation des objectifs opérationnels et de gestion des risques, et faire l’objet d’un plan de communication, de sorte que les employés comprennent ce que leur employeur attend d’eux.

La vérification comprenait un examen des politiques et des procédures applicables à la gestion des formulaires contrôlés de l’Immigration au sein de l’ASFC (le manuel de l’ASFC, le Guide IC-3, les manuels d’exécution de la loi et les procédures de sécurité). La vérification a permis de déceler des lacunes au chapitre de ces politiques et de ces procédures. Grâce aux entrevues effectuées et à l’analyse des documents, la vérification a permis de constater que les rôles et responsabilités du personnel des PDE à l’égard des formulaires contrôlés de l’Immigration n’étaient pas clairs. Par exemple, il était difficile de savoir à qui transmettre les rapports de non‑conformité touchant la gestion des formulaires ou à quel moment ces rapports devaient être établis. La vérification a aussi fait ressortir que les rapports touchant les formulaires contrôlés de l’Immigration non imputés et d’autres incidents de sécurité connexes n’avaient pas toujours été préparés comme il se devait. Par conséquent, la haute direction de l’ASFC n’avait pas toujours été convenablement informée des incidents de sécurité. De plus, il n’y avait eu ni mise à jour de l’information, ni actualisation des politiques et des procédures de l’ASFC touchant les formulaires contrôlés de l’Immigration depuis la création de l’Agence.

Connaissances des politiques et des procédures

Avant la création de l’ASFC et le transfert des activités relatives aux formulaires contrôlés de l’Immigration à l’ASFC, CIC était chargé de l’exécution de ces activités dans l’ensemble des PDE au Canada. Les agents d’immigration aux PDE avaient reçu la formation nécessaire pour traiter et délivrer les permis. Certains PDE ont pu retenir ces agents d’immigration qui sont au courant du traitement des formulaires contrôlés de l’Immigration. Après le transfert de la délivrance des formulaires contrôlés de l’Immigration aux PDE, les agents de l’ASFC ont été chargés d’assumer cette activité sans bien connaître les processus et les exigences de sécurité qui s’y rattachaient.

La vérification a permis de constater que la direction, l’ACF et le personnel des PDE n’avaient pas reçu de formation officielle sur les politiques et les procédures contenues dans le manuel de l’ASFC et sur leurs responsabilités connexes. La vérification a aussi permis de constater que le niveau de connaissances des procédures était plus élevé dans les PDE où un ancien employé de CIC occupait le poste d’ACF. Par exemple, au PDE de Lacolle, dans la région du Québec, un ancien employé de CIC assumait cette fonction avant la création de l’ASFC et avait reçu une formation sur les rôles et les responsabilités d’un ACF. La vérification a permis de constater que les formulaires contrôlés de l’Immigration était très bien gérés dans ce PDE.

La fonction d’ACF est essentielle au suivi des formulaires contrôlés de l’Immigration dans les PDE. Selon le manuel de l’ASFC, tous les PDE qui émettent ces formulaires doivent désigner un ACF et un ou une remplaçant(e) pour contrôler les processus, gérer l’inventaire et préparer les rapports nécessaires. La vérification a permis de constater qu’un ACF n’était pas en poste dans un des PDE en raison de récents changements de personnel et que, dans cinq des huit PDE visités, l’ACF n’avait pas de remplaçant(e) pour exercer cette activité, au besoin.

Commande et réception des formulaires

Selon le manuel de l’ASFC, toutes les commandes de formulaires contrôlés de l’Immigration doivent être conservées dans un dossier aux fins de suivi, d’établissement de rapports et de tenue de registre. Toutes les commandes de formulaires contrôlés de l’Immigration doivent être remplies en utilisant le formulaire Commande de formulaires contrôlés de l’Immigration (IMM 1409B) et transmises par télécopieur à l’AGF de CIC. Lorsque les formulaires commandés arrivent au PDE, l’ACF doit accuser réception de l’expédition par télécopieur auprès de l’entrepreneur de CIC chargé de l’impression. Cette tâche doit être exécutée sans délai pour confirmer que le PDE a bien reçu l’expédition et qu’il n’a pas noté d’irrégularités. Le message de confirmation du télécopieur et le bordereau de marchandises doivent aussi être conservés sur place avec l’information touchant la commande aux fins de suivis possibles. Les reçus appropriés de transmission par télécopieur doivent aussi être conservés comme preuve que les documents requis ont été transmis à temps par télécopieur.

La vérification a permis de constater que les documents touchant la commande et la réception des formulaires contrôlés de l’Immigration au cours de 2006 avaient été envoyés et conservés sur place comme il se doit dans quatre des huit PDE visités. Les quatre autres PDE n’avaient pas conservé tous les documents requis pour justifier qu’ils avaient suivi le processus complet relatif à la commande et à la réception des formulaires.

Destruction et transfert des formulaires

Le manuel de l’ASFC précise les directives à suivre par l’ACF lorsque des formulaires contrôlés de l’Immigration doivent être détruits. Un Certificat de destruction/transfert/réception des formulaires à clé contrôlés de l’Immigration (IMM 5448B) doit être rempli pour attester de la destruction des documents annulés. Les numéros de série doivent être consignés et les formulaires contrôlés de l’Immigration doivent être déchiquetés en présence d’un témoin, qui doit signer le formulaire. Il est important d’inscrire tous les formulaires détruits dans le registre des formulaires pour permettre à l’ACF d’effectuer le contrôle des stocks de formulaires, tel que le précisent ses responsabilités aux termes du manuel de l’ASFC. Ainsi, les numéros de série des formulaires détruits inscrits aux registres doivent correspondre aux numéros de série des formulaires inscrits dans le formulaire IMM 5448B. Tous les formulaires IMM 5448B ont été examinés pour la période de 2006, et la vérification a permis de noter que quatre des huit PDE visités n’avaient pas préparé de formulaires IMM 5448B et ces PDE n’étaient pas en mesure de confirmer si les formulaires inscrits aux registres avaient été détruits de façon appropriée ou s’ils avaient réellement été détruits.

Le formulaire IMM 5448B sert aussi au transfert des formulaires contrôlés de l’Immigration d’un PDE à l’autre. Selon le manuel de l’ASFC, le transfert de formulaires contrôlés ne devrait se faire qu’en de rares occasions, et seulement si c’est absolument nécessaire. La vérification a permis de noter que les PDE visités respectaient cette politique, et qu’aucun transfert inutile n’avait été effectué.

Intégralité et précision des registres des formulaires contrôlés de l’Immigration

Les registres sont essentiels à la gestion des formulaires contrôlés de l’Immigration dans les PDE. Les agents des services frontaliers doivent consigner dans des registres tous les renseignements touchant les formulaires établis ou détruits. Il doit y avoir un registre pour chacun des cinq types de formulaires contrôlés de l’Immigration. Les documents génériques (IMM 1442B) viennent en boîtes de 250 formulaires, tandis que les permis à remplir à la main viennent en paquets de 50. Dans chaque paquet, les formulaires sont déjà numérotés selon un ordre séquentiel et ces numéros doivent être consignés dans un registre.

La vérification a permis de mettre à jour une pratique exemplaire touchant le contrôle des formulaires dans un certain nombre de PDE, à savoir que l’ACF sur place préparait un registre pour chaque carton de formulaires reçu de l’entrepreneur chargé de l’impression. Le registre était joint au carton et prêt à être utilisé, le moment venu. La vérification a permis de voir que des numéros de série séquentiels manquaient dans les registres de deux PDE. La pratique exemplaire indiquée ci-dessus n’était pas suivie dans ces bureaux. Le manuel de l’ASFC ne précise pas quelle information doit être consignée dans les registres des formulaires contrôlés de l’Immigration utilisés par l’ASFC. Des différences minimes ont été constatées pour ce qui est des gabarits utilisés pour les registres dans les PDE. La plupart des PDE conservaient le registre IMM 1442B à côté de l’imprimante pour que les agents des services frontaliers puissent plus facilement y consigner l’information. Des entrevues avec les agents ont permis de constater qu’il s’agissait d’une bonne pratique.

Dans le cadre des méthodes de vérification, un contrôle a été effectué pour s’assurer que tous les registres  IMM 1442B avaient été comptabilisés au cours de la période de vérification. Dans 5 PDE, l’ensemble des 117 registres avait été comptabilisé. Dans 2 autres PDE, sur 524 registres, 2 registres n’avaient pas été comptabilisés dans chacun des PDE. Enfin, dans le dernier PDE, on a relevé 172 registres non comptabilisés sur 297. Ces registres sont importants car eux seuls permettent de relier le numéro de série séquentiel préimprimé IMM 1442B indiqué sur le formulaire contrôlé de l’Immigration au Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) utilisé pour délivrer ces formulaires. Le numéro de série séquentiel préimprimé n’est pas entré dans le SSOBL lorsqu’un permis est délivré. Le SSOBL et le registre des formulaires contrôlés de l’Immigration peuvent être reliés de deux manières, par le numéro d’identification du client ou par le numéro généré par le SSOBL pour chaque permis délivré. L’un ou l’autre de ces numéros doit être consigné dans le registre pour établir un lien avec le numéro de série séquentiel préimprimé. La vérification n’a pas permis de confirmer si les formulaires contrôlés de l’Immigration relatifs aux registres de formulaires manquants avaient été établis.

Les registres des permis établis à la main ont aussi été examinés et la vérification a permis de constater que trois PDE n’étaient pas en mesure de fournir des registres pour ces permis délivrés. Même s’ils ne sont pas utilisés aussi souvent que les registres IMM 1442B, il faut tout de même établir des registres pour les permis établis à la main, car eux aussi comportent des numéros de série séquentiels préimprimés pour chaque paquet de 50 permis.

Tous les registres des permis établis à la main et un certain nombre de registres IMM 1442B ont été examinés dans chacun des PDE afin d’établir l’intégralité et la précision de l’information consignée. La vérification a permis de constater qu’il manquait de l’information dans les registres de huit PDE. Il manquait notamment des numéros de série, des renseignements permettant de faire une recherche sur un permis dans le SSOBL et de l’information permettant de confirmer si le permis avait été établi ou détruit. Si un permis n’est pas consigné dans un registre, le risque qu’il ait pu être utilisé de manière frauduleuse augmente.

L’ACF du PDE est chargé de contrôler les registres pour s’assurer qu’ils sont complets et qu’il n’y a pas de rupture dans la séquence de numérotation des formulaires. L’ACF doit prélever des échantillons et comparer l’information avec celle figurant dans le SSOBL pour s’assurer que les données sont exactes et que les permis ont été délivrés aux particuliers indiqués dans le registre. Ce type de contrôle permanent est indispensable puisqu’il donne l’assurance quant à l’exactitude des données et la confirmation que tous les permis ont été comptabilisés comme il se doit. À la suite des entrevues et des analyses effectuées dans les huit PDE, la vérification a permis de constater qu’un des PDE ne respectait pas les exigences en matière de contrôle, car il n’y avait pas d’ACF en poste au moment de la vérification. De plus, six PDE n’avaient pas prélevé d’échantillons, tel que prescrit dans leurs rôles et responsabilités, et un PDE n’avait prélevé des échantillons que pendant un certain temps au cours de la période couverte par la vérification. En outre, en s’appuyant sur les erreurs décelées dans les registres des formulaires contrôlés de l’Immigration, la vérification a permis de déceler des faiblesses dans la façon dont les ACF assumaient leurs responsabilités globales en matière de contrôle.

Rapports d’inventaire trimestriels

La production de rapports sur l’inventaire des formulaires contrôlés de l’Immigration fait partie des responsabilités de l’ACF dans chacun des PDE. Des instructions précises sur la façon d’établir le Rapport d’inventaire trimestriel des formulaires contrôlés (à clé) de l’Immigration (IMM 5392B) figurent dans le manuel de l’ASFC. Ce rapport doit être préparé à chaque trimestre et remis à l’AGF de CIC. Le rapport vise à informer CIC du nombre total de formulaires contrôlés de l’Immigration utilisés, reçus, transférés et détruits au cours du trimestre.

La vérification a permis de constater que quatre des huit PDE n’avaient pas préparé les rapports trimestriels requis pour la période de 2006. Un PDE n’avait pas préparé de rapport pour la période visée et l’ACF ignorait qu’il devait le faire. Tous les rapports d’inventaire ont été examinés, et la majorité des erreurs décelées touchaient les documents génériques (IMM 1442B). On a, par exemple, noté des irrégularités entre les valeurs indiquées sous les rubriques « Utilisé » et « Détruit » et des différences entre le nombre total de formulaires inscrits dans le stock final et l’éventail de numéros de série enregistrés dans le stock final. De plus, les rapports d’inventaire des formulaires n’étaient pas tous remplis selon les instructions. La précision de ces rapports est importante puisque ceux-ci sont utilisés par CIC pour contrôler l’utilisation des formulaires et les inventaires dans les PDE.

La vérification a fait ressortir une pratique exemplaire mise de l’avant à l’aéroport international Lester B. Pearson, à Toronto (Ontario), de même qu’au poste frontalier terrestre de Douglas et à l’aéroport international de Vancouver (tous deux en Colombie-Britannique), pour contrôler l’inventaire relatif aux documents génériques IMM 1442B. Dans ces emplacements, des registres de sortie se trouvent au même endroit que le stock de formulaires. Lorsqu’un agent prend une boîte dans le local d’entreposage, il doit inscrire dans le registre son nom et la date d’extraction. Ces feuilles constituent une mesure de sécurité complémentaire pour la gestion de l’inventaire relatif aux formulaires contrôlés de l’Immigration. Des entrevues avec des ACF ont permis de constater que, selon eux, les feuilles sont fort utiles pour exercer le contrôle des formulaires et compléter les diverses procédures de vérification.

Sécurité matérielle

Le manuel de l’ASFC renferme des lignes directrices précises sur la façon de protéger efficacement les documents génériques (IMM 1442B) et les formulaires contrôlés de l’Immigration à remplir à la main. Pour les documents IMM 1442B, il faut aménager une zone de travail appropriée où sont entreposés les formulaires dont on a besoin au quotidien, ainsi qu’une « zone de haute sécurité » où l’on conserve le reste de l’inventaire. La vérification n’a pas relevé de problèmes touchant la sécurité matérielle des documents génériques (IMM 1442B). Dans la plupart des PDE visités, un paquet de formulaires se trouvait en tout temps près des imprimantes, et le reste de l’inventaire était sous clé dans un local d’entreposage sécuritaire. Certains PDE avaient installé des imprimantes dans des armoires fermées à clé où un petit nombre de formulaires était conservé pour les activités quotidiennes et le reste était verrouillé dans une zone de rangement secondaire (zone de haute sécurité).

Même si les formulaires contrôlés de l’Immigration à remplir à la main ne sont pas utilisés aussi fréquemment, le manuel de l’ASFC précise aussi les exigences de sécurité qui s’y rattachent. La valeur marchande de ces formulaires et les risques qui y sont associés renforcent l’obligation de conserver ces formulaires sous clé dans une armoire de rangement sécuritaire. La vérification n’a pas permis de relever de problèmes sur les moyens utilisés pour assurer la protection de ces formulaires. Toutefois, selon le manuel de l’ASFC, le stock de ces formulaires doit être maintenu au minimum, étant donné leur usage peu fréquent. Le manuel de l’ASFC suggère de conserver un stock suffisant pour six mois. La vérification a permis de constater qu’un PDE avait constitué un stock important de formulaires (plusieurs années). Un stock important augmente les risques de vol ou d’emploi abusif des formulaires à remplir à la main.

Recommandations :

  1. La Direction générale des opérations, en collaboration avec les directions générales du Contrôle, de l’Exécution de la loi et de l’Admissibilité, devrait mettre à jour toutes les politiques et procédures de l’ASFC relatives aux formulaires contrôlés de l’Immigration, y compris les rôles et les responsabilités de l’Agence.
Plan d'action de la direction Date d'achèvement
La Direction générale des opérations présidera une réunion initiale regroupant toutes les directions générales de l’ASFC mentionnées ci‑dessus et CIC afin d’améliorer et d’actualiser les politiques et les procédures de l’ASFC liées aux formulaires contrôlés de l’Immigration. 31 mars 2008
  1. La Direction générale des opérations devrait assurer la formation du personnel des PDE et leur faire connaître les politiques et les procédures entourant la gestion des formulaires contrôlés de l’Immigration.
Plan d'action de la direction Date d'achèvement
Une fois que les politiques et les procédures révisées seront en place, la Direction générale des opérations commencera immédiatement à travailler avec la Direction de la formation et de l’apprentissage, pour s’assurer que le matériel de formation touchant la gestion des formulaires contrôlés de l’Immigration soit disponible et transmis aux agents des PDE. 31 octobre 2008
  1. La Direction générale des opérations devrait assurer l’examen fréquent et le contrôle des registres des formulaires contrôlés de l’Immigration tenus dans les PDE.
Plan d'action de la direction Date d'achèvement
La Direction générale des opérations a élaboré et mis en place un module dans le manuel relatif au Cadre de surveillance des opérations (CSO) qui permet d’examiner et de faire le suivi des registres des formulaires contrôlés de l’Immigration aux PDE tous les six mois. Déjà en place.
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4.3 Contrôle

Aucune activité de contrôle n’a été menée par l’ASFC pour s’assurer que les PDE respectaient les exigences relatives aux formulaires contrôlés de l’Immigration énoncées dans le manuel de l’ASFC.

Le contrôle est un mécanisme de suivi fondamental. Les programmes et les activités doivent faire l’objet de contrôles réguliers, et les résultats doivent être documentés et présentés au niveau de gestion requis.

La vérification a permis d’analyser les diverses procédures liées aux formulaires contrôlés d’Immigration qui étaient suivies au niveau des PDE pour s’assurer que tout se déroulait de façon harmonieuse. Ces procédures sont précisées dans le manuel de l’ASFC. Elles servent à contrôler l’utilisation de ces formulaires et à assurer la sécurité des stocks de formulaires dans les PDE.

La vérification a permis de constater qu’aucune activité de contrôle n’était effectuée en lien avec les formulaires contrôlés de l’Immigration au niveau régional ou à l’administration centrale. À ce titre, l’ASFC ne dispose pas de l’information nécessaire pour déterminer si les procédures reliées aux formulaires contrôlés de l’Immigration sont efficaces.

Recommandation :

  1. La Direction générale des opérations devrait élaborer un processus de contrôle et de production de rapports à l’administration centrale pour assurer la conformité aux politiques et aux procédures dans les PDE.
Plan d'action de la direction Date d'achèvement
L’ASFC élaborera des procédures d’examen et de contrôle dans le cadre du guide du CSO. 31 octobre 2008
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Annexe A - Secteurs d’intérêt et critères

Respect des politiques et des procédures - Sécurité/Suivis

  • Les politiques et les procédures en place touchant la commande, la réception, la destruction et le transfert des formulaires contrôlés de l’Immigration et, au besoin, la réception des formulaires contrôlés de l’Immigration transférés, sont suivies comme il convient.
  • Les questions touchant le non-respect des politiques figurant dans le manuel de l’ASFC font l’objet d’un rapport comme il se doit.
  • La direction et le personnel sont au courant de ces politiques et procédures et les suivent.
  • Les installations matérielles permettent d’assurer la sécurité des formulaires contrôlés de l’Immigration.
  • Les formulaires contrôlés de l’Immigration supprimés ou annulés sont enregistrés dans le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) et dans les registres.

Respect des politiques et des procédures - Contrôle

  • Des registres des formulaires contrôlés de l’Immigration à remplir à la main ou électroniquement sont tenus et mis à jour au besoin.
  • Un rapport d’inventaire trimestriel des formulaires contrôlés de l’Immigration est préparé et transmis à temps à l’administration centrale de CIC.
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Annexe B - Formulaires et sigles

Formulaires contrôlés de l'Immigration

IMM 1097B  Fiche du visiteur
Permet de consigner des données sur l’entrée d’un visiteur au Canada.


IMM 1102B  Permis de travail
Délivré à un visiteur qui voudrait travailler temporairement au Canada.

IMM 1208B  Permis d’études
Autorisation donnée aux étudiants étrangers qui veulent venir étudier au Canada.

IMM 1263B  Permis pour entrer au Canada ou y demeurer (permis de séjour temporaire)
Permet à des personnes dont l’admission est interdite au Canada suivant la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés de séjourner temporairement au Canada.

IMM 1442B  Document générique
Permet d’entrer des données sur les clients dans le système d’application de la loi et le système relatif aux visiteurs. Les quatre types de permis susmentionnés sont délivrés à l’aide de ce document lorsque le traitement est fait au moyen du SSOBL.

Formulaires de gestion des formulaires contrôlés de l’Immigration

IMM 1409B  Commande de formulaires contrôlés de l’Immigration
Permet de commander un stock de formulaires contrôlés de l’Immigration.

IMM 5448B  Certificat de destruction/transfert/réception des formulaires à clé contrôlés de l’Immigration
Permet de consigner les formulaires immatriculés pour destruction ou transfert.


IMM 5392B  CIC et ASFC - Inventaire trimestriel des formulaires contrôlés (à clé) de l’Immigration
Permet de consigner le stock de formulaires contrôlés.

IMM 5442B  Registre du responsable des formulaires à clé d’Immigration
Permet de consigner tous les visas de résident permanent octroyés en ordre numérique.

Sigles

ACF - Agent de contrôle des formulaires
Agent responsable de la sécurité des formulaires contrôlés de l'Immigration et de la mise en oeuvre et de l'examen d'un système de reddition de comptes à l'égard de ces formulaires dans chacun des PDE.

AGF - Agent de gestion des formulaires
Agent chargé des procédures de gestion des formulaires à l'administration centrale de CIC.

ASFC
Agence des services frontaliers du Canada

CIC
Citoyenneté et Immigration Canada

SSOBL - Système de soutien des opérations des bureaux locaux
Système électronique utilisé pour entrer de l'information sur un client ou pour en obtenir.