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ARCHIVÉ - Vérification d'un système en développement – Manifeste électronique

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Rapport de vérification interne – Phase II
Mars 2011
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Table des matières

[*] Un astérisque indique que des renseignements de nature délicate ont été supprimés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Sommaire

Contexte

Le Manifeste électronique est la troisième phase du programme d'Information préalable sur les expéditions commerciales (IPEC). Une fois complètement mise en œuvre en 2014, cette initiative permettra à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) de mieux recueillir les données du secteur commercial pour tous les modes de transport avant l'arrivée des expéditions au Canada. Ces informations aideront l'ASFC à déceler les expéditions commerciales pouvant représenter un risque pour la sécurité des Canadiens.

Selon la planification de la vérification, accomplie en décembre 2008 par la Direction de la vérification interne et de l'évaluation des programmes (DVIEP), trois vérifications distinctes seront nécessaires pour donner l'assurance relativement au cadre de contrôle de gestion du projet du Manifeste électronique. La DVIEP a terminé la première vérification en septembre 2009. Cette vérification a porté principalement sur le cadre de gestion du projet. La présente vérification (la deuxième) a examiné les processus utilisés pour définir les exigences opérationnelles et pour fournir les biens informatiques liés au projet. La vérification a été effectuée entre février et octobre 2010 et a porté sur les activités de projet entreprises de novembre 2009 à octobre 2010. Le travail s'est effectué à l'Administration centrale. La troisième vérification sera entamée au cours de l'exercice 2011-2012 et touchera la mise en œuvre des nouveaux processus opérationnels de l'ASFC découlant du Manifeste électronique et la formation des utilisateurs de l'ASFC sur ces nouveaux processus. En outre, une évaluation de programme de la DVIEP sur le Manifeste électronique, laquelle a commencé à l'automne 2010, évaluera la qualité des communications et des consultations avec les intervenants, en plus de relever tout problème de communication.

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Importance de la vérification

La vérification devrait en premier lieu être destinée à la direction puisqu'il s'agit d'un projet de grande portée estimé à 396 millions de dollars. De plus, le Manifeste électronique est un élément clé de la facilitation du commerce entre le Canada et les États-Unis, auquel le gouvernement a donné priorité. Par conséquent, il est important que la haute direction soit certaine de la pertinence des contrôles pour planifier et gérer l'élaboration des exigences opérationnelles et l'approvisionnement, deux facteurs clés pour le succès de la prestation du Manifeste électronique.

Objectif et étendue

L'objectif de la vérification était de donner l'assurance à la haute direction que les processus de définition des exigences opérationnelles et de gestion de l'approvisionnement du projet du Manifeste électronique sont adéquats et efficaces.

L'étendue de la vérification inclut les processus entourant la participation des utilisateurs dans la définition des exigences opérationnelles du Manifeste électronique (ce que le projet devrait être en mesure de faire). Elle inclut également les processus utilisés pour s'assurer que les exigences opérationnelles approuvées s'inscrivent dans l'étendue du projet, que les exigences ont bien été documentées et que toute modification aux exigences approuvées a été adéquatement suivie et gérée.

En ce qui a trait à l'approvisionnement, l'étendue de la vérification inclut les processus de gestion et de contrôle de l'approvisionnement en biens (logiciels et matériel informatique) afin que les bons produits soient disponibles au moment opportun pour l'élaboration et la mise en œuvre du Manifeste électronique. L'acquisition de certains des biens nécessaires au Manifeste électronique, lesquels sont gérés par un projet distinct (le projet des Conditions préalables en TI) allait au-delà de l'étendue de la présente vérification.

Opinion de la vérification

La vérification a permis de conclure que les méthodes et les outils utilisés pour définir et gérer les exigences opérationnelles sont adéquats. Elle a révélé des faiblesses quant à la capacité du Manifeste électronique à [*] et quant à la façon de gérer la qualité des exigences en matière d'intégralité et d'utilité pour les concepteurs des logiciels du projet. Les responsables de la gestion du projet connaissaient ces faiblesses et s'efforçaient d'y remédier.

La vérification a aussi permis de constater qu'il y avait bien une stratégie pour la gestion et le contrôle des activités d'approvisionnement, mais que celle-ci n'avait pas été entièrement respectée. Les secteurs posant problème incluaient la finalisation du plan de conception technique et d'acquisition des technologies du Manifeste électronique et la mise en œuvre des processus normalisés pour la surveillance et le contrôle de l'approvisionnement. Les responsables de la gestion du projet connaissaient également ces faiblesses et s'efforçaient d'y remédier.

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Énoncé d'assurance

La mission de la vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Constatations clés

Les processus de définition et de documentation des exigences opérationnelles du Manifeste électronique étaient, pour la plupart, adéquats. Il existe des mécanismes pour assurer que les exigences s'inscrivent dans l'étendue du projet, telle qu'approuvée à l'origine. Cependant, certaines exigences n'ont pas été assez documentées pour aider à la conception et à l'élaboration du système.

[*] Cette passerelle intérimaire est un outil informatique de l'ASFC dans le cadre du Manifeste électronique utilisé pour recevoir des données de la part des transporteurs du mode routier. [*]

Bien qu'une stratégie de planification et de gestion de l'approvisionnement existe, la vérification a révélé certaines lacunes concernant la planification de l'acquisition d'une partie du matériel informatique destiné au Manifeste électronique. D'importantes décisions n'ont toujours pas été prises en ce qui concerne quel équipement le système devrait utiliser pour soutenir un logiciel particulier, ce qui pourrait entraîner des retards dans la mise en œuvre de deux des composants clés du Manifeste électronique. Ces composants jouent un rôle essentiel relativement au renforcement de la capacité de l'Agence à cerner les risques associés aux expéditions commerciales entrant au Canada.

La responsabilité pour la gestion et la coordination de l'approvisionnement a été attribuée à la Direction générale des programmes et à la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie. Par conséquent, il manque un point de convergence unique pour la gestion des activités d'approvisionnement. Fait à noter, il n'y a aucun calendrier intégré qui indiquerait au personnel de l'approvisionnement à quel moment commander et livrer le matériel informatique à temps pour respecter les jalons de l'élaboration du projet.

La vérification a également relevé des lacunes quant à la surveillance du statut du budget de l'approvisionnement et à la rédaction de rapports à ce sujet. Les données financières disponibles n'indiquaient pas les coûts estimés pour compléter l'approvisionnement au fil du temps. Par conséquent, la haute direction ne pouvait déterminer si l'approvisionnement serait terminé dans les limites du budget alloué. Point préoccupant, l'équipe de vérification a noté qu'il pourrait y avoir dépassement des coûts dans l'acquisition du matériel informatique nécessaire au composant de l'évaluation des risques du Manifeste électronique.

Recommandations

La vérification a fait des recommandations sur les points suivants :

  • [*]
  • Accélérer la prise de décisions concernant le matériel informatique nécessaire pour soutenir deux des composants essentiels du Manifeste électronique;
  • Préparer un plan intégré d'approvisionnement et un calendrier pour atténuer les retards potentiels d'approvisionnement;
  • Donner la certitude que le budget de l'approvisionnement du Manifeste électronique est suffisant pour mener à terme l'acquisition du matériel informatique.

Réponse de la direction

Les directions générales des Programmes, de l'Information, des sciences et de la technologie et du Contrôle acceptent les recommandations du présent rapport.

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1.0 Introduction

1.1 Contexte

Selon le Plan de vérification triennal axé sur les risques pour les exercices 2007-2008 à 2009-2010 de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), lequel a été approuvé par le Comité de vérification le 24 octobre 2007, la présente vérification est une priorité élevée. La Direction de la vérification interne et de l'évaluation des programmes (DVIEP) a terminé son plan de vérification en décembre 2008. À ce moment, elle recommandait trois vérifications distinctes pour donner l'assurance relativement au cadre de contrôle de la gestion pour le projet du Manifeste électronique.

La première vérification s'est terminée en septembre 2009 et visait le cadre de gestion du projet. La présente vérification (la deuxième) examinait les processus de gestion de la définition des exigences opérationnelles et de l'approvisionnement en matière de technologie de l'information (TI) pour le projet du Manifeste électronique. Ces deux processus sont essentiels à l'élaboration de projets de grande envergure, afin d'éviter les retards ainsi que la révision et le dépassement des coûts. La troisième vérification, qui devrait débuter au cours de l'exercice 2011-2012, portera sur la mise en œuvre des nouveaux processus opérationnels de l'ASFC découlant du Manifeste électronique et sur la formation des utilisateurs de l'ASFC de ces nouveaux processus. En outre, une évaluation de programme du Manifeste électronique, laquelle a été entamée à l'automne 2010 par la DVIEP, évaluera la qualité des communications et des consultations avec les intervenants, en plus de relever tout problème de communications.

Le Manifeste électronique est la phase III du programme d'Information préalable sur les expéditions commerciales (IPEC). Une fois complètement mise en œuvre en 2014, cette phase renforcera davantage la capacité de l'ASFC à recueillir les données du secteur commercial pour tous les modes de transport avant l'arrivée des expéditions commerciales au Canada. Ces données permettront à l'ASFC de déceler les expéditions qui pourraient représenter un risque pour la sécurité des Canadiens.

Le Manifeste électronique a reçu l'approbation définitive de projet le 29 novembre 2007 à titre de grand projet de l'État avec un coût estimé à 396 millions de dollars et une date d'achèvement figurant au quatrième trimestre de l'exercice 2011-2012. En février 2009, la date d'achèvement du projet a été repoussée à 2014 pour faire état d'une modification apportée au financement du Manifeste électronique dans le cadre des réductions des niveaux de référence de l'ASFC pour une période de deux ans, à l'appui du Plan d'action économique du Canada.

Le budget du Manifeste électronique incluait le financement de l'acquisition de certains biens relatifs aux TI lequel était géré conformément au projet distinct sur les Conditions préalables en TI.

Le Manifeste électronique est un projet pluriannuel. Au cours de la période faisant l'objet de la vérification, un des importants objectifs du projet était de permettre aux transporteurs routiers de transmettre les données sur le fret et sur le moyen de transport à l'aide de l'échange de données informatisé (EDI) ou d'un portail sécurisé.

La DVIEP a effectué une vérification à l'Administration centrale entre février et octobre 2010, laquelle incluait l'examen des activités de projet menées de novembre 2009 à octobre 2010.

1.2 Évaluation des risques

Afin de mettre à jour l'évaluation des risques des secteurs visés par l'étendue de la présente vérification, l'équipe de vérification a interrogé le responsable du projet et les membres de son équipe de travail, en plus de passer en revue les documents liés au projet. Cette démarche a permis de déterminer les principaux risques suivants :

  • Exigences opérationnelles : La complexité du projet et les nombreux changements apportés à son calendrier entraînent le risque potentiel que les exigences opérationnelles approuvées à l'origine pour le projet du Manifeste électronique ne soient pas respectées et que le projet ne puisse atteindre les jalons prévus pour la mise en œuvre.
  • Approvisionnement : Le calendrier d'approvisionnement prévu sur une période de 18 à 24 mois, le besoin de s'assurer que les biens acquis respectent les normes sur la technologie de l'ASFC et le manque de gestion et de coordination des activités d'approvisionnement augmentent le risque que l'approvisionnement ne soit pas complété à temps pour répondre aux délais prescrits pour l'élaboration et la mise en œuvre du Manifeste électronique.
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1.3 Objectif et étendue de la vérification

L'objectif de la vérification était de donner l'assurance à la haute direction que les processus de définition des exigences opérationnelles et de gestion de l'approvisionnement du projet du Manifeste électronique sont adéquats et efficaces.

L'étendue de la vérification inclut les processus entourant la participation des utilisateurs dans la définition des exigences opérationnelles du Manifeste électronique (ce que le projet devrait être en mesure de faire). Elle inclut également les processus utilisés pour s'assurer que les exigences opérationnelles approuvées s'inscrivent dans l'étendue du projet, que les exigences ont bien été documentées et que toute modification apportée aux exigences a été adéquatement suivie et gérée.

En ce qui a trait à l'approvisionnement, l'étendue de la vérification inclut les processus de planification et de contrôle de l'approvisionnement en biens (logiciels et matériel informatique) afin que les bons produits soient disponibles au moment opportun pour l'élaboration et la mise en œuvre du Manifeste électronique.

La fonction de l'approvisionnement, gérée par le projet distinct des Conditions préalables en TI, allait au-delà de l'étendue de la présente vérification.

1.4 Stratégie et méthodes

La stratégie et les méthodes utilisées dans la présente vérification étaient les suivantes :

  • Interroger les gestionnaires, les directeurs de projet, les chefs d'équipe et les membres de l'équipe du Manifeste électronique, les représentants de la direction générale qui parraine le projet, les représentants de la Sécurité de la TI, de l'Architecture des TI, de l'Ingénierie de la TI et des Solutions de la TI, ainsi que l'agent de la sécurité de l'Agence, pour établir et évaluer le cadre de gestion des secteurs visés par l'étendue de la vérification.
  • Examiner une partie des documents sur les exigences opérationnelles pour évaluer les processus d'élaboration et d'approbation des exigences, ainsi que ceux d'assurance de la qualité.
  • Examiner l'élaboration des exigences et les calendriers d'approvisionnement pour évaluer jusqu'à quel point ceux-ci étaient intégrés et soutenaient les efforts pour atteindre les jalons du projet.
  • Examiner le processus de planification de l'approvisionnement, dont les décisions d'approbation en matière d'approvisionnement et l'observation des mesures d'approvisionnement prévues en fonction des normes sur la technologie de l'ASFC.
  • Examiner les documents de contrôle des changements pour évaluer l'application du processus de contrôle des changements.
  • Examiner les registres des risques et des problèmes liés au projet pour évaluer le processus de détermination, de surveillance et d'atténuation des risques liés aux exigences opérationnelles et à l'approvisionnement.

1.5 Critères de vérification

Veuillez consulter l'annexe A pour la liste des critères de vérification.

1.6 Énoncé d'assurance

La mission de la vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

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2.0 Opinion de la vérification

La vérification a permis de conclure que les méthodes et les outils utilisés pour définir et gérer les exigences opérationnelles sont adéquats. Elle a révélé des faiblesses quant à la capacité du Manifeste électronique à [*] et quant à la façon de gérer la qualité des exigences en matière d'intégralité et d'utilité pour les concepteurs des logiciels du projet. Les responsables de la gestion du projet connaissaient ces faiblesses et s'efforçaient d'y remédier.

La vérification a aussi permis de constater qu'il y avait bien une stratégie pour la gestion et le contrôle des activités d'approvisionnement, mais que celle-ci n'avait pas été entièrement respectée. Les secteurs posant problème incluaient la finalisation du plan de conception technique et d'acquisition des technologies du Manifeste électronique et la mise en œuvre des processus normalisés pour la surveillance et le contrôle de l'approvisionnement. Les responsables de la gestion du projet connaissaient également ces faiblesses et s'efforçaient d'y remédier.

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3.0 Constatations, recommandations et plans d'action

3.1 Exigences opérationnelles

Les exigences opérationnelles du Manifeste électronique représentent ou indiquent ce que ce dernier doit être en mesure de faire afin d'atteindre les objectifs et de respecter le mandat du projet. Un important secteur d'activités dans les projets d'envergure axés sur la TI est l'analyse, la définition et l'approbation des exigences opérationnelles. Il est essentiel de faire preuve de diligence pour éviter d'avoir besoin de remanier les exigences et les composants du système déjà en cours d'élaboration, ce qui pourrait occasionner des retards et augmenter les coûts.

Définition des exigences

Selon le critère de vérification pour ce secteur, les organismes doivent posséder des processus formels pour l'analyse, la définition et la documentation des besoins et des attentes des utilisateurs d'un système.

Le recours à un processus normalisé facilite la communication entre les personnes participant à la définition des exigences et contribue à veiller à ce que les exigences soient complétées et spécifiées de façon adéquate. Nous avons noté que l'Agence avait respecté ce critère et qu'elle avait des processus en place pour définir, analyser, gérer et approuver les exigences opérationnelles pour les secteurs fonctionnels visés par la présente vérification. Le processus incluait plusieurs méthodes et outils pour définir les exigences et les membres du projet savaient comment les utiliser. Au besoin, des consultants ont participé au projet en appuyant tout membre de l'équipe du Manifeste électronique qui n'avait pas d'expérience dans l'utilisation de ces méthodes, ou en contribuant à l'élaboration des exigences.

Examen de la qualité des exigences

Selon nos critères, les activités de définition des exigences doivent inclure un processus d'examen de la qualité pour s'assurer que les exigences ont été clairement documentées.

Si les exigences ne sont pas spécifiées et documentées de façon adéquate, cela pourrait occasionner un travail en aval additionnel pour corriger ou clarifier les exigences telles que documentées, afin qu'elles puissent servir à orienter les personnes responsables de la conception et de l'élaboration du système.

Nous avons constaté que les mécanismes d'examen de la qualité des exigences devaient être améliorés. Tels que documentés, ils ne donnaient pas toujours assez d'information pertinente aux concepteurs de logiciels concernant les exigences pour qu'ils puissent aller de l'avant. Cependant, la direction du projet a reconnu ce fait et, avant que l'équipe de vérification n'ait terminé son travail, la direction s'occupait du problème. Un des changements mis en œuvre consistait en un examen plus rigoureux des documents concernant les exigences avant le début de l'élaboration des logiciels.

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Contrôle des changements

Selon le critère de vérification de ce secteur, tout changement apporté aux exigences opérationnelles doit être géré et contrôlé.

Des exigences opérationnelles approuvées sont la base de la planification et de la prestation des activités de projet à venir. Par conséquent, tout changement apporté aux exigences doit être soigneusement étudié afin d'en évaluer les répercussions, s'il y en a, pour le calendrier, le coût, l'étendue du projet ou les risques qui y sont associés. La vérification a permis de constater que l'Agence possédait un processus adéquat de gestion des changements apportés aux exigences et d'évaluation des répercussions et des risques en aval pour l'étendue, le coût et la complexité du projet.

Plus particulièrement, les documents examinés par l'équipe de la vérification indiquaient que tous les changements avaient été évalués en fonction de l'ensemble de leur incidence sur le projet et que la plupart avaient fait l'objet d'une analyse des répercussions sur le calendrier, le coût et l'étendue du projet.

Exigences en matière de sécurité

Selon le critère de vérification spécifiquement lié à ce secteur, toute exigence concernant la sécurité ou la confidentialité des données doit respecter les politiques et normes de sécurité gouvernementales connexes.

Dans le cadre de la définition des exigences, le rendement technique nécessaire pour les respecter doit être pris en considération afin de déterminer toute incidence sur les logiciels ou le matériel informatique. La vérification a porté sur les aspects de sécurité liés à la protection des informations de l'ASFC, dans les cas où les transporteurs routiers ont accès aux systèmes et aux données de l'Agence grâce au Manifeste électronique. Le Manifeste électronique permet aux transporteurs routiers de transmettre leurs données sur le fret à l'ASFC avant d'arriver à la frontière canadienne. L'Agence utilise l'information pour évaluer les risques pour la santé et la sécurité des Canadiens que pourrait représenter toute expédition commerciale entrant au pays.

Depuis le 31 octobre 2010, les transporteurs routiers peuvent se servir de la « Production de rapports EDI – transporteurs routiers », un composant du Manifeste électronique. Gràce à ce composant, l'Agence reçoit les données sur le fret et le moyen de transport (c.-à-d. par camion) par Internet. [*]

Recommandation :

1. La vice-présidente de la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie, en collaboration avec les vice-présidents de la Direction générale du contrôle et de la Direction générale des programmes, [*]

Plan d'action de la direction Date d'achèvement
La Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie a élaboré un plan pour déterminer tout autre risque par rapport à la plateforme actuelle de la Passerelle Internet des douanes. Ce plan comprend l'examen de la mise en application du concept de portail sécurisé pour le Manifeste électronique et la détermination de mesures pouvant Ítre établies dans le cadre de la Passerelle Internet des douanes [*]. septembre 2011
La mise en application des modifications apportées, au besoin, à la Passerelle Internet des douanes aura lieu après le déploiement du portail sécurisé, dont la prestation est prévue pendant l'été 2011. Selon toute probabilité, les changements seront apportés conjointement avec la diffusion du prochain système de mainlevée commercial, actuellement prévue pour le quatrième trimestre de 2011-2012. mars 2012
La période d'autorisation provisoire d'exploitation a été prolongée jusqu'au 31 mars 2012 [*]. mars 2012
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3.2 Approvisionnement

Le projet du Manifeste électronique dépend en grande partie de l'approvisionnement en matériel informatique et en logiciels et doit suivre des processus gouvernementaux complexes à ce sujet. La planification et la gestion en matière d'approvisionnement sont importantes afin de s'assurer que les activités d'approvisionnement sont comprises dans le plan et le calendrier du projet du Manifeste électronique et de minimiser les problèmes entourant les délais et les coûts.

Planification en matière d'approvisionnement

Les critères liés à la planification de l'approvisionnement nécessitent un processus de planification et de gestion de l'approvisionnement afin que les produits appropriés soient disponibles au moment opportun.

La vérification a permis de constater que l'approvisionnement était généralement bien planifié et géré. La planification comprenait la participation d'un groupe de travail des marchés publics afin d'atténuer les risques liés aux achats complexes du gouvernement. Le processus assurait l'acquisition des produits appropriés à des prix compétitifs. Cependant, la vérification a révélé quelques faiblesses concernant la coordination du moment de l'achat des produits avec le calendrier des concepteurs de logiciels.

La vérification a conclu que les décisions concernant le choix du matériel informatique à acheter pour deux composants du Manifeste électronique n'étaient pas prises assez rapidement pour que le projet puisse respecter les dates prévues de mise en œuvre de certains composants du Manifeste électronique. Ces composants sont l'Évaluation des risques (ER) et le Renseignement d'entreprise et l'entrepôt de données (RE/ED), incluant un dépôt d'informations nécessaires pour gérer les risques liés aux marchandises entrant au Canada. En ce qui concerne le RE/ED, au moment de la vérification, plusieurs questions sur la conception du matériel informatique restaient sans réponse. Jusqu'à ce qu'on aborde ces questions, l'approvisionnement demeurera en suspens. Le composant RE/ED pourrait aller de l'avant avec l'étape de l'élaboration du logiciel en utilisant le matériel informatique actuel. Cependant, une fois les questions en suspens réglées, il faudra peut-être plus de temps et d'effort pour effectuer les changements nécessaires au transfert du logiciel dans le nouveau matériel informatique.

En ce qui concerne le composant ER, l'Agence n'avait toujours pas décidé si elle utiliserait la plateforme de matériel informatique existante ou la nouvelle plateforme pour mettre en application le logiciel commercial qui servirait à appuyer les activités du Manifeste électronique liées aux évaluations des risques. [*]

Un facteur contribuant aux retards dans les prises de décision concernant le matériel informatique est l'absence d'un point de convergence unique dans la gestion et la coordination des aspects techniques et non techniques d'approvisionnement en matériel informatique entre la Direction générale des programmes et la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie.

L'équipe de la vérification a passé en revue les documents concernant ces retards, lesquels ont révélé que la haute direction avait été informée de l'importance de nommer un gestionnaire de projet désigné au sein de la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie. Cette personne serait responsable de la surveillance et de la gestion des calendriers d'approvisionnement afin de s'assurer de les respecter. Cette mesure aiderait également à établir un calendrier intégré d'approvisionnement pour savoir à quel moment les produits doivent être commandés et livrés afin de respecter les jalons du projet. Aucun calendrier de la sorte n'a été présenté.

Recommandations :

2. La vice-présidente de la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie, en collaboration avec la vice-présidente de la Direction générale des programmes, devrait accélérer les décisions en suspens concernant le matériel informatique.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement
La Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie (DGIST) et la Direction générale des programmes ont entamé une analyse et un examen complets des exigences du Manifeste électronique liées à l'extraction et à la synthèse des renseignements d'entreprise (demandes d'information, établissement de rapports, aide à la décision) et aux besoins connexes de l'entrepôt de données.  
Une équipe multidisciplinaire technique de niveau supérieur élabore ces exigences et se chargera de leur mise en application pour garantir l'état final de la fonctionnalité technique, de la capacité et de la disponibilité des services. août 2011
Du travail sera amorcé au cours du premier trimestre de 2011-2012 pour élaborer une demande de proposition, laquelle comprendra un délai d'exécution prévu pour la réalisation du statut d'« état prêt » (c.-à-d. prestation, installation et certification) du matériel informatique et du logiciel en état final, et ce, avant la mi-exercice/fin de l'exercice 2013-2014. À l'heure actuelle, l'état final de la plateforme est en mesure d'incorporer les éléments du plan de transition touchant les données et la solution provisoire. décembre 2013
Une décision a été prise, lors du forum d'examen des directeurs généraux de la DGIST du 17 novembre 2010, par rapport au composant de l'Évaluation des risques. La décision était celle de prolonger la période des plateformes technologiques actuelles et d'utiliser le processus existant sur l'Architecture, pour déterminer le placement des composants de logiciels, jusqu'à ce que le financement d'une nouvelle plateforme technologique soit rentable. Cette décision avait été communiquée aux directeurs de la DGIST pendant la tenue d'une réunion ultérieure du Comité d'examen d'architecture. achevé – novembre 2010

3. La vice-présidente de la Direction générale des programmes, en collaboration avec la vice-présidente de la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie, devrait établir un calendrier intégré pour aider à atténuer les retards potentiels en matière d'approvisionnement.

Plan d'action de la direction Date de l'achèvement
L'équipe de projet du Manifeste électronique examine actuellement le calendrier et le plan de déploiement du projet. Étant donné la portée, l'étendue et la nature de ce projet, quelques phases d'examen sont requises.  
Un groupe de travail sur l'état cible a été mis sur pied afin de déterminer l'état final du Manifeste électronique. Les membres de ce groupe de travail ont terminé leur travail en novembre 2010. Groupe de travail sur l'état cible – novembre 2010 – achevé
Un groupe de travail sur la vision stratégique, composé d'employés du secteur de la TI et de représentants d'entreprises du secteur privé, a été établi afin de valider la séquence de déploiement en tenant compte des éléments dépendants, des contraintes, des risques, etc. Le travail a été achevé en février 2011. Groupe de travail sur la vision stratégique – février 2011 – achevé
La Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie prendra en considération les résultats du groupe de travail sur la vision stratégique (en plus des renseignements fournis à ce groupe par le groupe de travail sur l'état cible) et évaluera l'étendue du travail à faire pour mener à bonne fin le Manifeste électronique sur le plan technologique. L'achèvement de cet exercice est prévu pour août 2011. Groupe de travail sur l'état cible de la DGIST – août 2011
Le calendrier du Manifeste électronique sera mis à jour pour inclure toute l'information validée dès que l'impact de son contenu aura été déterminé. Ce calendrier devrait être disponible en novembre 2011. Calendrier du Manifeste électronique – novembre 2011
Le calendrier validé permettra de surveiller et de faire rapport sur le statut du projet, y compris ses activités d'approvisionnement intégrées.  
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Surveillance et contrôle en matière d'approvisionnement

Le critère pour ce secteur requiert des mécanismes de surveillance et de signalement appropriés pour être en mesure de fournir à la direction des informations précises pour les prises de décision concernant le calendrier d'approvisionnement et le statut du budget.

Pour assurer la surveillance et le contrôle du budget de l'approvisionnement, il faut prendre en considération les coûts entraînés jusqu'à présent. Il faut également estimer les frais à débourser pour terminer les activités d'approvisionnement afin de relever toute divergence par rapport aux coûts totaux prévus pour l'approvisionnement. La vérification a permis de constater que les budgets destinés à l'approvisionnement sont surveillés, tout comme les dépenses réelles, qui le sont par rapport au budget total. Bien que la direction ait été en mesure de dire combien d'argent avait été dépensé, l'information concernant le budget n'indiquait pas si les produits (logiciels et matériel informatique) requis pour terminer le projet pourraient être achetés sans dépasser le montant des fonds alloués. Par exemple, l'information actuelle concernant le statut du budget ne prend pas en considération les dépenses éventuelles. En effet, tel que susmentionné, une décision n'avait pas été prise à l'égard de l'utilisation de la plateforme matérielle existante ou de l'achat d'une nouvelle plateforme. Si les responsables de l'Agence optent pour l'achat de nouveau matériel informatique, afin de satisfaire aux besoins du composant ER du Manifeste électronique, cette décision occasionnerait des coûts d'achat non planifiés.

L'équipe de la vérification a également été avisée que la direction du projet a commencé un examen détaillé et une redistribution de l'exposé des coûts, et ce, pour tous les composants du projet, lequel comprend l'établissement des coûts estimés et la réalisation d'une analyse des écarts dans le budget de l'approvisionnement.

Recommandation :

4. La vice-présidente de la Direction générale des programmes, en collaboration avec la vice-présidente de la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie, devrait démontrer davantage que le budget de l'approvisionnement du Manifeste électronique est adéquat pour terminer les dernières mesures d'approvisionnement.

Plan d'action de la direction Date de l'achèvement

Le calendrier intégré validé sera appliqué pour assurer la surveillance et l'établissement de rapports sur les activités d'approvisionnement, pour inclure les répercussions des décisions concernant le matériel informatique lié à l'évaluation des risques. Ce calendrier sera établi après l'achèvement du plan d'action associé à la recommandation no 3 du présent rapport, prévu d'ici novembre 2011. En outre, les activités liées au travail actuel seront chiffrées et ces données seront utilisées pour établir les écarts de coûts aux fins de valider le budget de l'approvisionnement.

Remarque : L'amélioration de l'établissement de rapports financiers est déterminée par les mesures de contrôle de l'Agence pour suivre les coûts de projets à un niveau hiérarchique approprié. Les membres de la direction prévoient qu'un nouveau système de repérage des coûts sera institué le 1er avril 2011, lequel aura pour effet d'améliorer la présentation de l'information financière.

nouveau système de suivi des coûts – avril 2011

achèvement de la recommandation antérieure – novembre 2011

achèvement de cette recommandation – décembre 2011
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Annexe A : Critères de vérification

Secteur d'intérêt Critères de vérification[ 1 ]
1. Exigences opérationnelles 1.1 Un processus est en place pour définir, analyser et gérer les exigences opérationnelles.
1.2 Le processus de définition des exigences opérationnelles inclut des étapes pour lier les exigences aux objectifs opérationnels et à ceux du projet, en plus de les surveiller tout au long du cycle de vie du projet.
1.3 Les exigences opérationnelles incluent les besoins quantifiés et documentés, ainsi que les attentes des directions générales, des clients et des autres intervenants parrainant le projet.
1.4 Les exigences concernant la disponibilité et le rendement de la TI ont été établies afin de répondre aux attentes opérationnelles.
1.5 Les exigences opérationnelles sont présentées aux responsables du projet et ceux-ci les approuvent officiellement.
1.6 Une fois établies, les exigences opérationnelles sont assujetties à la gestion et au contrôle des changements.
2. Approvisionnement 2.1 Il existe un plan de gestion de l'approvisionnement qui décrit comment les processus d'approvisionnement seront gérés à partir de l'élaboration des documents jusqu'à la clôture du contrat.
2.2 Les délais d'approvisionnement pour acheter des produits sont coordonnés avec l'élaboration du calendrier du Manifeste électronique.
2.3 Les risques pour l'approvisionnement sont déterminés et gérés grâce au processus de gestion des risques du projet.
2.4 Les produits d'approvisionnement sont décrits avec suffisamment de détails pour permettre aux vendeurs potentiels de déterminer s'ils sont en mesure de les fournir.
2.5 Des mécanismes appropriés de surveillance et de signalement sont en place pour fournir à la direction du Manifeste électronique l'information exacte concernant le calendrier d'approvisionnement et le statut du budget nécessaire à la prise de décision.
2.6 Les acquisitions de l'Infrastructure de la TI sont planifiées selon l'orientation de la technologie à l'ASFC.
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Annexe B : Liste des sigles

ASFC
Agence des services frontaliers du Canada
DGIST
Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie
DVIEP
Direction de la vérification interne et de l'évaluation des programmes
EDI
Échange de données informatisé
ER
évaluation des risques
IPEC
Information préalable sur les expéditions commerciales
RE/ED
renseignement d'entreprise/entrepôt de données
TI
technologie de l'information

Notes

  1. Les sources utilisées pour établir les critères de vérification sont le Project Management Institute, les Objectifs de contrôle dans les domaines de l'information et des technologies connexes et le Cadre de responsabilisation de gestion. [Retourne au texte]