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ARCHIVÉ - Vérification des programmes des négociants fiables

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Juillet 2013

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Table des matières


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1.0 Introduction

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC ou Agence) travaille en étroite collaboration avec ses clients, d'autres ministères et ses partenaires étrangers chargés de la gestion des frontières pour améliorer la sécurité de la chaîne commerciale tout en offrant des processus frontaliers rationalisés et efficaces aux négociants à faible risque approuvés au préalable. En augmentant le nombre de participants aux programmes des négociants fiables, l'ASFC peut améliorer sa capacité d'atténuer les risques à l'avance et de concentrer ses activités d'examen sur la détection des négociants présentant un risque inconnu ou élevé. Les deux principaux programmes des négociants fiables sont le Programme d'autocotisation des douanes (PAD) et le programme Partenaires en protection (PEP).

Le PAD, créé en 2001, s'adresse aux importateurs, aux transporteurs et aux chauffeurs inscrits à faible risque approuvés au préalable. Il simplifie un grand nombre des exigences à l'importation pour que les expéditions à faible risque puissent être traitées plus rapidement et efficacement à la frontière. En outre, les importateurs PAD bénéficient de processus rationalisés d'autocotisation, de déclaration des recettes et de paiement. La perception des recettes dans le cadre du PAD représente environ 20 % de la valeur en douane (VED) de toutes les importations. Afin de s'assurer de l'exactitude des recettes établies dans le cadre du PAD, l'Agence compte sur la collaboration entre les Programmes des négociants fiables, qui sont axés principalement sur le rapprochement, la comptabilisation et la déclaration des droits et des taxes dus à la Couronne, et les Programmes commerciaux, qui sont axés sur la vérification de l'observation des programmes commerciaux après la mainlevée visant à confirmer que les données commerciales sont exactes (classement tarifaire, origine et valeur en douane des marchandises).

PEP est un programme à participation volontaire qui fait appel à la collaboration du secteur privé pour améliorer la sécurité de la frontière et de la chaîne commerciale, combattre le crime organisé et le terrorisme et aider à détecter et à empêcher la contrebande. Les participants au programme PEP acceptent d'appliquer et de respecter des normes de sécurité élevée, alors que l'ASFC accepte d'évaluer leurs mesures de sécurité, de fournir des séances d'information sur les questions de sécurité et d'offrir d'autres avantages. En 2008, le programme PEP a été modernisé de manière à mieux s'harmoniser avec son pendant américain et à respecter les normes internationales de sécurité de l'Organisation mondiale des douanes (OMD).

La vérification était axée sur la surveillance exercée pour gérer l'observation des programmes des négociants fiables, y compris l'exactitude des recettes connexes établies par autocotisation.

2.0 Importance de la vérification

Les programmes des négociants fiables sont des programmes clés qui visent à atténuer les risques à la frontière pour l'Agence. Ils sont très importants pour l'économie canadienne, car ils facilitent le passage des marchandises commerciales à la frontière. Une gestion saine des programmes est essentielle à l'expansion de ces programmes et aux investissements connexes dans le cadre de Par-delà la frontière : Plan d'action, une priorité du gouvernement du Canada.

La vérification avait pour objectif de déterminer si les contrôles en place servant à gérer l'observation des programmes des négociants fiables et les recettes connexes établies par autocotisation sont bien conçus et fonctionnent efficacement.

3.0 Énoncé de conformité

La vérification visée par le présent rapport a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. La stratégie et les méthodes de vérification étaient conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne, telles qu'elles ont été définies par l'Institut des vérificateurs internes, et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme l'exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

4.0 Opinion de l'équipe de vérification

Bien que les processus et les contrôles en place visant à faire en sorte que l'Agence établisse le bon montant de recettes dans le cadre du PAD et gère l'observation des programmes des négociants fiables soient bien conçus, ils ne fonctionnement pas efficacement. Les processus et les contrôles liés à la surveillance ainsi que la coordination entre les Programmes des négociants fiables et les Programmes commerciaux doivent être renforcés afin que le bon montant de recettes soit perçu et que les exigences et les lois liées aux programmes soient respectées. À cet égard, l'ASFC s'expose à un risque modéré.

5.0 Principales Constatations

  • La direction a conçu des processus et des contrôles adéquats pour s'assurer que l'Agence établit le bon montant de recettes dans le cadre du PAD et que les processus de surveillance utilisés par les Programmes des négociants fiables peuvent détecter les cas d'inobservation. Cependant, des faiblesses ont été constatées en ce qui concerne l'efficacité de ces contrôles et processus de surveillance.
  • Dans certains cas, des vérifications de l'observation des programmes commerciaux visant des importateurs PAD sont annulées pour des motifs qui ne respectent pas les conditions établies par règlement, ce qui compromet un contrôle clé de l'Agence.
  • Les documents égarés, incomplets et perdus ont une incidence sur la capacité des Programmes des négociants fiables de déterminer si les participants respectent les exigences des programmes de façon efficace. Les outils et les processus existants ne sont pas utilisés en tout point. L'utilisation sporadique des plans d'action officiels pour les importateurs PAD ne favorise pas la détection des cas d'inobservation récurrents ni la formulation de recommandations ou la prise de mesures pour les régler de façon rapide. Peu de dossiers sont examinés par un superviseur.
  • En ce qui concerne le volet des transporteurs PAD, les processus de surveillance sont efficaces, et les plans d'action sont étayés et font l'objet d'un suivi visant à régler les problèmes d'inobservation.
  • Même si des progrès satisfaisants ont été réalisés en ce qui concerne l'application de toutes les recommandations découlant de la vérification interne du PAD de 2009, il reste encore du travail à faire pour régler la question des sanctions imposées dans le cas des déclarations en détail en retard. Le cadre de mesure du rendement du PAD est un document évolutif, et des améliorations supplémentaires sont effectuées dans le cadre de Par-delà la frontière : Plan d'action.

6.0 Sommaire des recommandations

La vérification a donné lieu à quatre recommandations. Le vice‑président de la Direction générale des programmes devrait :

  • veiller à ce que toutes les vérifications de l'observation des programmes commerciaux visant des importateurs PAD qui ne respectent pas les conditions établies par règlement pour un report soient effectuées, que les résultats soient communiqués aux Programmes des négociants fiables et que le niveau d'observation des programmes commerciaux fasse l'objet d'une surveillance et de rapports distincts pour les importateurs PAD et les autres importateurs respectivement;
  • mettre en œuvre un processus d'examen par les superviseurs des dossiers des programmes des négociants fiables afin de s'assurer que les résultats de la surveillance sont bien étayés et que des plans d'action appropriés sont établis pour régler les problèmes d'inobservation;
  • établir un processus pour le suivi du statut de tous les problèmes d'inobservation à l'intérieur du cadre de mesure du rendement des programmes des négociants fiables et pour la production de rapports connexes;
  • imposer des sanctions administratives pécuniaires (SAP) liées aux déclarations en détail en retard et percevoir les paiements.

7.0 Réponse de la direction

La Direction générale des programmes est d'accord avec les recommandations de la vérification des programmes des négociants fiables et s'engage à travailler avec les secteurs visés de l'ASFC afin d'assurer la mise en œuvre des modifications recommandées pour améliorer la surveillance et le contrôle de l'inobservation liés aux exigences des programmes. Les mesures prises comprendront la communication avec les agents régionaux, l'amélioration des systèmes et le développement d'un référentiel central. De plus, les procédures normales d'exploitation seront précisées, un processus sera établi afin de faire le suivi des questions d'inobservation et des pénalités de comptabilisation en retard du RSAP seront émises, au besoin. Ces mesures seront pleinement appliquées d'ici mars 2014.

8.0 Constatations de l'équipe de vérification

8.1 Gestion des recettes

Critères de vérification : Des processus et des contrôles sont en place pour faire en sorte que l'Agence établisse le bon montant de recettes dans le cadre du PAD.

Les Programmes des négociants fiables et les Programmes commerciaux jouent un rôle pour ce qui est de déterminer l'exactitude des recettes. Les programmes des négociants fiables, grâce à un exercice de surveillance mensuel, à un exercice de surveillance annuel et à des examens de validation, sont axés principalement sur le rapprochement, la comptabilisation et la déclaration des droits dus à la Couronne. Les Programmes commerciaux sont axés sur la vérification après la mainlevée visant à confirmer l'observation dans le secteur commercial (déclaration appropriée du classement tarifaire, de l'origine et de la valeur en douane des marchandises, qui peuvent avoir une incidence sur les recettes) et à corriger les erreurs. Les vérifications de l'observation des programmes commerciaux se répartissent en deux catégories : les priorités ciblées et les cas sélectionnés au hasard. La participation au PAD n'a aucune influence sur le processus de sélection pour les vérifications de l'observation des programmes commerciaux. Le Manuel de la vérification dans le secteur commercial indique comment les vérifications de l'observation des programmes commerciaux doivent être effectuées dans le cas des importateurs PAD et comment les résultats doivent être communiqués aux Programmes des négociants fiables.

Les Programmes des négociants fiables et les Programmes commerciaux sont d'accord en ce qui concerne les conditions à respecter pour reporter une vérification de l'observation des programmes commerciaux, c'est-à-dire lorsque l'importateur est rendu à la partie II du processus de demande de participation au PAD (qui sert à vérifier que les systèmes administratifs de l'importateur permettront la déclaration de données commerciales exactes et exhaustives pour toutes les marchandises importées) ou lorsque l'entreprise est soumise à son premier examen de validation, qui doit avoir lieu dans les six à douze mois suivant l'adhésion au PAD. Le Manuel de la vérification dans le secteur commercial indique que les constatations des vérifications de l'observation des programmes commerciaux doivent être communiquées aux Programmes des négociants fiables, qui sont censés tenir compte des résultats en matière d'observation dans leurs activités de surveillance.

L'équipe de vérification a présenté une liste d'importateurs PAD aux Programmes commerciaux afin de recenser ceux qui devaient faire l'objet d'une vérification de l'observation des programmes commerciaux au cours de la période visée par la vérification (janvier 2010 à décembre 2012). Des 104 vérifications de l'observation des programmes commerciaux prévues, 58 ont été menées à bien et 46 ont été annulées. Des 46 vérifications annulées, 27 l'ont été en raison d'une demande de report de l'Unité des importateurs PAD, tandis que les 19 autres ont été annulées par les Programmes commerciaux pour d'autres raisons (p. ex. manque de données, cas combinés, etc.). Une demande de report entraîne une annulation, car les Programmes commerciaux annulent la vérification de l'observation au lieu d'en changer la date afin de traiter la charge de travail déjà planifiée. L'importateur PAD est donc remplacé par un autre importateur qui, en raison de la nature du processus de sélection, peut être un participant au PAD ou non.

Quinze (15) des 27 cas (56 %) annulés à la demande de l'Unité des importateurs PAD ont été reportés pour des motifs qui ne respectent pas les conditions prévues par règlement. L'annulation de vérifications de l'observation des programmes commerciaux visant des importateurs PAD compromet un contrôle clé de l'Agence qui vise à faire en sorte que les marchandises importées sont déclarées au moyen des bonnes données commerciales, ce qui est essentiel pour déterminer le montant des recettes à établir.

Alors que la direction des Programmes des négociants fiables soutient que les importateurs PAD ne devraient pas être traités différemment des autres importateurs en ce qui concerne les vérifications de l'observation des programmes commerciaux, l'Unité des importateurs PAD croit que ses demandes de report partent du principe que les importateurs PAD devraient être considérés comme étant « fiables » et faire l'objet d'examens moins souvent et de façon moins intrusive. Cependant, ni les Programmes des négociants fiables ni les Programmes commerciaux ne font le suivi du taux d'inobservation des importateurs PAD pour déterminer si ces derniers se conforment davantage que les autres importateurs.

À la demande de l'équipe de vérification, les Programmes commerciaux ont examiné les vérifications achevées de l'observation des programmes commerciaux visant les importateurs PAD effectuées entre janvier 2010 et mars 2013. Selon l'examen, sur les 40 importateurs PAD ayant fait l'objet d'une telle vérification, 60 % (24 sur 40) avaient à leur actif un ou plusieurs cas d'inobservation des programmes commerciaux (c.-à-d. des erreurs de classement tarifaire, de l'origine ou de l'établissement de la valeur des marchandises). 1

Comme tous les autres importateurs, les importateurs PAD sont censés présenter des corrections quelle que soit la valeur en douane des marchandises. Les importateurs disposent de 90 jours pour effectuer des corrections. Au moment de la vérification, les Programmes commerciaux n'ont pas pu confirmer les répercussions de l'inobservation sur les recettes.

Bien qu'une vérification de l'observation des programmes commerciaux puisse générer un montant de recettes important, elle peut aussi être sans incidence sur les recettes selon la nature de l'erreur. La présence d'erreurs est un facteur décisif, car seul un échantillon est utilisé pour la vérification de l'observation des programmes commerciaux.

Le Manuel de la vérification dans le secteur commercial décrit une relation de collaboration entre les Programmes des négociants fiables et les Programmes commerciaux. Par conséquent, les agents de vérification des programmes commerciaux doivent communiquer les résultats des vérifications de l'observation aux Programmes des négociants fiables pour leur permettre de rendre compte de tous les problèmes d'inobservation concernant les importateurs PAD. En pratique, les agents de vérification des programmes commerciaux ne communiquent pas toujours les résultats des vérifications de l'observation des programmes commerciaux visant les importateurs PAD à l'Unité des importateurs PAD. La direction des Programmes des négociants fiables a indiqué que l'observation des programmes commerciaux ne fait pas partie du mandat du PAD et que l'objectif de ce programme est de s'assurer que toutes les expéditions sont déclarées et non de confirmer que les données commerciales sont exactes.

Recommandation 1:

Le vice-président de la Direction générale des programmes devrait veiller à ce que toutes les vérifications de l'observation des programmes commerciaux visant des importateurs PAD qui ne respectent pas les conditions établies par règlement pour un report soient effectuées, que les résultats soient communiqués aux Programmes des négociants fiables et que le niveau d'observation des programmes commerciaux fasse l'objet d'une surveillance et de rapports distincts pour les importateurs PAD et les autres importateurs respectivement.

Résponse de la direction

La Direction générale des programmes est d'accord avec cette recommandation.

Les importateurs PAD devraient seulement être exclus d'une vérification de l'observation des programmes commerciaux lorsque des conditions particulières sont précisées dans le cadre d'une politique. La politique sur la prorogation des vérifications dans le secteur commercial qui figure dans le Manuel de la vérification dans le secteur commercial permet aux importateurs PAD de mieux gérer leur temps et de se concentrer sur les ressources en vue de la mise en œuvre du programme PAD. Un examen de cette politique sera entreprise afin d'assurer qu'elle répond à ses objectifs prévus et que l'Agence maintienne un niveau approprié de contrôle, tout en continuant de promouvoir l'observation volontaires des importateurs.

En outre, l'adhésion au PAD sera consignée en dossier des cas liés à l'observation des programmes commerciaux et dans la base de données électronique connexe afin de faciliter l'établissement de rapports et d'assurer la surveillance appropriée des résultats de vérification. Aux fins de s'orienter vers l'avenir, les résultats des vérifications de l'observation des programmes commerciaux seront communiqués aux gestionnaires responsables du programme et de la politique PAD en temps opportun pour que les mesures nécessaires puissent être prises, le cas échéant.

La surveillance des résultats sera prise en considération et les résultats seront incorporés au processus à l'intention des membres qui veulent se renseigner sur les nouveaux bénéfices de l'observation volontaire PAD. À cet égard, il incombera aux responsables des programmes des négociants fiables et aux responsable des programmes commerciaux d'assurer l'évaluation conjointe de l'observation des programmes commerciaux par les entreprises participant au PAD. L'observation volontaire PAD est fondée sur le principe PAD de la gestion des risques et donne l'occasion aux importateurs approuvés au PAD de démontrer à l'ASFC que leurs systèmes opérationnels, contrôles internes et processus d'auto-vérification sont efficaces et fiables, de manière qu'ils garantissent la conformité aux exigences des programmes commerciaux, nommément dans les secteurs du classement tarifaire, de l'origine et de l'établissement de la valeur.

Ces mesures seront mises en exécution d'ici septembre 2013.

8.2 Observation des exigences par les participants

Critères de vérification :

  • Les processus de surveillance utilisés par les Programmes des négociants fiables pour s'assurer que les participants au PAD et à PEP respectent les exigences des programmes sont adéquats et efficaces.
  • Les problèmes d'inobservation liés au PAD et au programme PEP sont réglés, signalés et surveillés.

Les processus de surveillance comprennent une série d'activités qui servent à vérifier si les participants aux programmes des négociants fiables respectent leurs obligations. Chaque programme comprend des processus précis et distincts :

  • L'Unité des importateurs PAD se concentre sur la surveillance de l'observation des exigences du PAD par les importateurs, ce qui comprend la comptabilisation et la déclaration des recettes, le paiement des droits et des taxes et les rajustements. Pour chaque importateur, l'Unité exerce une surveillance mensuelle sur les recettes, qui sert à comparer le paiement reçu avec le montant de recettes déclaré. L'Unité produit une fiche de rendement annuelle sur l'observation et procède à un exercice annuel de gradation des risques pour déterminer si le niveau de risque de l'importateur a changé. Des examens de validation après la mise en œuvre, qui servent à vérifier les livres et registres de l'entreprise, sont effectués de six à douze mois après l'adhésion au programme. Par la suite, des examens de validation et un exercice de réévaluation des risques sont effectués tous les quatre ans.
  • L'Unité des transporteurs PAD s'assure que les transporteurs respectent toutes leurs obligations en ce qui concerne le transport et la déclaration des marchandises dans le cadre du PAD. L'exercice de surveillance sert à examiner l'information liée, par exemple, à la modification des activités et des systèmes, aux créances existantes, aux SAP, aux listes d'expéditions et aux listes de partenaires de la chaîne commerciale (PCC). Un exercice de réévaluation des risques est également effectué. Un modèle de surveillance aide les responsables du programme à déterminer la date du prochain exercice de surveillance, qui peut avoir lieu dans cinq ans.
  • Le programme PEP a pour but de s'assurer que les entreprises continuent de respecter les exigences de sécurité minimales (ESM) de PEP. La surveillance comprend un examen du profil de sécurité des participants au programme PEP, une évaluation des risques et une revalidation des lieux effectués par des agents régionaux du renseignement (ARR) tous les quatre ans.

Lorsqu'un problème d'observation est constaté chez un participant au PAD ou à PEP, les Programmes des négociants fiables peuvent établir un plan d'action. Le plan d'action est le moyen officiel utilisé pour régler, signaler et surveiller les cas d'inobservation. Il porte sur des problèmes précis qui causent ou favorisent l'inobservation, indique comment l'inobservation sera corrigée, précise une échéance et fait l'objet d'une surveillance jusqu'à son exécution complète. Si le plan d'action n'est pas respecté, la participation du client au programme peut être suspendue ou annulée. En ce qui concerne l'efficacité de ces processus et contrôles, des faiblesses ont été constatées. Celles-ci découlent du manque d'examens effectués par un superviseur et du fait que les processus et les contrôles ne sont pas utilisés efficacement. Les observations propres à chacun des secteurs de programme visés par la vérification sont exposées ci-après.

Unité des importateurs PAD

Conformément à la Politique sur la gestion de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor, les programmes doivent tenir des dossiers complets sur leurs activités afin d'assurer la gestion efficace de l'information, la responsabilisation et la transparence requises et de favoriser la prise de décisions éclairées.

Au cours de la phase d'examen de la vérification, l'Unité des importateurs PAD n'a pas pu fournir des documents importants à l'équipe de vérification pour lui permettre d'effectuer l'examen des dossiers sur place, car elle a eu de la difficulté à les trouver. Par exemple, le rapport de validation d'un participant au PAD de longue date était introuvable. Cet exemple est important, car la validation est le moyen utilisé pour examiner les livres et les registres de l'importateur et déterminer si les exigences du programme sont observées. En l'absence d'éléments de preuve confirmant que l'importateur a fait l'objet de l'examen de validation initial obligatoire ou d'examens de validation ultérieurs exigés tous les quatre ans, l'entreprise a fonctionné comme participant au PAD pendant plus d'une décennie et est devenue un participant au programme Partenaires en matière d'observation, qui l'exempte des vérifications des programmes commerciaux.

Des problèmes liés à la documentation ont eu une incidence sur l'efficacité du processus de surveillance dans le cas d'un importateur qui participe au programme depuis plus de six ans et qui n'avait toujours pas fait l'objet d'un examen de validation initial au moment de la vérification. L'Unité des importateurs PAD a déclaré que trois des six années de retard sont attribuables au fait que le personnel n'était pas en mesure de déterminer, d'après le dossier, si une décision avait été prise quant au report ou à l'annulation de l'examen.

La surveillance des importateurs PAD est effectuée par des agents principaux de programme (APP) qui travaillent à domicile (c.-à-d. en télétravail). {*} Rien n’indique que des superviseurs examinent les dossiers pour déterminer l’exhaustivité des procédures de surveillance ou des documents aux dossiers.

La direction de l'Unité des importateurs PAD a indiqué qu'elle préférait régler les problèmes d'inobservation de façon non officielle avec les importateurs PAD plutôt que d'établir des plans d'action. Bien que ce processus non officiel puisse être efficace dans le cas de problèmes mineurs courants, il s'est révélé inefficace en ce qui concerne les problèmes d'inobservation chroniques. L'équipe de vérification a constaté que les déclarations en détail en retard étaient un problème récurrent pour 48 importateurs PAD sur 89. Un plan d'action a été établi dans un seul cas. D'après l'examen des dossiers effectué par l'équipe de vérification, les problèmes liés aux déclarations en détail en retard n'avaient toujours pas été réglés à l'issue de la vérification. Un autre problème d'inobservation récurrent qui n'a pas donné lieu à un plan d'action est le défaut de mettre à jour les listes de PCC (une exigence du PAD).

La récurrence des déclarations en détail en retard peut être liée aux systèmes des importateurs PAD. Le contrôle compensatoire mis en place pour atténuer le risque que la déclaration en détail soit en retard est une sanction prévue dans la Loi sur les douanes. Un autre contrôle est l'établissement d'un plan d'action officiel qui sert à communiquer à l'importateur PAD l'importance de respecter les délais de production des déclarations en détail indiqués dans la Loi sur les douanes. En décidant de n'imposer à aucun importateur PAD la SAP pour déclaration en détail en retard de 2004 à 2011, la direction a éliminé un important contrôle permettant d'assurer l'observation.

Unité des transporteurs PAD

L'examen des dossiers de l'Unité des transporteurs PAD a révélé que les processus de surveillance fonctionnent et que les plans d'action sont bien étayés et font l'objet d'un suivi visant à régler les problèmes d'inobservation de manière appropriée. Les plans d'action établis et leurs résultats sont approuvés par la direction locale. Tous les documents demandés par l'équipe de vérification interne étaient disponibles et complets.

Programme PEP

Le programme PEP a recours à une base de données pour faire le suivi de tous les renseignements sur les participants à PEP. Cette base de données est aussi un carnet de travail qui comprend des champs servant à consigner les constatations et les motifs de décision tout au long du processus de surveillance. Cette base de données est utilisée par les ARR dans le cadre des examens de validation. Les procédures normales d'exploitation du programme PEP nécessitent l'entrée de toutes les données sur la validation, y compris la documentation des décisions prises par les ARR, et les plans d'action, le cas échéant, dans la base de données liée au programme PEP. Celle-ci permet aussi de produire des rapports normalisés sur les examens de validation.

L'examen des dossiers effectué par l'équipe de vérification a révélé que la base de données du programme PEP n'était pas convenablement utilisée dans le cas de 16 examens de validation de dossiers du programme PEP sur 24 (66,7 %). Par conséquent, l'information était insuffisante, notamment en ce qui concerne les résultats de surveillance, et il a été difficile de déterminer si les processus de surveillance sont réellement efficaces. Comme la base de données était incomplète, des employés ont produit des rapports de façon non officielle au lieu d'établir des rapports normalisés qui facilitent une approche uniforme de l'évaluation des résultats des participants.

Bien que le programme PEP établisse des plans d'action pour régler les problèmes d'inobservation des participants, ces plans d'action n'indiquaient pas adéquatement comment les problèmes d'inobservation avaient été réglés par le client. Sur 14 plans d'action examinés par l'équipe de vérification, 11 (79 %) n'indiquaient pas que des mesures correctives avaient été prises par le client en réponse aux constatations faites. L'achèvement du plan d'action est important, comme l'indique les procédures normales d'exploitation (PNE) liées au PEP, car il confirme que l'entreprise ne respecte pas les exigences de sécurité minimale (ESM) et représente une entente selon laquelle on précise les mesures qui seront prises afin de les respecter. Ceci est particulièrement pertinent en raison du fait que le programme PEP n'est pas imposé par la loi. Dans la majorité de ces cas, le rapport d'examen de validation connexe indiquait qu'un plan d'action avait été émis mais que celui-ci ne révélait pas quelles mesures avaient été prises à son égard et que le plan d'action était achevé. La vérification a également permis de constater que les problèmes d'inobservation liés au programme PEP n'étaient pas signalés à la haute direction.

Recommendation 2:

Le vice-président de la Direction générale des programmes devrait mettre en œuvre un processus d'examen par les superviseurs des dossiers des programmes des négociants fiables afin de s'assurer que les résultats de la surveillance sont bien étayés et que des plans d'action appropriés sont établis pour régler les problèmes d'inobservation.

Réponse de la direction

La Direction générale des programmes est d'accord avec cette recommandation.
Un examen de validation du PAD est un élément important qui permet d'assurer le respect des exigences liées au programme d'autocotisation des douanes.  Le secteur de programme a déjà entamé la validation des deux importateurs mentionnés dans la vérification et effectuera également un examen de tous les importateurs liés au PAD afin de garantir l'achèvement d'une validation à jour et la consignation de celle-ci en dossier.

L'équipe responsable des importateurs liés au PAD se compose d'agents qui se trouvent dans divers bureaux sur l'ensemble du Canada, dont le bureau central est situé à Mississauga en Ontario. Les procédures de travail antérieures comprenaient seulement l'acheminement d'une version papier des fichiers de documents clés au bureau central et de leur entreposage dans ce bureau. {*}

Dorénavant, les versions papier et électroniques des fichiers sur les importateurs liés au PAD seront entièrement centralisées afin d'améliorer l'accès à ces documents et de faciliter un meilleur examen de supervision à cet égard. Les procédures normales d'exploitation (PNE) seront mises à jour afin d'inclure l'exigence d'une approbation du surveillant pour chacune des phases et des fonctions principales du PAD et de comprendre un examen de dossier de documentation pour s'assurer qu'il soit complet. Ces procédures seront appuyées et renforcées davantage à la suite de la mise en œuvre de l'Application électronique en vertu du Par-delà la frontière, au moyen duquel tous les dossiers clés seront envoyés systématiquement à la direction pour son approbation avant que le traitement de cas ne puisse être achevé.

En ce qui concerne les listes de partenaires de la chaine commerciale, un plan d'action serait justifié dans les cas où plusieurs tentatives répétées ont échouées à obtenir des listes mises à jour du client et les PNE connexes seront modifiées afin de refléter cette situation.

Pour ce qui est des onze plans d'action liés aux Partenaires en protection (PEP) qui n'ont pas été achevés de façon suffisante, le secteur de programme effectuera un examen des dossiers des entreprises et des rapport de validation afin de confirmer que le client visé a pris des mesures pour régler les questions en suspens et qu'elles ont fait l'objet d'une vérification par l'agent du renseignement. À l'avenir, les PNE seront mises à jour pour s'assurer que l'agent du renseignement indique dans le plan d'action la façon dont les secteurs d'inobservation ont été abordés.

Ces mesures seront mises en exécution d'ici mars 2014.

Recommendation 3:

Le vice-président de la Direction générale des programmes devrait établir un processus pour le suivi du statut de tous les problèmes d'inobservation à l'intérieur du cadre de mesure du rendement des programmes des négociants fiables et pour la production de rapports connexes.

Réponse de la direction

La direction générale des programmes est d'accord avec cette recommandation. La Division des programmes des négociants fiables établira un processus pour assurer le suivi et l'établissement de rapports sur les questions d'inobservation, faisant partie intégrante d'un cadre de mesure du rendement des programmes des négociants fiables. Les questions d'inobservation soulevées par cette vérification, lesquelles pourraient avoir une incidence sur les objectifs de programme, seront comprises dans le tableau de bord de programme de la Division. Les tableaux de bord, qui servent de point de départ au Rapport de rendement de programme relativement aux programmes des négociants fiables et qui sont présentés à la réunion mensuelle sur le rendement de la Division des programmes de négociants fiables, facilitent la prise de décisions à tous les échelons. À compter d'octobre 2013, les tableaux de bord deviendront un point permanent pour examen aux réunions de comité de gestion de la Division.  Les tableaux de bord servent de support et à l'élaboration du rapport trimestriel de rendement de l'Agence qui sera examiné par tous les membres de la haute direction.

8.3 Suivi des recommandations des vérifications antérieures

Critères de vérification :

  • Des mesures ont été mises en œuvre pour améliorer l'utilisation des bons numéros d'autorisation bancaire (NAB) de l'ASFC par les institutions financières.
  • Toutes les SAP du PAD ont été examinées pour en réévaluer la nécessité, et les résultats sont communiqués aux secteurs responsables de leur imposition.
  • Une politique a été établie concernant le moment où l'examen de validation initial des importateurs PAD doit être réalisé et la nécessité d'effectuer des examens de validation des importateurs PAD à la suite du premier examen.
  • Un plan assorti de délais d'exécution a été mis en œuvre pour éliminer les retards existants dans la surveillance des transporteurs PAD et la réévaluation des risques.
  • Un délai a été établi pour la mise en œuvre d'un cadre de mesure du rendement du PAD et la présentation de rapports connexes.

L'équipe de vérification a fait un suivi des recommandations découlant de la vérification interne du PAD menée en 2009 pour s'assurer que chaque recommandation avait été mise en oeuvre de façon adéquate.

Les recommandations liées aux NAB de l'ASFC, à la validation des importateurs PAD et à la surveillance des importateurs PAD (les première, troisième et quatrième recommandations ci‑dessus) ont fait l'objet d'une mise en œuvre complète.

La recommandation concernant le besoin de procéder à un examen des SAP du PAD découle d'une décision du programme de ne pas appliquer la SAP pour les déclarations en détail en retard. Bien que l'examen ait entraîné la modification de diverses SAP, il n'a pas complètement réglé le cas de la sanction imposée pour les déclarations en détail en retard. Des modifications ont été effectuées en 2011 pour faire passer la sanction de 50 $ à 100 $ par transaction et le seuil d'observation de 99,5 % à 95 %. Au moment de la vérification, la SAP en question n'était toujours pas imposée.

Pour ce qui est de la recommandation liée à un cadre de mesure du rendement, l'équipe de vérification a constaté que les Programmes des négociants fiables avaient élaboré un tel cadre pour le PAD en application de Par-delà la frontière : Plan d'action. Un grand nombre d'indicateurs de rendement ont été élaborés. Le cadre est un document évolutif, car des informations de base et des cibles doivent être déterminées.

Même si des progrès satisfaisants ont été réalisés en ce qui concerne l'application intégrale des recommandations, il reste encore du travail à faire pour régler la question de la SAP imposée pour les déclarations en détail en retard et renforcer le cadre de mesure du rendement du PAD de façon continue.

Recommendation 3:

Le vice-président de la Direction générale des programmes devrait, conformément au paragraphe 32(3) de la Loi sur les douanes, imposer des SAP pour toutes les déclarations en détail en retard et percevoir les paiements

Réponse de la direction

La direction générale des programmes est d'accord avec cette recommandation.

Des intervenants clés de l'industrie avaient informé l'ASFC il y a quelques années que certains importateurs PAD n'étaient pas en mesure de respecter un niveau d'observation de 99,5% relativement aux déclarations en détail en retard. À l'époque, l'ASFC avait confirmé et accepté qu'il était chimérique pour les entreprises de respecter la norme de 99,5% en raison de leur volume d'activités et du fait que les entrepreneurs utilisent leurs propres systèmes opérationnels afin de déclencher la comptabilisation.  En 2009, une vérification du programme PAD a révélé que l'ASFC devrait effectuer un examen de tous les SAP afin de réévaluer le besoin de ces pénalités. À la suite de consultations et d'une analyse approfondie, il avait été décidé en 2011 qu'un seuil d'observation de 95 % serait plus convenable. Ce seuil d'observation ainsi qu'une augmentation du montant de la pénalité de 50 $ à 100 $ sont en vigueur depuis 2012.

Bien que les importateurs comptabilisent leurs marchandises et sont responsables du paiement des droits et taxes applicables, il importe également que ces derniers inscrivent et paient dans les délais prévus. Chaque fois qu'une transaction est enregistrée en retard, un avertissement vis-à-vis la pénalité (SAP C244) est publié afin d'informer l'importateur de l'infraction.

Le secteur de programme a terminé l'analyse de l'année civile 2012 et il a cerné six entreprises qui n'ont pas respecté le seuil de 95 % pour la comptabilisation tardive. Un Avis de cotisation de pénalité (C246) a été acheminé à ces importateurs en juin 2013. Le montant total de l'imposition de sanctions visant les six entreprises était de 7 900 $

Le recouvrement des arriérés du RSAP sera achevé d'ici septembre 2013.

Annexe A – Au sujet de la vérification

Objectifs et portée de la vérification

La vérification avait pour objectif de déterminer si les contrôles existants servant à gérer l'observation des participants aux programmes des négociants fiables et les recettes connexes établies par autocotisation sont bien conçus et fonctionnent efficacement.

La portée de la vérification comprenait l'observation des participants aux programmes des négociants fiables et le processus d'établissement des recettes par autocotisation. Elle a servi à examiner les processus et les contrôles du PAD, du programme PEP et des programmes commerciaux. La gouvernance des programmes et les responsabilités des agents ont aussi été examinées. La vérification englobait la période allant de janvier 2010 à décembre 2012.

La vérification n'a pas servi à :

  • déterminer si les systèmes de technologie de l'information existants soutiennent adéquatement les besoins des programmes, car de nombreux projets de technologie de l'information sont actuellement en voie d'élaboration et de mise en œuvre;
  • examiner le projet pilote Partenaires en matière d'observation, car il ne compte que huit participants et aucun budget n'est rattaché à l'initiative;
  • déterminer si les initiatives du plan d'action Par-delà la frontière connexes ont été traitées de façon appropriée, car ce dossier sera examiné dans le cadre du prochain plan de vérification axé sur les risques de 2013–2014 à 2015–2016;
  • examiner le Programme d'inscription des chauffeurs du secteur commercial (PICSC), car ce point a été examiné dans le cadre de la vérification interne des programmes des voyageurs fiables (décembre 2012);
  • examiner des éléments extérieurs au mode routier.

Évaluation des risques

L'évaluation des risques a mis en relief les secteurs à risque élevé suivants :

  • Les organismes de surveillance pourraient ne pas obtenir l'information nécessaire sur le programme pour prendre des décisions et régler les problèmes;
  • Les clients pourraient ne pas observer les exigences du programme;
  • Les participants au PAD pourraient ne pas établir adéquatement le montant des recettes;
  • La répartition des tâches pourrait être limitée, ce qui pourrait aboutir à des conflits d'intérêts

Approche et méthode

La vérification a été réalisée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

L'approche suivante a été utilisée pour réaliser la phase d'examen de la vérification :

  • examiner la législation, les politiques, les procédures, les lignes directrices, les rapports, l'information sur le rendement et tous les autres documents pertinents;
  • analyser des données provenant de divers systèmes et sources;
  • mener des entrevues et des visites dans les régions;
  • examiner des échantillons de dossiers de surveillance se trouvant dans les bureaux régionaux;
  • examiner des rapports de vérification de l'observation des programmes commerciaux visant des importateurs PAD;
  • consigner les processus et analyser les lacunes touchant les contrôles.

Critères de vérification

Les secteurs d'intérêt et les critères suivants ont été choisis. Les critères de vérification proviennent du document du Bureau du contrôleur général intitulé Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, ainsi que des programmes de l'ASFC à l'étude.

Secteurs d'intérêt Critères de vérification
1.  Gestion des recettes
  • 1.1 Des processus et des contrôles sont en place pour faire en sorte que l'Agence établisse le bon montant de recettes dans le cadre du PAD.
2.  Observation des exigences par les participants
  • 2.1  Les processus de surveillance utilisés par les Programmes des négociants fiables pour s'assurer que les participants au PAD et au programme PEP respectent les exigences des programmes sont adéquats et efficaces.
  • 2.2  Les problèmes d'inobservation liés au PAD et au programme PEP sont réglés, signalés et surveillés.
3.  Suivi des recommandations des vérifications antérieures
  • Vérification interne du PAD de 2009:
  • 3.1  Des mesures ont été mises en œuvre pour améliorer l'utilisation des bons numéros d'autorisation bancaire (NAB) de l'ASFC par les institutions financières.
  • 3.2  Toutes les SAP du PAD ont été examinées pour en réévaluer la nécessité, et les résultats sont communiqués aux secteurs responsables de leur imposition.
  • 3.3  Une politique a été établie concernant le moment où l'examen de validation initial des importateurs PAD doit être réalisé et la nécessité d'effectuer des examens de validation des importateurs PAD à la suite du premier examen.
  • 3.4  Un plan assorti de délais d'exécution a été mis en œuvre pour éliminer les retards existants dans la surveillance des transporteurs PAD et la réévaluation des risques.
  • 3.5  Un délai a été établi pour la mise en œuvre d'un cadre de mesure du rendement du PAD et la présentation de rapports connexes.

 

Annexe B – Liste des acronymes et abréviations

SAP
Sanction administrative pécuniaire
NAB
Numéro d'autorisation bancaire
ASFC/Agence
Agence des services frontaliers du Canada
PAD
Programme d'autocotisation des douanes
RGT
Région du Grand Toronto
AC
Administration centrale
ESM
Exigence de sécurité minimale
PMO
Partenaires en matière d'observation
PEP
Partenaires en protection
ARR
Agent régional du renseignement
APP
Agent principal de programme
PCC
Partenaire de la chaîne commerciale

Notes

  1. En incluant les résultats des 40 importateurs PAD qui ont fait l'objet d'une vérification de l'observation des programmes commerciaux, la Vérification interne ne cherche pas à donner son opinion sur le niveau d'observation des importateurs PAD. Le but est de communiquer tous les éléments de données reçus pour que le lecteur puisse évaluer l'idée avancée par l'Unité des importateurs PAD selon laquelle les importateurs PAD devraient faire l'objet d'un moins grand nombre de vérifications de l'observation des programmes commerciaux selon le principe de la fiabilité. [Retourne au texte]