Archivé - Audit du programme de remboursement pour les importations occasionnelles

Octobre 2014

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1.0 Introduction

L’Agence des services frontaliers du Canada (l’ASFC ou l’Agence) est responsable de faciliter les échanges commerciaux et les voyages passant par la frontière canadienne, tout en percevant les recettes et en protégeant la population du Canada contre les risques liés à la frontière. Les programmes commerciaux et des recettes constituent un élément clé du rôle de l’Agence à l’appui de l’économie du Canada. Environ 200 000 établissements importent des marchandises au Canada, et la valeur moyenne annuelle des importations se chiffre à plus de 400 milliards de dollars. Des particuliers importent également des marchandises pour usage personnel. L’Agence perçoit environ 100 millions de dollars en droits et taxes liés à ces importations (occasionnelles) non commerciales.

En vertu de la Loi sur les douanes, une personne qui a payé des droits et taxes sur des marchandises importées peut demander le remboursement de la totalité ou d’une partie des droits et taxes perçus sur des importations occasionnelles non commerciales dans des circonstances précisesFootnote 1 par exemple lorsque des marchandises sont retournées ou que des droits et taxes sont payés en trop.

L’Agence traite les demandes de remboursement pour les importations occasionnelles de deux façons distinctes :

  • De façon manuelle au moyen du formulaire papier B2G : Une personne peut demander le remboursement des droits et taxes sur des importations non commerciales au moyen du formulaire B2G, Demande informelle de rajustement de l’ASFC, qui est imprimé au verso du formulaire E14, Formulaire de l’ASFC des importations postales, et joint aux colis à l’importation. Le B2G est également disponible dans le site Web et les bureaux de l’ASFC. La personne remplit le formulaire B2G, y joint les documents à l’appui requis et poste la trousse de documents à l’un de cinq centres de remboursement pour les importations occasionnelles (CRIO)Footnote 2, qui le traite manuellement à l’aide du Système de remboursement des importations occasionnelles (SRIO).
  • De façon électronique au moyen du Système d’échange de données informatiques sur le remboursement pour importations occasionnelles (SEDIRIO). Le SEDIRIO est un processus automatisé destiné aux courtiers en douane canadiens autorisés en vue de la présentation des demandes de remboursement pour les importations occasionnelles au nom des importateurs occasionnels qui ont retourné des marchandises au vendeur étranger original. Les remboursements par le truchement du SEDIRIO s’appliquent seulement aux marchandises du commerce électronique occasionnelles qui ont été déclarées en détail par des courtiers en douane canadiens et qui ont été regroupées au Canada par les courtiers pour être exportées à l’entreprise étrangère. Le SEDIRIO permet la transmission de données minimales selon le principe que les documents d’importation et d’exportation originaux à l’appui sont conservés par les courtiers et présentés à l’ASFC sur demande.

La Direction des programmes commerciaux et antidumping gère le programme de remboursement pour les importations occasionnelles, lequel administre les processus de remboursement et de rajustement pour les importations occasionnelles au Canada qui sont acheminées par la poste ou par messagerie ou transportées par des voyageurs. Il s’agit d’un petit programme qui a connu une croissance rapide et qui est appelé à croître de façon considérable en raison de l’augmentation du commerce électronique transfrontalier.

Le programme fonctionne selon un modèle décentralisé. La Division des politiques commerciales, qui fait partie de la Direction des programmes commerciaux et antidumping de la Direction générale des programmes à Ottawa, est responsable de la surveillance du programme de remboursement pour les importations occasionnelles. La Division appuie les centres de remboursement pour les importations occasionnelles (CRIO) de l’Agence, qui sont gérés par la Direction générale des opérations dans les régions, en plus d’appuyer les clients externes (c. à d. les courtiers et les importateurs) en répondant à leurs demandes de renseignements concernant les processus et les politiques de remboursement pour les importations commerciales et occasionnelles.

Les cinq CRIO qui administrent le programme de remboursement pour les importations occasionnelles sont situés à : Vancouver (Colombie-Britannique); Winnipeg (Manitoba); Yarmouth (Nouvelle-Écosse); Scarborough (Ontario); Ville Saint-Laurent (Québec). Le CRIO de Scarborough, qui est le seul doté du SEDIRIO, traite plus de 85 % de toutes les demandes de remboursement pour les importations occasionnelles.

Au cours de l’exercice 2012-2013, l’Agence a effectué 293 913 remboursements pour un total de 9,6 millions de dollars. Dans le tableau suivant, est donné le détail des remboursements effectués par les CRIO.

CRIO Nombre de transactions Valeur des transactions
Processus manuel SEDIRIO Total Processus manuel SEDIRIO Total
Scarborough 9 954 264 396 274 350 2 888,596 $ 5 538 893$ 8 427 489 $
Ville St-Laurent 6 592 NéantFootnote 3 6 592 386 706 $ Néant 386 706 $
Vancouver 5 423 5 423 390 355 $ 390 355 $
Winnipeg 5 165 5 165 315 351 $ 315 351 $
Yarmouth 2 381 2 381 116 589 $ 116 589 $
Total 29 517 264 396 293 913 4 097 596 $ 5 538 893 $ 9 636 489 $

2.0 Importance de l’audit

En 2013, la Direction de la vérification interne et de l’évaluation des programmes a mené un examen préliminaire des programmes commerciaux et des recettes afin d’évaluer les secteurs à risque clés de chaque programme. Elle a déterminé que le programme de remboursement pour les importations occasionnelles présentait un risque inhérent élevé d’inobservation de la législation, des pratiques incohérentes/inefficaces et de la perte de recettes.

Tous les ans, près de 10 % des droits et taxes sont remboursés par le biais du programme de remboursement pour les importations occasionnelles. Il est prévu que ce montant augmentera, car la demande en matière de marchandises importées demeure forteFootnote 4, ce qui fait croître le commerce électronique transfrontalier et le nombre de marchandises (occasionnelles) non commerciales acheminées au Canada par la poste ou par messagerie ou transportées par des voyageurs. Pour de nombreux Canadiens, le programme de remboursement pour les importations occasionnelles constitue un des visages publics de l’Agence. Par conséquent, il importe qu’un cadre de contrôle adéquat soit en place pour assurer le paiement des remboursements admissibles et exacts.

Le présent audit avait pour objectif d’évaluer la pertinence et l’efficacité des contrôles relativement au traitement, à la vérification et au paiement des demandes de remboursement pour les importations occasionnelles. L’étendue et les critères d’audit figurent à l’annexe A.

3.0 Énoncé de conformité

Le présent audit est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. La stratégie et les méthodes d’audit adoptées sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes et à la Norme relative à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme l’exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

4.0 Opinion de l’audit

Les employés des CRIO traitent avec diligence les demandes manuelles des particuliers, et toutes ces demandes ont été administrées conformément aux exigences de la Loi sur les douanes. Cependant, il y a des lacunes au niveau du cadre de contrôle de l’Agence qui appuie le traitement, la vérification et le paiement des demandes de remboursement pour les importations occasionnelles. Il existe des possibilités d’améliorer les rôles et les responsabilités, les procédures, les contrôles et les pratiques d’établissement de rapports et de surveillance du programme de remboursement pour les importations occasionnelles.

Par conséquent, l’exposition au risque du programme est de modérée à élevée, et la direction doit y prêter attention.

5.0 Principales constatations

L’audit a permis de constater que les particuliers étaient remboursés seulement lorsqu’ils étaient admissibles, et que les bons montants leur étaient versés. Néanmoins, il existe des possibilités de renforcer le cadre de contrôle du programme de remboursement pour les importations occasionnelles.

Les procédures normales d’exploitation en ce qui concerne les remboursements pour les importations occasionnelles ont été élaborées et diffusées en 2000. Les procédures sont désuètes et ne permettent pas d’établir les rôles, les responsabilités, la responsabilisation et les mécanismes de contrôle des employés qui traitent les demandes de remboursement pour les importations occasionnelles à l’échelle de l’Agence. Le mécanisme de communication sur le remboursement pour les importations occasionnelles qui est actuellement en place est axé sur les normes de service. Un processus de surveillance en fonction du risque en ce qui concerne les paiements de remboursements pour les importations occasionnelles n’a pas été mis en œuvre.

Le traitement des demandes de remboursement pour les importations occasionnelles qui sont présentées par les courtiers exigent que l’on y donne suite. Des écarts ont été décelés entre les montants de droits et taxes payés à l’ASFC par des courtiers sur des importations et les montants automatiquement remboursés aux courtiers par le biais du processus du SEDIRIO de l’ASFC.

6.0 Résumé des reccomandations

Dans le cadre de l’audit, sont formulées les trois recommandations suivantes :

  • Élaborer et mettre en œuvre un cadre de contrôle de gestion du programme de remboursement pour les importations occasionnelles.
  • Concevoir et mettre en œuvre des procédures afin de traiter les demandes manuelles de courtiers pour un nombre élevé d’importations occasionnelles de faible valeur monétaire qui ont été déclarées en détail par erreur.
  • Concevoir et mettre en œuvre un cadre de surveillance pour évaluer l’admissibilité et l’exactitude des demandes qui sont traitées automatiquement par le truchement du SEDIRIO.

7.0 Réponse de la direction

La Direction générale des programmes est d’accord avec le rapport d’audit et accepte les trois recommandations qu’il renferme.

L’ASFC a établi le programme de remboursement pour les importations occasionnelles (PRIO) en 1992 comme un mécanisme pour rembourser les droits et taxes sur les importations à des particuliers dans les situations où les marchandises importées étaient par la suite exportées du Canada. En 1997, le PRIO a été élargi pour intégrer le Système d’échange de données informatiques sur le remboursement pour importations occasionnelles (SEDIRIO) afin de faciliter le remboursement efficace des droits et taxes sur les importations à des particuliers dans les cas où des courtiers avaient importé les marchandises pour leur compte, et que celles-ci avaient par la suite été exportées du Canada.

En raison de l’augmentation rapide des importations et des exportations liées au commerce électronique au cours des dernières années, l’ASFC a reçu beaucoup plus de demandes de remboursement pour les importations occasionnelles. Les pratiques changeantes des consommateurs/entreprises et les pressions découlant de l’afflux de demandes de remboursement ont entraîné une administration incohérente du programme dans le but de faciliter la prestation des services aux clients. En décembre 2012, dans le cadre de l’examen préliminaire des programmes commerciaux mené par la Direction de la vérification interne et de l’évaluation des programmes, la Direction des programmes commerciaux et antidumping a déterminé que le PRIO constituait une préoccupation qui pourrait faire l’objet d’une vérification indépendante.

Pour donner suite aux recommandations formulées dans le présent rapport d’audit, la Direction générale des programmes, en collaboration avec la Direction générale des opérations, la Direction générale du contrôle et la Direction générale de l’information, des sciences et de la technologie, entreprendra les travaux suivants :

  • Développer davantage et mettre en œuvre un cadre de contrôle de gestion plus solide pour le PRIO. Ce cadre de contrôle de gestion permettra de donner suite aux constatations dans le rapport d’audit et de protéger l’intégrité globale du programme en veillant à ce que celui ci fonctionne de la façon prévue et qu’il s’appuie sur une prestation des services efficace et uniforme, des données exactes, ainsi qu’une détermination des risques et des contrôles efficaces, et que l’organisation respecte toutes les lois, tous les règlements et toutes les politiques applicables.
  • Concevoir et officiellement mettre en œuvre des procédures normales d’exploitation pour le traitement du nombre élevé de demandes de remboursement pour les importations occasionnelles de courtiers qui sont liées à des erreurs de déclaration des importations.
  • Concevoir et mettre en œuvre un cadre de surveillance qui permet d’évaluer efficacement l’admissibilité et l’exactitude des demandes SEDIRIO et qui prévoit une détermination des risques et des contrôles efficaces.

8.0 Constatations de l’audit

8.1 Cadre de contrôle

Critères d’audit :

  • Les rôles, les responsabilités et la responsabilisation à l’égard du remboursement pour les importations occasionnelles sont définis, consignés par écrit et communiqués.
  • Des politiques et des procédures sont en place et sont suffisantes pour offrir une définition et appuyer l’uniformité de l’application des contrôles requis.
  • Une séparation des tâches en vue du traitement et de l’approbation des paiements de remboursements est en place.
  • Des contrôles de système sont mis en œuvre pour permettre aux utilisateurs autorisés seulement d’accéder au SRIO et au SEDIRIO afin d’enregistrer et de traiter des demandes.
  • Des mécanismes de communication et de rétroaction sont en place pour corriger les irrégularités et faciliter la prise de mesures correctives appropriées en temps opportun.
  • Un processus national de surveillance en fonction du risque est en place, lequel englobe les paiements de remboursements pour les importations occasionnelles.

Un cadre de contrôle efficace du programme de remboursement pour les importations occasionnelles devrait comprendre des rôles, des responsabilités et de la responsabilisation ainsi que des activités et des processus de contrôle clairement définis afin d’assurer la surveillance et l’établissement de rapports en ce qui concerne le remboursement pour les importations occasionnelles. En outre, des procédures, des outils et une orientation devraient être en place pour aider les personnes possédant des pouvoirs subdélégués à exercer leurs fonctions de façon appropriée.

8.1.1 Rôles et responsabilités

Le fait de consigner par écrit et de communiquer les rôles, les responsabilités et la responsabilisation appuie la coordination des efforts visant à atteindre les objectifs du programme, à respecter les pouvoirs applicables, et à accroître l’efficience et la productivité. En particulier, il importe d’assurer l’uniformité de la prestation en raison de la nature décentralisée du programme.

La Division des politiques commerciales, qui fait partie de la Direction des programmes commerciaux et antidumping de la Direction générale des programmes, est responsable de surveiller le programme de remboursement pour les importations occasionnelles et de s’assurer qu’un cadre de contrôle efficace est en place afin d’aider les centres de remboursement pour les importations occasionnelles (CRIO) à administrer le programme. Cependant, des rôles, des responsabilités et de la responsabilisation à l’échelle de l’Agence n’ont pas été consignés par écrit et communiqués afin d’appuyer toutes les personnes participant à ce processus.

Dans les deux CRIO visités, le caractère exhaustif et officiel des rôles et des responsabilités, ainsi que la mesure dans laquelle ils avaient été communiqués, variaient :

  • Au CRIO de Ville Saint-Laurent, les rôles et les responsabilités de chaque employé participant au traitement des demandes manuelles avaient été établis et consignés par écrit.
  • Au CRIO de Scarborough, les rôles et les responsabilités des employés n’avaient pas été consignés par écrit, mais avaient été communiqués de vive voix et dans le cadre de la formation par des pairs pour le traitement des demandes manuelles et SEDIRIO.

Les rôles, les responsabilités et la responsabilisation précis des employés du programme de remboursement pour les importations occasionnelles n’ont pas été suffisamment établis, consignés par écrit ou communiqués. Sans rôles et responsabilités définis, les demandes pourraient ne pas être traitées de façon uniforme conformément aux politiques, aux lois et aux pouvoirs applicables.

8.1.2 Politiques et procédures

L’audit a permis d’évaluer la mesure dans laquelle des politiques et des procédures étaient en place et étaient suffisantes pour offrir une définition claire et appuyer l’uniformité de l’application des contrôles requis. Selon le Manuel de Contrôle de l’Agence – Volume des finances, les paiements effectués par l’Agence doivent respecter les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Directive sur la vérification des comptes. L’Agence a également publié un Mémorandum D et un document sur les exigences à l’égard des participants en ce qui concerne le Système d’échange de données informatiques sur le remboursement pour importations occasionnelles (SEDIRIO), dans lesquels sont énoncées les exigences de la Loi sur les douanes et sont expliquées les procédures pour les particuliers demandant le remboursement de droits et taxes sur des importations occasionnelles et pour les courtiers présentant par voie électronique des demandes de remboursement par le biais du processus SEDIRIO.

La Direction des programmes commerciaux et antidumping surveille une boîte aux lettres générique où l’on peut envoyer des questions concernant le remboursement pour les importations occasionnelles, et les personnes interviewées ont indiqué que les réponses étaient rapides, mais que le nom et le numéro de téléphone d’une personne-ressource à des fins de suivi seraient utiles. L’audit a aussi permis de constater que, même si le Système de remboursement des importations occasionnelles (SRIO) et le SEDIRIO comportent des contrôles de zoneFootnote 5 pour la saisie des données, les procédures normales d’exploitation élaborées et diffusées en 2000 sont désuètes, elles sont antérieures à la création de l’Agence, et elles ne tiennent pas compte des exigences et des pratiques opérationnelles actuelles du programme. En outre, il n’y avait aucune preuve de communication régulière avec les CRIO pour fournir une orientation ou des directives.

La direction des CRIO visités a élaboré des procédures locales. Le CRIO de Ville Saint-Laurent a consigné par écrit et a tenu à jour des procédures détaillées pour tout le processus manuel, tandis que le CRIO de Scarborough communique les procédures locales de vive voix et dans le cadre de la formation en cours d’emploi.

Les politiques et les procédures actuellement en place ne sont pas suffisantes pour appuyer l’uniformité de l’application des contrôles requis et du traitement des demandes de remboursement pour les importations occasionnelles à l’échelle de l’Agence. En l’absence de procédures normales d’exploitation à jour, les contrôles requis pourraient ne pas être appliqués de façon uniforme, comme le montrent les résultats de l’examen des dossiers dont il est question à la section 8.2.

8.1.3 Séparation des tâches

La séparation des tâches constitue un contrôle interne qui vise à réduire le risque de mesures erronées et inappropriées en s’assurant que plus d’un employé participe à l’accomplissement d’une tâche. Lorsque des tâches ne peuvent pas être séparées, des contrôles compensatoires devraient être mis en œuvre.

Bien qu’il soit fait mention, dans le Manuel de Contrôle de l’Agence et la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.3 – Gestion des autres paiements du Secrétariat du Conseil du Trésor, de la nécessité de séparer les tâches pour le traitement des paiements, la Direction des programmes commerciaux et antidumping n’a pas fourni de directives aux CRIO afin de s’assurer que plus d’un employé traite chaque demande de remboursement pour les importations occasionnelles, tel qu’il est requis. Par conséquent, la séparation des tâches a été appliquée de façon non uniforme dans les CRIO visités.

Au CRIO de Scarborough, un commis aux remboursements traitait toute la demande par le truchement du SRIO en exerçant toutes les fonctions requises. Au CRIO de Ville Saint-Laurent, deux employés et un gestionnaire traitaient chaque demande en exerçant des fonctions distinctes, et ont indiqué qu’ils vérifiaient le travail de l’un et de l’autre.

L’absence d’une séparation adéquate des tâches fait croître le risque d’erreurs et de paiements de remboursements fictifs ou non admissibles. L’attribution aux employés des tâches appropriées et la séparation de celles-ci comme il se doit permettront de gérer et de réduire au minimum les risques de fraude potentielle.

8.1.4 Contrôles de système

De solides contrôles de l’accès des utilisateurs permettent d’empêcher le traitement non autorisé de paiements de remboursements.

L’audit a révélé des variations et des écarts au niveau des contrôles de l’autorisation de l’accès, de l’attribution du niveau d’accès approprié en fonction des besoins d’un utilisateur précis, et de la gestion des codes d’utilisateur inactifs.

Au CRIO de Scarborough, la direction a obtenu la capacité de créer et de supprimer les codes d’utilisateur du SRIO et du SEDIRIO, et peut elle-même y donner accès afin de traiter des demandes. Au CRIO de Ville Saint-Laurent, le bureau régional de l’Information, des sciences et de la technologie crée et supprime les codes d’utilisateur du SRIO à la demande de la direction du CRIO.

Dans les deux centres de remboursement visités, la conception du SRIO permet aux employés effectuant le paiement de remboursement de modifier le montant et le détail de celui-ci dans le système. Par conséquent, même si une autorisation de l’accès appropriée était en place, il y a un risque que les utilisateurs créent ou modifient de façon frauduleuse des demandes.

Il n’existait pas de procédures officielles pour la suppression des codes d’utilisateur d’employés n’ayant plus besoin d’accéder aux deux systèmes. Les employés du CRIO de Scarborough ne savaient pas si des codes d’utilisateur inactifs avaient été supprimés, tandis qu’au CRIO de Ville Saint-Laurent, le surintendant supprimait périodiquement des codes d’utilisateur inactifs, même si un certain temps pouvait s’être écoulé depuis que la personne avait quitté le CRIO ou n’avait plus besoin d’accéder au SRIO. Dans les deux CRIO visités, l’audit a mis au jour des codes d’utilisateur inactifs pour des employés n’ayant plus besoin d’accéder aux systèmes.

En l’absence de contrôles de système et de mécanisme de gestion des codes d’utilisateur appropriés, des utilisateurs non autorisés pourraient accéder au SRIO et au SEDIRIO pour y créer des demandes fictives.

8.1.5 Surveillance et établissement de rapports

À l’exception de la surveillance du rendement par rapport à la norme de service de 30 jours, le programme de remboursement pour les importations occasionnelles ne fait pas l’objet d’une surveillance nationale en fonction du risque en ce qui concerne les paiements. Il existe des possibilités pour le programme d’élaborer un cadre qui permettrait de s’assurer que :

  • Les remboursements sont admissibles et exacts;
  • Les demandes sont traitées conformément aux politiques et aux lois applicables;
  • Des mesures correctives sont mises en œuvre en temps opportun.

Sur une base mensuelle, chaque CRIO prépare des rapports, dans lesquels sont résumés le nombre de transactions traitées et la valeur des droits et taxes remboursés, et qui sont présentés à la Division du secteur commercial et des opérations commerciales à la Direction générale des opérations. Bien que la Direction générale des opérations examine les rapports pour établir si les CRIO traitent les demandes en respectant la norme de service de 30 jours, les CRIO ne savent pas à quoi servent les rapports, ou ne reçoivent pas de rétroaction. [*]

La surveillance en fonction du risque et l’établissement de rapports à l’échelle nationale pourraient permettre de donner au programme des assurances quant au traitement des demandes en conformité avec les politiques et les lois applicables.

En conclusion, des écarts importants ont été décelés au niveau du cadre de contrôle du programme de remboursement pour les importations occasionnelles. Si ces écarts ne sont pas corrigés, le programme risque de ne pas traiter, vérifier et payer les demandes de remboursement pour les importations occasionnelles conformément aux lois et aux règlements applicables.

Recommandation 1 :

Que le vice-président de la Direction générale des programmes élabore et mette en œuvre un cadre de contrôle de gestion du programme de remboursement pour les importations occasionnelles.

Réponse de la direction Date d’achèvement

La Direction générale des programmes est d’accord avec cette recommandation. La Direction générale des programmes, en collaboration avec la Direction générale des opérations, a déjà pris des mesures pour mieux gérer les codes d’utilisateur des systèmes en mettant à jour les bases de données sur les codes d’utilisateur afin que l’accès au système soit limité aux employés actuels du programme, et pour séparer les tâches en vue du traitement et de l’approbation des paiements de remboursement afin que tous les employés traitant des demandes soient informés de leurs rôles et responsabilités respectifs. La Direction générale des programmes s’engage à développer davantage et à mettre en œuvre un cadre de contrôle de gestion plus solide pour le programme de remboursement pour les importations occasionnelles (PRIO). En collaboration avec la Direction générale des opérations, la Direction générale du contrôle et la Direction générale de l’information, des sciences et de la technologie, la Direction générale des programmes mènera un examen exhaustif du cadre de contrôle de gestion existant et veillera à ce que celui-ci comprenne : la détermination et la séparation des rôles et des responsabilités en vertu de la Loi sur les douanes, du Règlement sur le remboursement des droits et de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP); des politiques claires, des procédures normales d’exploitation et des directives en matière de systèmes pour le PRIO; une stratégie d’atténuation des risques; une formation à l’intention du personnel et des produits de sensibilisation pour les intervenants.

mars 2015

8.2 Conformité

Critères d’audit :

  • Des pratiques d’exploitation permettent d’assurer l’uniformité de la conformité du traitement des demandes et des paiements avec les lois et les règlements applicables.
  • Seules les demandes de remboursement admissibles sont approuvées et donnent lieu à un paiement.

8.2.1 Pratiques d’exploitation

En vertu de la Loi sur les douanes, les demandeurs doivent présenter des documents précis à l’appui de chaque demande de remboursement, et ce, dans des délais précis. La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et la Directive sur la vérification des comptes prévoient les conditions dans lesquelles tous les paiements peuvent être faits.

Des pratiques d’exploitation efficaces devraient permettre de préciser l’étendue de la vérification devant être effectuée par les employés responsables de l’évaluation de l’admissibilité des demandes, de l’attestation des paiements conformément aux articles 34 et 33 de la LGFP, et de la vérification des comptes.

Bien que des directives fonctionnelles nationales n’aient pas été fournies aux CRIO pour assurer l’uniformité de la conformité du traitement des demandes et des paiements avec les lois et les règlements applicables, des pratiques locales ont été mises en place en fonction des besoins opérationnels.

Au CRIO de Scarborough, les pratiques suivantes étaient en place pour le traitement des demandes manuelles et SEDIRIO :

Processus manuel :

  • Un commis aux remboursements évalue la conformité des demandes manuelles avec la Loi sur les douanes;
  • La direction a indiqué qu’elle examine certaines demandes admissibles à un paiement, ainsi que toutes les demandes refusées. L’audit a permis de confirmer que, pour les 103 demandes de faible valeur échantillonnées, la direction a examiné 36 des 75 demandes admissibles à un remboursement. Il n’y avait pas de preuve d’examen pour aucune des 28 demandes refusées;
  • Le CRIO de Scarborough ne disposait pas d’un processus de renvoi aux échelons supérieurs bien défini pour l’examen des paiements de valeur élevéeFootnote 6 par la direction : les employés traitant les remboursements n’avaient pas une compréhension uniforme des limites des paiements de remboursements à des particuliers qui ne nécessitaient pas un examen additionnel par la direction.

SEDIRIO :

  • Des centaines de milliers de demandes, dont nombre sont pour moins d’un dollar, sont traitées par le truchement du SEDIRIO. L’application comporte des règles programmées [*]Footnote 7. Par conséquent, plus de [*] de toutes les demandes SEDIRIO sont traitées automatiquement. S’il le juge nécessaire, l’agent peut examiner les demandes dont la valeur [*] et il peut demander au courtier des documents à l’appui.

Aucune des demandes manuelles ou SEDIRIO ayant donné lieu à un remboursement n’a fait l’objet d’une attestation officielle conformément à l’article 34 de la LGFP, et ce, malgré la directive du Conseil du Trésor selon laquelle les articles 33 et 34 de la LGFP s’appliquent aux remboursementsFootnote 8.

Le CRIO de Ville Saint-Laurent ne traite que des demandes manuelles. Les employés y ont adopté les pratiques suivantes :

  • Chaque remboursement est traité en conformité avec la Loi sur les douanes par deux personnes et un surintendant, qui ont indiqué qu’ils examinaient le travail de l’un et de l’autre avant le paiement;
  • Examen des demandes de valeur élevée : Bien qu’aucune demande de valeur élevée échantillonnée dans le cadre de l’audit n’ait été traitée au CRIO, une matrice bien définie de renvoi aux échelons supérieurs pour l’examen des paiements de valeur élevée était en place. Le chef des opérations locales au CRIO doit approuver toutes les demandes de [*], le directeur, celles de [*] et le directeur général régional, celles de plus de [*];
  • Examen des demandes manuelles : Le surintendant examine la feuille de travail de rajustement des importations occasionnelles pour chaque demande ayant donné lieu à un remboursement, et y appose la date ainsi que ses initiales. Le surintendant a également décrit un examen plus détaillé des documents à l’appui pour les demandes de plus de [*] ou pour certains types de transactions, comme les remboursements de droits sur des effets personnels d’immigrants au Canada ou sur des automobiles. La vérification a permis de confirmer que, sur les 54 demandes de faible valeur échantillonnées, les 38 demandes jugées admissibles ont toutes été examinées par la direction;
  • Même si le surintendant apposait la date et ses initiales sur chaque demande ayant donné lieu à un remboursement, il ne s’agissait pas d’un examen officiel en vertu de l’article 34 : il n’y avait ni énoncé de l’attestation conformément à l’article 34 de la LGFP, ni nom, ni signature de la personne ayant approuvé le paiement. La direction du CRIO a pris des mesures pour corriger cette lacune dès que l’équipe d’audit l’a décelée.

Même si la Direction générale du contrôle atteste les paiements manuels et SEDIRIO conformément à l’article 33 de la LGFP, elle le fait en l’absence d’assurances quant à l’existence d’éléments de preuve tangibles montrant que la vérification des comptes a eu lieu, ou qu’il y a eu attestation du paiement par une personne possédant les pouvoirs délégués de signer des documents financiers en vertu de l’article 34 de la LGFP.

Les pratiques d’exploitation actuelles ne permettent pas d’assurer l’application uniforme des exigences de la LGFP et de la Directive sur la vérification des comptes.

La direction devrait s’assurer d’apporter des améliorations au cadre de contrôle afin de régler ces problèmes de conformité.

8.2.2 Exigences en matière d’admissibilité

Pour être admissible à un remboursement, une demande manuelle doit répondre à des exigences précises de la Loi sur les douanes en matière de documents à l’appui et de caractère opportun. Les demandes présentées par voie électronique par le truchement du SEDIRIO doivent contenir l’information précisée dans le document sur les exigences à l’égard des participants en ce qui concerne le SEDIRIO. De plus, les courtiers doivent être prêts à fournir des documents à l’appui à l’Agence sur demande.

Remboursements manuels à des particuliers

Dans le cadre de l’audit, ont été échantillonnées 162 demandes manuellesFootnote 9 présentées par des particuliers. Il a été constaté que toutes les demandes ont été traitées conformément aux exigences de la Loi sur les douanes et que les paiements qui ont en découlé ont été effectués pour les bons montants.

L’audit a permis de confirmer que, pour les 108 demandes échantillonnées, le CRIO de Scarborough avait correctement établi que les 80 demandes ayant donné lieu à un paiement répondaient aux exigences en vue d’un remboursement. Les 28 demandes qui restaient avaient correctement été jugées non admissibles et n’avaient pas donné lieu à un paiement.

L’audit a permis de confirmer que, pour les 54 demandes échantillonnées, le CRIO de Ville Saint-Laurent avait correctement établi que les 38 demandes ayant donné lieu à un paiement répondaient aux exigences en vue d’un remboursement, tandis que les 16 demandes qui restaient avaient correctement été jugées non admissibles et n’avaient pas donné lieu à un paiement.

Remboursements manuels à des courtiers

Dans le cadre de l’audit, ont été examinées les 12 demandes de grande valeur présentées par des courtiers et traitées au CRIO de Scarborough. La vérification a permis de confirmer que 11 de ces demandes répondaient aux exigences en vue d’un remboursement prévues par la Loi sur les douanes.

[*]

[*]

À l’avenir, un processus bien conçu comportant des contrôles appropriés pourrait permettre d’améliorer la gestion de ces demandes.

SEDIRIO – Remboursements électroniques à des courtiers

Dans le cadre de l’audit, ont été échantillonnées de façon aléatoire 158 demandes SEDIRIO traitées au CRIO de Scarborough. Les 158 demandes avaient toutes été jugées admissibles par le SEDIRIO et le paiement avait été fait automatiquement selon [*]Footnote 10. L’audit a permis de confirmer que le SEDIRIO avait correctement établi l’admissibilité des demandes, mais a révélé des écarts dans [*].

[*]

[*]

Recommandation 2 :

Que le vice-président de la Direction générale des programmes conçoive et mette en œuvre des procédures afin de traiter les demandes manuelles de courtiers pour un nombre élevé d’importations occasionnelles de faible valeur monétaire qui ont été déclarées en détail par erreur.

Réponse de la direction Date d’achèvement

La Direction générale des programmes est d’accord avec cette recommandation et, en consultation avec la Direction générale des opérations, la Direction générale du contrôle et la Direction générale de l’information, des sciences et de la technologie, elle établira et mettra en œuvre des procédures afin de traiter le nombre élevé de demandes de remboursement pour des importations occasionnelles qui sont reçues de courtiers relativement à tous les types d’erreurs de déclaration des importations. La mise en œuvre de ces procédures normales d’exploitation comprendra un volet de formation du personnel, ainsi qu’un solide mécanisme de soutien au programme à l’AC afin d’améliorer le rendement du PRIO.

février 2015

Recommandation 3 :

Que le vice-président de la Direction générale des programmes conçoive et mette en œuvre un cadre de surveillance pour évaluer l’admissibilité et l’exactitude des demandes qui sont traitées automatiquement par le truchement du SEDIRIO.

Réponse de la direction Date d’achèvement

La Direction générale des programmes est d’accord avec cette recommandation et elle s’engage à examiner les éléments et les pratiques existants en matière de surveillance afin de concevoir et de mettre en œuvre un cadre de surveillance amélioré pour évaluer efficacement l’admissibilité et l’exactitude des demandes qui sont traitées automatiquement par le truchement du SEDIRIO. En particulier, une formule d’échantillonnage valide pour déterminer le risque sera établie et elle sera intégrée aux politiques et aux procédures du programme.

février 2015

Annexe A : À propos de l’audit

Objectifs et étendue de l’audit

La Vérification interne a mené l’examen préliminaire des programmes commerciaux et des recettes de l’Agence en 2012-2013. Selon les résultats de l’évaluation des risques, ont été proposées six vérifications ou audits, dont l’audit du programme de remboursement pour les importations occasionnelles. L’audit du programme de remboursement pour les importations occasionnelles a été approuvé dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques de 2013-2014 à 2015-2016 de l’Agence.

Le présent audit avait pour objectif d’évaluer le caractère adéquat et l’efficacité des contrôles du traitement, de la vérification et du paiement des demandes de remboursement pour les importations occasionnelles.

L’étendue de l’audit a porté sur les processus de remboursement manuels et SEDIRIO et les demandes traitées du 1er avril 2012 au 31 mars 2013. Elle a également porté sur les fonctions à l’Administration centrale et sur deux bureaux régionaux qui administrent le programme de remboursement pour les importations occasionnelles (Scarborough et Ville Saint-Laurent).

Stratégie et méthodes

Les techniques suivantes ont été employées lors de la phase d’examen de l’audit :

  • Ont été examinées les politiques, les directives et les procédures applicables qui régissent le programme.
  • Ont été menées des entrevues auprès de commis, d’agents et de gestionnaires dans les bureaux régionaux qui administrent le programme de remboursement pour les importations occasionnelles, et auprès de fonctionnaires des directions générales du Contrôle, des Opérations et des Programmes.
  • Ont été préparées des revues générales des processus de remboursement manuels dans les CRIO de Ville Saint Laurent (Québec) et de Scarborough (Ontario).
  • A été examiné un échantillon aléatoire de demandes manuelles et automatiques (157 demandes manuelles et 158 demandes SEDIRIO) de 2012-2013 afin d’évaluer l’efficacité de contrôles clés et le respect de pouvoirs clés.
  • Ont été examinés tous les remboursements de grande valeurFootnote 11 effectués en 2012 2013.

Dans le tableau suivant, sont indiqués le type et le nombre de demandes échantillonnées dans chaque CRIO visité :

Type de remboursement CRIO de Scarborough CRIO de Ville Saint-Laurent Total
Remboursement de grande valeur 17 0 17
Processus manuel 103 54 157
Processus SEDIRIO 158 NéantFootnote 12 158
Total 357 54 411

Évaluation des risques

Lors de la phase de planification de l’audit, ont été décelées des faiblesses potentielles au niveau du contrôle dans un certain nombre de secteurs :

Cadre de contrôle

Il y a un risque que :

  • Les rôles, les responsabilités et la responsabilisation précis à l’égard du remboursement pour les importations occasionnelles ne soient pas définis, consignés par écrit et communiqués aux employés du programme de remboursement pour les importations occasionnelles.
  • Des politiques et des procédures ne soient pas en place et ne soient pas suffisantes pour offrir une définition claire et appuyer l’uniformité de l’application des contrôles requis.
  • Une séparation des tâches en vue du traitement et de l’approbation des paiements de remboursements ne soit pas en place pour gérer et réduire au minimum les risques de fraude potentielle.
  • Des contrôles de système ne soient pas en place pour permettre aux utilisateurs autorisés seulement d’accéder au SRIO et au SEDIRIO afin d’enregistrer et de traiter des demandes.
  • Des mécanismes de communication et de rétroaction ne soient pas en place pour corriger les irrégularités et faciliter la prise de mesures correctives appropriées en temps opportun.
  • Un processus national de surveillance en fonction du risque en ce qui concerne les paiements de remboursement pour les importations occasionnelles ne soit pas en place afin de donner des assurances quant à la réalisation des résultats attendus, au traitement des demandes selon les politiques et les lois applicables, et à la mise en œuvre de mesures correctives en temps opportun.

Conformité

Il y a un risque que les pratiques d’exploitation ne permettent pas d’assurer l’admissibilité des demandes, l’attestation des paiements conformément aux articles 34 et 33 de la LGFP, ainsi que le rendement de la vérification des comptes.

Critères d’audit

Les critères d’audit découlent des Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l’intention des vérificateurs internes du Bureau du contrôleur général, des hypothèses du Manuel de l’ICCA et du cadre de critères de contrôle (CCC) de l’ICCA.

Secteurs d’intérêt Critères d’audit
Cadre de contrôle
  • 1.1 Les rôles, les responsabilités et la responsabilisation précis à l’égard du remboursement pour les importations occasionnelles sont définis, consignés par écrit et communiqués.
  • 1.2 Des politiques et des procédures sont en place et sont suffisantes pour offrir une définition et appuyer l’uniformité de l’application des contrôles requis.
  • 1.3 Une séparation des tâches en vue du traitement et de l’approbation des paiements de remboursement est en place.
  • 1.4 Des contrôles de système sont mis en œuvre pour permettre aux utilisateurs autorisés seulement d’accéder au SRIO et au SEDIRIO afin d’enregistrer et de traiter des demandes.
  • 1.5 Des mécanismes de communication et de rétroaction sont en place pour corriger les irrégularités et faciliter la prise de mesures correctives appropriées en temps opportun.
  • 1.6 Un processus national de surveillance en fonction du risque est en place, lequel englobe les paiements de remboursement pour les importations occasionnelles.
Conformité
  • 2.1 Les pratiques d’exploitation permettent d’assurer la conformité du traitement des demandes et des paiements avec les lois et les règlements applicables.
  • 2.2 Seules les demandes de remboursement admissibles sont approuvées et donnent lieu à un paiement.

Annexe B : Sigles

ASFC
Agence des services frontaliers du Canada
CRIO
Centre de remboursement pour les importations occasionnelles
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques
PRIO
Programme de remboursement pour les importations occasionnelles
SEDIRIO
Système d’échange de données informatiques sur le remboursement pour importations occasionnelles
SRIO
Système de remboursement des importations occasionnelles

Footnotes

Footnote 1

Tel qu’il est indiqué dans le Mémorandum D6 2 6 de l’Agence des services frontaliers du Canada.

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Footnote 2

Tel qu’il est déterminé selon la première lettre du code postal de l’adresse domiciliaire.

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Footnote 3

Toutes les demandes de remboursement SEDIRIO sont traitées au CRIO de Scarborough.

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Footnote 4

Tel qu’il est indiqué dans le rapport du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada : « Le commerce international au Canada : Le point sur le commerce et l’investissement – 2013 ».

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Footnote 5

Il s’agit de règles programmées dans les systèmes pour appuyer le contrôle de l’intégrité de la saisie des données. Cela comprend : le format de zone erroné ou les zones en blanc, la date de paiement des droits antérieure à la date du jour, la date de paiement des droits remontant à plus de deux ans à compter de la date du jour ou de quatre ans dans le cas de la TPS/TVH, la date d’exportation antérieure à la date du jour, la date d’exportation antérieure à la date de paiement des droits, le numéro de rajustement en double, etc.

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Footnote 6

Les remboursements de grande valeur ont été définis comme ceux d’une valeur de plus de [*] ce qui équivaut à trois écarts-types au-dessus du remboursement moyen payé [*].

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Footnote 7

[*].

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Footnote 8

Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques, section 6.5.2.

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Footnote 9

L’échantillon était composé de 103 et 54 remboursements sélectionnés au hasard de faible valeur des CRIO de Scarborough et de Ville Saint-Laurent respectivement, et de cinq remboursements de grande valeur du CRIO de Scarborough qui ont été versés à des particuliers.

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Footnote 10

En raison de la conception du SEDIRIO, des documents à l’appui des demandes ayant donné lieu à un paiement automatique n’avaient pas été demandés avant la présente vérification.

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Footnote 11

Les remboursements de grande valeur ont été définis comme ceux d’une valeur de plus de [*], ce qui équivaut à trois écarts-types au-dessus du remboursement moyen payé [*].

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Footnote 12

Toutes les demandes de remboursement SEDIRIO sont traitées au CRIO de Scarborough.

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