Archivé - Audit du fret aérien dans le secteur commercial

Juillet 2014

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[*] Un astérisque indique que des renseignements de nature délicate ont été supprimés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

1.0 Introduction

L’Agence des services frontaliers du Canada (l’ASFC ou l’Agence) a pour mandat de concilier la protection de la sécurité nationale et de la sécurité publique et la facilitation du commerce et des voyages transfrontaliers légitimes. Le gouvernement du Canada a investi l’Agence de pouvoirs légaux et réglementaires qui lui permettent de contrôler la circulation des personnes et des marchandises. Les politiques et les procédures propres aux programmes dictent la façon dont les programmes seront mis en œuvre et exécutés.

Le fret commercial arrive au Canada par les modes d’importation terrestre, maritime, aérien, ferroviaire et des opérations postales. La Division des programmes frontaliers du secteur commercial (DPFSC) est chargée de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la surveillance du rendement du programme national. Elle doit en outre veiller à l’observation des politiques, des processus, des procédures, des règlements et des lois qui se rapportent à la circulation des marchandises commerciales dans tous les modes, dont le fret aérien dans le secteur commercial (Programme du fret aérien – PFA)Footnote 1. La DPFSC a aussi la responsabilité de gérer des projets liés au secteur commercial à l’Administration centrale (AC) et dans les régions, c’est-à-dire de concevoir, d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies de transformation opérationnelle. La DPFSC offre une orientation fonctionnelle aux régions et consulte les autres ministères et les clients externes au sujet du traitement des importations commerciales.

Les agents des services frontaliers (ASF) régionaux exécutent le PFA en examinant et en traitant le fret et les moyens de transport, en rendant des décisions définitives sur la mainlevée et en veillant à ce que les clients répondent aux critères d’admissibilité. En cas d’inobservation, les ASF prennent les mesures d’exécution nécessaires.

2.0 Importance de l’audit

L’audit présente un intérêt pour la direction parce que la filière commerciale sur le fret aérien englobe des origines à risque élevé et divers relativement aux importations commerciales. Le fret aérien commercial compte pour environ 25 % de toutes les expéditions qui arrivent au Canada. En 2012, 13 % des saisies de drogue effectuées dans le volet commercial aérien représentaient 44 % de la valeur de la drogue saisie par l’Agence dans tous les modes. [*]

3.0  Énoncé de conformité

Le présent audit respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme le confirment les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Ainsi que l’exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, la stratégie et les méthodes d’audit adoptées sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

4.0 Opinion de l’audit

Le Programme du fret aérien fonctionne de manière suffisante pour atteindre les objectifs stratégiques de l’Agence qui consistent à faciliter la circulation des marchandises à faible risque au Canada et à intercepter les marchandises à risque élevé. Cependant, l’audit a permis de relever des possibilités pour améliorer le contrôle à la frontière du fret aérien dans le secteur commercial.

L’Agence est donc exposée à un risque moyen.

5.0 Principales constatations

Les rôles et responsabilités du personnel opérationnel dans les régions sont précisés et consignés. Est également bien compris, le rôle de la Direction générale des programmes à l’AC en tant qu’autorité fonctionnelle de l’élaboration des politiques et des lignes directrices. Cependant, lors des entrevues dans les points d’entrée et avec la direction à l’AC, l’équipe d’audit a constaté que le rôle de la Direction générale des opérations à l’AC n’est pas bien compris en ce qui a trait au PFA.

Bien qu’en général le personnel qui exécute le PFA comprenne bien les politiques et les procédures liées aux examens, l’approche varie quand il s’agit de demander une orientation fonctionnelle au sujet des opérations du fret aérien dans le secteur commercial. Certains employés communiquent avec les agents régionaux des programmes, tandis que d’autres communiquent avec la Direction générale des programmes ou la Direction générale des opérations à l’AC.

L’Agence a établi des lignes directrices claires pour l’annulation des examens générés par le système dans le secteur commercial. Les points d’entrée ne suivent pas toujours ces lignes directrices. L’Agence déploie actuellement des efforts pour que les opérations régionales comprennent et suivent les lignes directrices relatives aux annulations.

Lors des visites dans les bureaux régionaux, l’équipe d’audit a pu confirmer que les examens du fret aérien dans le secteur commercial sont entrés dans les systèmes de l’Agence. Cependant, il n’y avait aucun système national ou protocole pour entrer les résultats des examens des aéronefs.

Dans son analyse des lacunes du Programme d’examen du fret aérien effectuée en 2012, la DPFSC avait relevé des lacunes dans le PFA dont l’identification de huit secteurs ayant besoin d’amélioration. Comme les constatations décelées lors du présent audit, la DPFSC a également cerné des lacunes en matière de technologie de détection et de formation. La DPFSC travaille actuellement à la mise en application de ses mesures de suivi dans le cadre de son plan d’action, aux fins de traiter des lacunes révélées.

6.0 Résumé des reccomandations

L’audit fait les trois recommandations suivantes : 

  • Renforcer la surveillance du fret aérien dans le secteur commercial
  • Normaliser la prestation de la formation dans le secteur commercial
  • Finaliser le [*] pour combler les lacunes concernant la technologie de détection

7.0 Réponse de la direction

L’ASFC souscrit aux recommandations découlant de l’audit et prend les mesures qui s’imposent pour commencer à traiter des risques qui y ont été identifiés, et ce, aux fins de rehausser l’intégrité de son Programme du fret aérien.

En 2011, l’Agence a effectué une [*] qui a permis d’identifier un bon nombre d’enjeux. Par la suite, un plan d’action fut élaboré dont la mise en œuvre était prévue sur trois ans, soit de 2012-2013 à 2014-2015. En outre, l’Agence a mené une évaluation des risques touchant les opérations du fret aérien; celle-ci est informée des risques qui y sont liées. Un bon nombre de mesures ont été prises au moyen de la mise en œuvre continue du plan d’action, en connaissance de cause des volumes de fret aérien qui augmentent et du risque de machination interne dans tous les modes.

Pour donner suite à [*], la Direction générale des programmes a pris des démarches pour améliorer la surveillance et la communication entre les régions et l’Administration centrale en instaurant une conférence téléphonique ordinaire avec les chefs du mode aérien aux fins d’identifier et de résoudre les enjeux découlant du Programme d’examen du mode aérien. De plus, une boîte aux lettres générique a également été créée pour établir un mécanisme centralisé qui permettra aux responsables des régions de revoir les enjeux opérationnels. Un processus plus détaillé et peaufiné pour l’analyse et l’établissement de rapports sur les résultats d’examens a aussi été mis en exécution. Dans le but de continuer à renforcer la gouvernance, des précisions sur les rôles et les responsabilités des directions générales des Programmes et des Opérations seront communiquées aux régions en juin 2014.

Afin de s’assurer que les mesures opérationnelles sont efficaces, que les employés sont formés et bien informés, et de garantir un mise en application uniforme, la Direction générale des ressources humaines a mis sur pied des normes nationales de formation à l’intention des agents des services frontaliers qui travaillent dans le secteur des opérations commerciales. Le Plan de formation national permet de préciser le nombre de séances de formation prévues dans toutes les régions, pour chaque cours de formation lié aux opérations commerciales. La formation dans le secteur commercial sera renforcée davantage grâce à la mise en œuvre d’un système de suivi qui permettra d’assurer que tous les agents qui travaillent dans le domaine des opérations commerciales reçoivent une formation de base et grâce à l’établissement d’un bassin d’agents de formation qualifiés.

L’Agence investit dans la technologie de détection dans les bureaux des opérations du fret aérien depuis les deux dernières décennies. Le travail a été achevé relativement à la détermination des risques spécifiques liés au fret aérien portuaire et l’ensemble de la technologie de détection devra veiller à leur atténuation. Pour tirer profit de cette expérience, les directions générales des Programmes, des Opérations, et de l’Information, des sciences et de la technologie mettront à jour la stratégie d’atténuation afin de traiter des risques et des vulnérabilités qui ont été identifiés dans le secteur des opérations du fret aérien. Les directions générales continueront à raffiner l’ensemble de la technologie de détection appropriée qui répondra aux besoins portuaires précis, en fonction de la taille et du volume des points d’entrée et des risques liés aux activités. Du travail supplémentaire sera achevé pour assurer un emplacement et une utilisation stratégique de la technologie de détection dans les lieux où les activités de fret aérien sont les plus à risque.  

 

8.0 Constatations de l’audit

La DPFSC est chargée de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la surveillance du rendement du programme national. Elle doit en outre veiller à l’observation des politiques, des processus, des procédures, des règlements et des lois qui se rapportent à la circulation des marchandises commerciales dans tous les modes. À l’Agence, il n’y a pas de direction générale ou de division affectée exclusivement à la conception et à la gestion d’un programme du fret aérien dans le secteur commercial. L’audit a permis de relever quelques constatations importantes auxquelles une suite doit être donnée.

8.1 Conception du programme

Critères d’audit

  • Les rôles et responsabilités de la direction chargée du fret aérien et des autres intervenants concernés de l’Agence sont clairement définis et communiqués.
  • Des objectifs, des processus et des procédures clairs concernant l’examen du fret et des aéronefs ont été élaborés et communiqués aux régions.
  • La direction du programme fournit une orientation et un soutien appropriés en ce qui a trait aux activités régionales.
  • Les annulations sont effectuées selon les lignes directrices de l’Agence et seulement dans les circonstances appropriées.
  • Les résultats de l’examen du fret et de l’aéronef sont entrés dans les systèmes appropriés conformément aux lignes directrices et ils font l’objet d’une surveillance par les surintendants et les chefs.
  • Des renseignements suffisants, opportuns et exacts sont recueillis, analysés, puis communiqués aux régions et aux organes décisionnels compétents.
  • De nouvelles initiatives visant le fret aérien sont prévues, en fonction des commentaires exprimés par les régions et les intervenants, et les risques et les répercussions des initiatives ont été cernés, puis communiqués aux régions.

8.1.1 Rôles et responsabilités

Les ASF régionaux ont pu s’exprimer clairement concernant leur rôle et leurs responsabilités ainsi que les tâches qu’ils doivent accomplir pour exécuter le PFA. Ce rôle et ces responsabilités ont été communiqués par la formation, l’expérience en milieu de travail, l’orientation et les documents sur les procédures, comme le Manuel d’exécution de l’ASFC. Dans les points d’entrée, un peu plus de la moitié des ASF interrogés ont décrit l’objectif du PFA comme responsable de l’interception des expéditions à risque élevé et de la facilitation de la circulation des expéditions à risque faible. Certains ASF ne savaient pas si le PFA avait comme priorité de faciliter ou d’exécuter la loi.

Les agents du renseignement ont décrit leur rôle dans le cadre du PFA comme étant de fournir des renseignements tactiques et opérationnels aux points d’entrée, p. ex. des renseignements permettant de reconnaître les aéronefs ou le fret à risque élevé, et d’assurer la liaison entre le renseignement à l’AC, les ASF et d’autres organismes d’exécution de la loi. Les agents du renseignement collaborent également avec les analystes du renseignement en leur fournissant l’information nécessaire pour analyser les tendances.

La plupart des agents de programmes interrogés étaient en mesure de préciser leur rôle et leurs responsabilités dans le cadre du PFA. Selon eux, leur rôle consiste à appuyer les opérations en apportant des précisions sur les lignes directrices et les politiques, en assurant la liaison avec l’AC au sujet des préoccupations et des questions non résolues et en informant les points d’entrée des initiatives de l’Agence. Les ASF et les surintendants ont mentionné lors des entrevues que les agents de programmes régionaux ne connaissaient pas toujours bien le fret aérien dans le secteur commercial et qu’il était alors difficile d’obtenir une orientation opérationnelle.

Les employés régionaux comprenaient bien le rôle que joue la Direction générale des programmes dans l’élaboration des programmes et des politiques, alors qu’ils ont été incapables de décrire le rôle de la Direction générale des opérations dans l’exécution du PFA. La direction à l’AC a reconnu que les rôles et responsabilités liés au PFA n’avaient pas été clairement définis depuis la restructuration de l’Agence en 2010; elle y travaille. De plus, [*] avait révélé que la confusion créée par le chevauchement des rôles et des responsabilités était un enjeu entre les régions et l’AC. Lors de la visite des lieux par l’équipe d’audit, les agents de programmes régionaux, responsables de la liaison entre l’AC et les employés des points d’entrée, ont mentionné qu’ils éprouvaient de la difficulté à obtenir de l’aide de la direction générale ou de l’unité compétente à l’AC.

8.1.2 Politiques, procédures et soutien

Plusieurs documents clés aident les ASF à exécuter leurs tâches quotidiennes. Le Manuel d’exécution de l’ASFC renferme les politiques opérationnelles, les lignes directrices de procédure, les autorisations et les rôles et responsabilités concernant les activités du PFA. Le Manuel contient des chapitres sur l’examen des expéditions commerciales et des aéronefs commerciaux. Les mémorandums ministériels de l’Agence sont des documents publics qui servent à informer les ASF et les utilisateurs des services de l’Agence des changements apportés aux programmes, des pouvoirs législatifs et réglementaires de l’Agence et des obligations en matière d’observation.

La plupart des personnes interrogées ont dit que les politiques et les procédures étaient assez claires et complètes. En outre, les employés des opérations interrogés ont mentionné qu’ils demandent souvent conseil aux ASF chevronnés, aux surintendants, aux agents du renseignement, à d’autres employés des opérations du fret aérien dans le secteur commercial, aux agents de programmes régionaux et aux personnes-ressources à l’AC.

En ce qui a trait au soutien continu, les points d’entrée ne savaient pas toujours avec qui communiquer à l’AC pour obtenir une orientation fonctionnelle. Des surintendants et des chefs traitent directement avec les agents de programmes régionaux s’ils estiment que l’agent aune expérience suffisante du fret. D’autres communiquent avec des employés à l’AC, de la Direction générale des programmes ou de la Direction générale des opérations, avec qui ils ont déjà communiqué par le passé. De nombreuses personnes interrogées ont mentionné que, depuis la restructuration à l’AC, elles ne savaient pas toujours à qui s’adresser pour traiter des préoccupations régionales. En conséquence, une région a mis sur pied son propre comité pour analyser les enjeux régionaux et trouver des solutions appropriées.

Les services de fret aérien dans le secteur commercial ne sont pas offerts 24 heures sur 24, sauf à l’aéroport international Pearson. [*]

[*] et les entrevues menées pendant l’audit ont permis d’identifier la collusion des employés ne faisant pas partie de l’ASFC relativement à la poursuite au criminel, c’est-à-dire que les personnes travaillant dans l’environnement des aéroports représentent le plus grand risque par rapport aux opérations du fret aérien dans le secteur commercial. Il incombe en premier lieu aux responsables des aéroports de départ étrangers à l’extérieur du Canada de s’attaquer à ce risque. Au Canada, cette responsabilité est partagée parmi tous les intervenants des aéroports, y compris Transports Canada, les compagnies aériennes, les administrations aéroportuaires, la police locale et l’Agence. L’Agence a entrepris une démarche importante en 2013 afin d’atténuer ce risque au moyen d’une mise en place progressive des zones de contrôle des douanes, qui confèrent à l’Agence le pouvoir d’interroger les travailleurs canadiens sur leurs activités dans les zones désignées des aéroports. En outre, les agents du renseignement régionaux travaillent avec les ASF dans les aéroports, et le renseignement tactique est fourni par les responsables de la Division des opérations et d’analyse du renseignement de la Direction générale des opérations.

[*] a défini des stratégies pour atténuer ce risque.

8.1.3 Annulations

Les annulations permettent à la direction du secteur commercial d’annuler un examen généré par le système lorsque les circonstances le justifient. Ces circonstances sont définies dans le Guide de référence du Système de soutien de la mainlevée accélérée des expéditions commerciales (SSMAEC). Le Manuel d’exécution de l’ASFC renferme les lignes directrices pour annuler les renvois pour examen.

L’audit a permis d’étudier les 434 annulations d’examens ciblés du fret aérien dans le secteur commercial pour la période allant de juin 2011 à juillet 2013. [*]

Les employés régionaux étaient au courant des raisons pouvant justifier l’annulation des examens et de l’obligation d’obtenir l’approbation. [*] Si les examens ne sont pas enregistrés correctement, les principales données utilisées pour établir les tendances et créer des scénarios efficaces d’évaluation des risques du fret avant l’arrivée axés sur le renseignement pourraient être perdues.

L’Agence prend part à un processus continu pour consigner clairement les raisons d’une annulation et pour améliorer l’utilisation des codes d’annulation. De plus, la DPFSC fournit l’état actuel de l’utilisation des annulations dans la publication trimestrielle du document [*], et les statistiques sur l’annulation des renvois aléatoires sont saisies dans le sommaire trimestriel du rendement de l’Agence, lequel est transmis à la direction régionale.

8.1.4 Examens du fret et des aéronefs

Les visites des lieux dans les régions ont permis aux auditeurs de confirmer que les examens du fret aérien dans le secteur commercial sont entrés dans les bons systèmes d’établissement de rapports. La surveillance des résultats des examens, une responsabilité des surintendants, n’était pas toujours exécutée. Bien que la majorité des surintendants connaissent le nombre d’examens exécutés, ils ne sont pas au courant de la qualité des résultats entrés dans les systèmes. Les résultats des examens sont examinés si une plainte est déposée et ils sont révisés. Bien que cette question ne soit probablement pas propre au fret aérien dans le secteur commercial, elle comporte le risque que les données recueillies par l’AC aux fins de surveillance et de mesure du rendement ne soient pas exactes.

À l’heure actuelle, il n’y a aucun système électronique national pour enregistrer les résultats des examens des aéronefs. Les lignes directrices de l’Agence exigent que les résultats des examens des aéronefs soient enregistrés sur le formulaire papier K158, conservés au bureau d’examen et transmis à l’AC dans le rapport G11. [*] Il est possible de renforcer l’enregistrement des résultats des examens des aéronefs.

8.1.5 Collecte et échange de données

Pour dresser un rapport relativement au rendement du fret aérien dans le secteur commercial, l’Agence recueille des données importantes comme le nombre de renvois, le nombre d’expéditions examinées et le nombre d’expéditions examinées qui contenaient des marchandises non admissibles. En théorie, l’AC devrait être capable de surveiller le rendement des opérations régionales et d’en rendre compte en extrayant les données du système de l’Agence. Cependant, comme les données dans les systèmes de l’Agence ne sont pas considérées les plus fiables par l’Unité du secondaire du secteur commercial, qui est responsable des programmes nationaux liés à l’examen secondaire « à la frontière » du fret et des moyens de transport. C’est pourquoi l’Unité est chargée de la compilation des statistiques mensuelles sur le nombre d’examens du fret et des aéronefs effectués. Les points d’entrée tiennent ces statistiques à jour de façon manuelle. Les auditeurs ont pu confirmer, pendant leur visite des lieux, que l’AC demande aux points d’entrée de lui fournir manuellement des renseignements sur le nombre d’examens effectués. Bien que les résultats des examens soient entrés dans les systèmes de l’Agence, les points d’entrée tiennent à jour un registre manuel du nombre d’examens effectués pour transmettre à l’AC des données exactes. Cette pratique expose l’Agence à quelques risques concernant l’intégrité, l’exactitude et l’efficacité des données. Cette question avait également été soulevée dans [*] et la plupart des mesures de suivi liées à ces lacunes ont été mises en œuvre.

Bien que le directeur de la DPFSC ait approuvé en mars 2012, et que cette analyse fut communiquée aux chefs régionaux du mode aérien en août 2013 à la suite de l’établissement de la Téléconférence nationale des chefs du mode aérien, rien ne permet de penser que les documents ont été transmis aux comités de supervision qui interviennent dans la gouvernance du PFA. Lors de la visite des lieux, l’équipe d’audit a pu aussi confirmer que [*] connexe n’ont pas été communiqués à grande échelle aux opérations régionales. Sans communication efficace de l’information entre les régions et la haute direction, les efforts de l’Agence pour régler les problèmes touchant le PFA pourraient être vains.

8.1.6 Répercussions des nouvelles initiatives

Le PFA a lancé des initiatives dans le cadre du programme de modernisation de la frontière de l’Agence. Voici trois de ces initiatives : i) la Mainlevée des expéditions commerciales, la composante 4.2 de l’initiative du Plan d’action pour la réduction du déficit (PARD) de l’ASFC, qui utilise le système de mainlevée automatisé dans le SSMAEC pour augmenter le pourcentage de mainlevées dont le risque a été évalué automatiquement en fonction de critères préétablis; ii) la composante 4.3 de l’Initiative de modernisation des entrepôts d’attente et de contrôle du fret, faisant également partie du PARD, qui vise à simplifier et à automatiser les processus de contrôle du fret et des entrepôts, ainsi qu’à réduire le contrôle sur support papier; iii) l’initiative des zones de contrôle des douanes.

L’audit a permis de constater que la Direction générale des programmes a consigné le projet et les plans de mise en œuvre décrivant les initiatives; les documents ont été transmis aux régions. L’audit a aussi relevé que l’AC a consulté plusieurs intervenants externes par l’entremise de divers comités de l’Agence, notamment le Comité consultatif sur les activités commerciales à la frontière. Alors que des discussions stratégiques ont eu lieu avec les équipes de la haute direction des régions et une formation a été élaborée et offerte sur les zones de contrôle des douanes, les entrevues ont révélé que la consultation touchant les répercussions opérationnelles des initiatives auprès des employés responsables d’effectuer les opérations courantes du PFA était insuffisante. Bien que les préoccupations concernant les interdépendances des initiatives aient été mentionnées à l’AC, il ne semble pas qu’on y ait donné suite. L’audit a révélé des éléments probants à l’égard d’évaluations des risques pour la mise en œuvre de ces initiatives, mais certaines initiatives n’ont pas fait l’objet d’une évaluation intégrale afin de déterminer leur impact en raison de leur rapport avec le PARD et de l’impossibilité d’une consultation détaillée avant la mise en application de ce plan. Par conséquent, des stratégies n’ont pas été élaborées pour traiter des risques éventuels.

Recommandation 1

Le vice-président de la Direction générale des programmes, en collaboration avec le vice‑président de la Direction générale des opérations, devrait renforcer la gouvernance globale du fret aérien dans le secteur commercial, notamment en définissant clairement les rôles et responsabilités des directions générales des Programmes et des Opérations à l’AC et en améliorant la surveillance et la reddition de comptes auprès des comités de supervision de l’Agence.

Réponse de la direction Date d’achèvement

Les directions générales des Programmes et des Opérations souscrivent à cette recommandation.

Les directions générales des Programmes et des Opérations travaillent en étroite collaboration afin de renforcer la gouvernance du fret aérien dans le secteur commercial. En 2013, pour donner suite à, [*] la Direction générale des programmes a établi une conférence téléphonique ordinaire des chefs du mode aérien dans le secteur commercial pour améliorer les communications entre les régions et l’Administration centrale et pour faciliter la détermination des enjeux et leur résolution relativement au Programme des examens dans le mode aérien. De surcroît, les directions générales des Programmes et des Opérations prévoient de fournir des précisions accrues aux agents sur place quant aux rôles et aux responsabilités des équipes de l’Administration centrale, en matière du programme du fret aérien, et de renforcer leur communication avec les régions, au plus tard en juin 2014.    

En égard à la surveillance et à la reddition de comptes, la Direction générale des programmes a, depuis la période de septembre 2011 à mars 2013, surveillé chaque mois l’inscription des résultats des examens dans les systèmes de l’ASFC en vue de « fermer la boucle » dans le processus des examens du secteur commercial. L’entrée des données de qualité sur les résultats d’examen joue un rôle clé dans la reddition de comptes en matière de statistiques exactes, d’identification des tendances et des principes nouveaux, et de l’affinage du ciblage futur. Les constatations ont été communiquées au Comité exécutif et à la Table de gestion du programme des points d’entrée dans le secteur commercial et tous les rapports rédigés depuis 2011 ont été transmis aux régions afin que les responsables visés puissent prendre les mesures correctives qui s’imposent. La Direction générale des programmes a élaboré une politique en octobre 2013 sur les examens résultants et elle a publié un bulletin opérationnel qui donnait des directives précises et des définitions spécifiques aux responsables des opérations régionales, pour chacun des codes liés aux examens résultants pour application dans le SSMAEC. Afin d’améliorer la surveillance du programme et la reddition de comptes des résultats de programme, la Direction générale des programmes a terminé un travail approfondi sur les exigences opérationnelles pour ce qui est de l’amélioration de la collecte de données automatisée des renvois et des résultats d’examens connexes dans les systèmes de l’ASFC.   

Aux fins de préparer l’avenir, la Direction générale des opérations effectuera des évaluations des programmes des points d’entrée pour améliorer la qualité des résultats d’examens inscrits dans le système par les agents sur place, et ce, d’ici novembre 2014. 

novembre 2014

8.2 Exécution du programme

Critères d’audit

  • Le personnel chargé de l’administration et de l’exécution du Programme du fret aérien est muni d’outils efficaces et efficients, est formé et reçoit du soutien pour exécuter le programme.

8.2.1 Formation, outils et soutien

Le programme de cours sur le secteur commercial de l’Agence est l’outil de base pour former les ASF aux opérations commerciales avant le déploiement en région. Dans les régions, les ASF vont parfaire la formation reçue sur le secteur commercial grâce à l’expérience professionnelle et au mentorat sur place. Le cursus du Programme de formation de base des agents prévoit un volet de base de trois jours sur le secteur commercial, suivi d’une formation de 10 jours axée sur le mode que les agents stagiaires suivront au point d’entrée où ils seront affectés. La formation de base sur le secteur commercial renferme également un module sur l’examen du fret et la consignation des résultats des examens dans le secteur commercial.

La Direction générale des ressources humaines (DGRH) conçoit et offre la formation à l’intention des ASF, qui prévoit une formation sur le secteur commercial. Les normes nationales de formation de 2013 fixent les attentes en matière de formation pour que les ASF puissent être fonctionnels dans le secteur commercial. De plus, la DGRH effectue des examens réguliers, comme l’analyse des besoins en formation menée en 2008 et l’analyse des lacunes de la formation réalisée en 2010, et actualise la formation sur le secteur commercial pour tenir compte de l’état actuel des modes dans le secteur commercial.

L’audit a permis de constater que bien que la formation sur le PFA dans le secteur commercial soit offerte par des instructeurs locaux dans les régions, le contenu est une adaptation en fonction du mode du matériel national de formation sur le secteur commercial. Il y a donc un risque qu’une formation non standard sur le secteur commercial entraîne une exécution inégale du PFA dans les régions.

Les points d’entrée doivent être munis de technologie de détection en rapport avec les risques associés à chacun de ces bureaux. La disponibilité et la fonctionnalité des outils d’examen varient d’un bureau à l’autre, [*]

Des lacunes visant la formation et la technologie de détection ont été identifiées par la DPFSC dans le cadre de [*], en plus de six autres secteurs visés pour amélioration. Un plan d’action a été élaboré pour combler ces lacunes. Ce plan d’action comprend plusieurs mesures de suivi afin de traiter des lacunes relatives à la technologie de détection et à la formation. Bien que certaines de ces mesures de suivi aient été mises en œuvre, l’Agence réalise des progrès vis-à-vis l’exécution des mesures de suivi restantes et elle prévoit la mise en œuvre intégrale du plan d’action d’ici 2014-2015.

Recommandation 2

La vice-présidente de la Direction générale des ressources humaines, en collaboration avec les vice-présidents des directions générales des Programmes et des Opérations, devrait élaborer et mettre en œuvre un mécanisme pour veiller à ce qu’une formation normalisée sur le secteur commercial soit offerte de façon uniforme dans l’ensemble des régions.

Réponse de la direction Date d’achèvement

Les directions générales des Ressources humaines (DGRH), des Programmes et des Opérations souscrivent à la recommandation indiquée dans le rapport sur l’audit du fret aérien et consulteront les secteurs de programme responsables au sein de l’Agence afin de mettre en œuvre des mécanismes nationaux pour veiller à l’uniformité de la prestation de toute la formation sur le secteur commercial dans l’ensemble de l’organisation. Le Plan d’action de la direction de la DGRH renforce le travail en cours, notamment la mise en œuvre des initiatives suivantes :

  • Le plan national de formation : une approche générale pour s’assurer que tous les employés de l’ASFC reçoivent la formation appropriée afin de leur permettre d’exercer les rôles et les responsabilités essentiels de leur poste en fonction des priorités de l’Agence et des fonds alloués; 
  • Les normes nationales de formation : les composantes fondamentales qui permettent d’établir une uniformité nationale dans le cadre général du programme de formation visant les collectivités fonctionnelles.

Le Plan d’action de la direction sera mis en œuvre par le biais du réseau national du Collège de l’ASFC et de ses campus satellites qui se chargeront d’offrir le plan de formation national révisé sur le secteur commercial, y compris un plan pour la coordination de la maintenance continue et le suivi des participants.   

avril 2015

Recommandation 3

Le vice‑président de la Direction générale des programmes devrait appliquer les mesures liées à la technologie de détection élaborées à la suite de [*] pour pallier le manque d’outils de détection convenables selon le risque associé à chacun des points d’entrée.

Réponse de la direction Date d’achèvement

Les directions générales des Programmes, des Opérations, et de l’Information, des sciences et de la technologie souscrivent à cette recommandation. La technologie de détection est utilisée depuis deux décennies afin d’accroitre l’efficience et l’efficacité des examens. Pour donner suite [*] à et à son subséquent, la Direction générale des programmes a achevé le «Plan du point d’entrée idéal», a révisé la technologie déployée aux lieux du fret aérien, et a effectué une évaluation des risques auprès des dix points d’entrée les plus importants en matière des opérations du fret aérien, aux fins d’y cerner les risques propres aux points d’entrée.   

Pour tirer profit de cette expérience, la Direction générale des programmes mettra en œuvre des mesures qui permettront d’évaluer davantage les risques propres aux points d’entrée et de traiter des lacunes clés. Il importe de souligner que l’absence de technologie de détection n’empêche pas les agents des services frontaliers d’effectuer des examens efficaces car ceux-ci ont reçu une formation appropriée à savoir l’exécution d’examens sans cette technologie. Cependant, la technologie de détection permet d’améliorer l’efficacité des examens.

La Direction générale des programmes, en collaboration avec la Direction générale des opérations, utilisera [*], les évaluations programmatiques, et les analyses de rentabilisation élaborées par les régions afin de valider davantage les risques et les vulnérabilités dans le secteur des opérations du fret aérien. En misant sur le groupe de travail de l’Administration centrale et des régions qui se rencontre chaque mois pour identifier et déceler les enjeux en technologie de détection, les responsables des directions générales feront la mise à jour des stratégies d’atténuation qui permettront de traiter des risques et des vulnérabilités ayant été identifiés. Les résultats découlant de ce travail seront utilisés afin de modifier le plan du point d’entrée idéal, lequel avait identifié l’ensemble de technologie de détection approprié pour chaque activité dans le cadre des opérations du fret aérien.

La Direction générale des programmes, en collaboration avec les directions générales de l’Information, des sciences et de la technologie et des Opérations, débute la deuxième année du plan triennal d’achat de la technologie de détection de l’Agence visant à remplacer l’inventaire de la technologie de détection dans le secteur des opérations du fret aérien dans l’ensemble du pays. En fonction de la mise à jour du plan du point d’entrée idéal et de l’inventaire actuel de la technologie de détection, les directions générales veilleront à ce que le placement stratégique et l’utilisation de la technologie de détection soient déployés aux lieux les plus à risque relativement au fret aérien. Ces livrables seront réalisés au plus tard en mars 2015.      

mars 2015

Annexe A : À propos de l’audit

Objectifs et étendue de l’audit

Le Comité de vérification de l’ASFC a approuvé le présent audit du fret aérien dans le cadre du plan d’audit axé sur les risques pour les exercices de 2013-2014 à 2015-2016.

Le présent audit avait pour objectif de déterminer si les contrôles et les procédures liés à la gestion et à l’exécution des examens du fret aérien dans le secteur commercial sont efficaces et fonctionnent comme prévu.

L’étendue de l’audit portait sur les contrôles appliqués aux expéditions de fret aérien dans le secteur commercial arrivant dans les aéroports canadiens. Des contrôles efficaces à la frontière permettent au personnel de l’Agence d’exercer un contrôle sur les marchandises du point d’entrée jusqu’à la mainlevée. La vérification sur place couvre la période d’avril 2011 à mars 2013.

L’équipe d’audit s’est rendue aux trois points d’arrivée ayant le plus gros volume de fret aérien dans le secteur commercial : Toronto, Vancouver et Montréal. L’équipe d’audit s’est également rendue aux trois points d’entrée ayant le volume le moins élevé de fret aérien afin de couvrir des installations de traitement du fret de tailles différentes.

L’équipe d’audit n’a pas examiné les processus avant la frontière, dont le ciblage du fret aérien, l’information préalable sur les expéditions commerciales, l’évaluation des risques du fret aérien et la sélection mainlevée automatisée.

Évaluation des risques

Une première évaluation des risques a été effectuée à partir d’entrevues réalisées auprès du personnel des programmes et des opérations qui intervient dans l’examen du fret aérien dans le secteur commercial et à partir de l’étude de documents, comme [*] et [*].

L’évaluation des risques menée au cours de la phase de la planification a permis de cerner les secteurs de risque élevé suivants relativement au fret aérien :

  • [*]
  • Il y a un risque que des expéditions non admissibles obtiennent la mainlevée sans avoir été soumises à l’examen par la technologie de détection [*]. Par conséquent, de la contrebande et d’autres articles inacceptables pourraient être introduits au Canada.
  • [*]

Stratégie et méthodes

L’audit a été effectué conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor. L’équipe d’audit a recueilli les informations probantes au moyen d’entrevues et d’examens de documents, et a analysé et évalué la gouvernance ainsi que les cadres de rendement du programme en fonction des critères choisis.

L’approche suivante a été utilisée pour réaliser la phase d’examen de l’audit :

  • Analyse et évaluation du caractère adéquat des contrôles de gestion en place pour l’examen du fret aérien.
  • Examen des processus d’évaluation des risques, des stratégies d’atténuation et de la mise en œuvre des stratégies d’atténuation.
  • Visite des lieux dans les aéroports, entrevues et revue des processus.
  • Entrevues avec divers intervenants au sein des directions générales des Programmes et des Opérations sur leurs rôles et leurs responsabilités, ainsi que la fonction de supervision et de surveillance des activités relatives à l’examen du fret aérien.
  • Examen des annulations effectuées entre 2011-2012 et 2012-2013 pour vérifier si elles étaient conformes aux lignes directrices de l’Agence.

Critères d’audit

Compte tenu des constatations préliminaires tirées de la phase de planification, les critères suivants ont été choisis :

Secteurs d’intérêt Critères d’audit
1. Conception du programme
  • Les rôles et responsabilités de la direction chargée du fret aérien et d’autres intervenants concernés de l’Agence sont clairement définis et communiqués.
  • Des objectifs, des processus et des procédures clairs concernant l’examen du fret et des aéronefs ont été élaborés et communiqués aux régions.
  • La direction du programme fournit une orientation et un soutien appropriés en ce qui a trait aux activités régionales.
  • De nouvelles initiatives visant le fret aérien sont prévues, en fonction des commentaires exprimés par les régions et les intervenants, et les risques et les répercussions des initiatives ont été cernés puis communiqués aux régions.
2. Exécution du programme
  • Le personnel chargé de l’administration et de l’exécution du Programme du fret aérien est muni d’outils efficaces et efficients, est formé et reçoit du soutien pour exécuter le programme.
  • Les annulations sont effectuées selon les lignes directrices de l’Agence et seulement dans les circonstances appropriées.
  • Les résultats de l’examen du fret et de l’aéronef sont entrés dans les bons systèmes conformément aux lignes directrices et ils font l’objet d’une surveillance par les surintendants et les chefs.

Annexe B : Sigles

AC
Administration centrale
Agence ou ASFC
Agence des services frontaliers du Canada
ASF
agent des services frontaliers
DGRH
Direction générale des ressources humaines
DPFSC
Division des programmes frontaliers du secteur commercial
PARD
Plan d’action pour la réduction du déficit
PFA
Programme du fret aérien
SSMAEC
Système de soutien de la mainlevée accélérée des expéditions commerciales

Footnotes

Footnote 1

Remarque : Aux fins du présent audit, toutes les activités exécutées à l’AC et dans les régions relativement au fret aérien dans le secteur commercial seront désignées sous l’appellation du « Programme du fret aérien ».

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