Archivé - Vérification des normes professionnelles

Mai 2015

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1. Introduction

Sous l’autorité du gouvernement élu et en vertu de la loi, les fonctionnaires fédéraux jouent un rôle fondamental pour servir la population canadienne, les communautés et l’intérêt public. À titre de professionnels dévoués, les fonctionnaires sont garants de la confiance publique. Les Canadiens s’attendent à ce que les institutions publiques de leur pays observent les normes éthiques les plus élevées.

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) ayant pour mandat de faciliter la circulation d’importantes quantités de personnes et de marchandises tout en répondant aux exigences de la législation du programme, il est essentiel qu’une culture d’intégrité professionnelle soit établie et maintenue dans l’ensemble de l’Agence. Dans le cadre du portefeuille de la Sécurité publique, l’ASFC contribue aux opérations intégrées de sécurité nationale, de gestion des urgences, d’exécution de la loi, du système correctionnel, de prévention du crime et de gestion de la frontière.

2.0 Importance de la vérification

L’intégrité professionnelle des employés de l’ASFC est essentielle au rôle que l’Agence exerce en vue d’assurer la sécurité et la protection des Canadiens, ainsi qu’au pouvoir unique que les employés de l’ASFC exercent pour faciliter la circulation des personnes et des marchandises à la frontière. À ce jour, aucune vérification des normes professionnelles n’a été effectuée.

La vérification avait pour objectif de déterminer :

  • Si le cadre de contrôle de la gestion entourant les normes professionnelles est bien conçu et s’il comprend les pratiques d’enquête;
  • Si les normes professionnelles sont clairement définies, bien communiquées et efficacement mises en œuvre dans l’ensemble de l’Agence;
  • Si les normes professionnelles font l’objet d’une surveillance.

La vérification n’a pas examiné les enquêtes liées à ce qui suit : actes répréhensiblesFootnote 1; harcèlement ou violence au travail; et incidents liés à la sécurité. La portée et les critères de la vérification sont décrits à l’annexe A.

3.0 Énoncé de conformité

La présente vérification respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme le confirment les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Ainsi que l’exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, la stratégie et les méthodes de vérification adoptées sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes et à la Norme relative à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

4.0 Opinion de l’équipe de vérification

L’Agence a établi un système et des processus en vue de créer et de maintenir une culture de normes professionnellesFootnote 2. Dans l’ensemble, le cadre de contrôle de la gestion entourant les normes professionnelles est bien conçu et il fonctionne de la façon prévue. Des mesures de contrôle de la prévention, de la détection et de la correction sont en place pour établir et maintenir une grande intégrité professionnelle. Toutefois, il serait profitable aux employés, aux gestionnaires et aux enquêteurs de l’ASFC d’avoir davantage de formation, de directives et d’outils pour amener les employés à mieux connaître les normes de conduite attendues, pour favoriser l’uniformisation des pratiques d’enquête et pour accroître la transparence du processus d’enquête. Même si les renseignements recueillis sur les normes professionnelles étaient exacts, ils pourraient être diffusés en temps plus opportun et de façon plus vaste avec les organismes de surveillance et la direction régionale. Il en résulte une exposition moyenne du programme des normes professionnelles de l’Agence au risque résiduel.

5.0 Principales constatations

Les rôles, les responsabilités et les responsabilisations des principaux intervenants de l’Agence qui participent à la gestion des normes professionnelles ont été définis et communiqués. Le comportement et les normes de conduite attendus ont été établis et communiqués au moyen du Code de conduite de l’ASFC.

Même si de la formation reliée aux normes professionnelles est offerte à tous les employés, elle n’est pas obligatoire. Par conséquent, les taux d’achèvement de ces cours sont faibles. Le système par lequel les gestionnaires et les superviseurs surveillent actuellement l’achèvement de la formation chez les employés manque d’efficience, ce qui a un impact additionnel sur les taux d’achèvement. Si la formation sur les normes professionnelles demeure facultative, les employés risquent de ne pas comprendre les attentes de l’Agence à l’égard des normes professionnelles.

Les dérogations aux normes de conduite faisaient l’objet d’une enquête de la part d’un enquêteur de la Direction de la sécurité et des normes professionnelles (DSNP) ou de la direction régionale. Les allégations d’inconduite régionales n’étaient pas toujours signalées à la DSNP, ce qui va à l’encontre de l’exigence de signalement centralisé mise en œuvre en 2011. De plus, il n’y avait pas de critères établis pour déterminer l’organisme d’enquête, à savoir la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles ou la direction régionale. Un éventail limité d’outils et de formation officielle était offert aux enquêteurs et aux gestionnaires qui participaient à des enquêtes sur des cas d’inconduite. Pour compenser, les régions ont créé leurs propres outils et guides. Des ressources additionnelles en matière de formation, de directives et d’outils aideraient à accroître l’uniformité des enquêtes.

Le Système de gestion des enquêtes liées aux normes professionnelles est utilisé depuis 2011 pour consigner les renvois et les enquêtes sur les cas présumés d’inconduite. La vérification a permis de confirmer que le Système de gestion des enquêtes liées aux normes professionnelles contenait des données exactes, mais pas toujours en temps opportun, pour la plupart des entrées. Il serait possible, par exemple, de saisir des renseignements sur les mesures disciplinaires et de diffuser à plus grande échelle l’ensemble des renseignements recueillis.  

Le cadre du Programme d’intégrité professionnelle (PIP) a défini une structure de gouvernance dans laquelle seuls les rôles et les responsabilités de la Direction de la sécurité et des normes professionnelles, au sein de la Direction générale du contrôle, sont décrits. Même s’il indique d’autres partenaires et intervenants internes dans l’ensemble de l’Agence, le cadre ne décrit pas leur rôle dans la gestion du PIP. La Direction de la formation et du perfectionnement et la Direction des relations de travail et de la rémunération (DRTR), au sein de la Direction générale des ressources humaines, possèdent des renseignements d’une importance stratégique pour la gestion efficace du PIP et pour sa surveillance globale.

6.0 Résumé des recommandations

La vérification a donné lieu à quatre recommandations ayant trait à ce qui suit :

  • Créer de la formation, des directives et des outils, ou améliorer ceux qui existent, de manière à favoriser des pratiques d’enquête administratives uniformes, transparentes et de qualité dans l’ensemble de l’Agence;
  • Établir une formation obligatoire sur les normes professionnelles et mettre en œuvre un mécanisme permettant aux gestionnaires de surveiller avec efficience la formation des employés;
  • Établir des normes de service en ce qui a trait au délai pour rendre une décision disciplinaire;
  • Modifier les rôles et les responsabilités dans le cadre du PIP de manière à inclure une surveillance stratégique additionnelle de la part d’autres directions générales de l’ASFC, en particulier la Direction générale des ressources humaines.

7.0 Réponse de la direction

La Direction générale du contrôle et la Direction générale des ressources humaines acceptent les recommandations découlant de la vérification des normes professionnelles. Elles donneront suite à ces recommandations principalement en mettant en œuvre de nouveaux outils (notamment en matière d’automatisation) et de la formation à l’intention des enquêteurs et des gestionnaires pour améliorer les compétences et les résultats dans le continuum d’intégrité. De plus, les directions générales feront en sorte que les employés aient une meilleure compréhension des normes professionnelles en élargissant la diffusion de l’information et l’offre de formation.

En outre, les deux directions générales collaboreront à l’élaboration d’un projet de cadre distinct et exhaustif pour la gestion des normes professionnelles dans lequel la structure de gouvernance des normes professionnelles est bien définie et une surveillance stratégique est assurée.

À ce jour, les directions générales ont publié une politique actualisée concernant les enquêtes relatives aux normes professionnelles, y compris des directives et des procédures normales d’exploitation en vue d’améliorer la compréhension du processus des enquêtes relatives aux normes professionnelles; elles ont également transmis le Rapport annuel sur les enquêtes relatives aux normes professionnelles de 2013-2014 à la haute direction. Des plans d’action sont en place pour donner suite à chacune des quatre recommandations liées à la vérification avant la fin de décembre 2016.

8.0 Constatations de la vérification

8.1 Rôles et responsabilités à l’égard des normes professionnelles à l’ASFC

Critère de vérification

  • Les pouvoirs, les responsabilités et les responsabilisations sont clairement définis et bien communiqués pour favoriser et renforcer l’intégrité professionnelle chez tous les employés de l’ASFC.

8.1.1 Rôles et responsabilités

L’Agence est une organisation décentralisée au sein de laquelle de multiples directions générales participent au processus de gestion de la conduite des employés, ou des normes professionnellesFootnote 3. La Direction générale du contrôle et la Direction générale des ressources humaines sont toutes deux dotées de programmes et de produits spécialisés qui décrivent les rôles et les responsabilités à l’égard des normes professionnelles.

Bureau des valeurs et de l’éthique

Aux termes de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles , entrée en vigueur en avril 2007, les ministères sont tenus d’établir et de maintenir des procédures internes pour la gestion des divulgations et de nommer un agent principal chargé de prendre en charge les divulgations internes.

Le Bureau des valeurs et de l’éthique au sein de la Direction générale des ressources humaines soutient et encourage une culture et un milieu de travail éthiques à l’ASFC par l’entremise du bureau de l’agent principal de l’éthique et de l’agent principal de la divulgation interne.

Il incombe au Bureau des valeurs et de l’éthique de fournir des outils et des ressources qui aident les employés et les superviseurs à comprendre leurs responsabilités; d’aider à résoudre les dilemmes d’éthique; de créer des séances d’information sur les valeurs, l’éthique et la divulgation d’actes répréhensibles et de les offrir à tous les employés; et d’élaborer et de communiquer des politiques et des procédures concernant, entre autres, les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles.

L’agent principal de la divulgation interne est responsable de recevoir les divulgations d’actes répréhensibles présumés à l’ASFC et de déterminer s’il y a lieu de mener une enquête à leur sujetFootnote 4. En ce qui a trait à la divulgation d’actes répréhensiblesFootnote 5, l’agent principal de la divulgation interne relève directement du président. L’agent principal de la divulgation interne est tenu de protéger l’identité des personnes impliquées dans la divulgation d’actes répréhensibles ainsi que des témoins et des personnes qui, selon les allégations, auraient commis les actes répréhensibles en question.

Direction de la sécurité et des normes professionnelles

La Direction de la sécurité et des normes professionnelles (DSNP), au sein de la Direction générale du contrôle, est responsable des programmes de sécurité et d'intégrité professionnelle à l’ASFC, et elle doit rendre compte de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité de tous les biens de l’ASFC, y compris les fonds de renseignements. Deux des quatre divisions de la DSNP ont des responsabilités liées aux normes professionnelles comprises dans la portée de la vérification, à savoir :

  • La Division des programmes de sécurité et d’intégrité professionnelle, qui comprend la section du Programme d’intégrité professionnelle (PIP).
  • L’un des objectifs du PIP est de prévenir les cas d’inconduiteFootnote 6 en sensibilisant le personnel à l’intégrité professionnelle dans l’ensemble de l’ASFC ainsi qu’en communiquant et en renforçant les normes attendues en matière de conduite professionnelle. Le PIP a également pour objectif de fournir de l’information qui aide les employés à mieux comprendre comment détecter les situations d’inconduite, les signaler, les éviter et les atténuer.
  • La Division de la sécurité du personnel et des normes professionnelles, qui est responsable d’effectuer l’analyse préliminaire des cas possibles d’inconduite, de soutenir la direction régionale en fournissant des éléments de preuve ou des conseils stratégiques, de mener des enquêtes administratives au sujet d’allégations d’inconduite d’employés et de consigner les renseignements dans une base de données centralisée. Les activités liées à la sécurité, dont le filtrage et l’évaluation de l’intégrité, font également partie des responsabilités de cette division; toutefois, elles ne faisaient pas partie de la portée de la vérification. 

Direction des relations de travail et de la rémunération

La Direction des relations de travail et de la rémunération (DRTR), au sein de la Direction générale des ressources humaines, est responsable d’assurer le maintien de la politique et des lignes directrices sur les mesures disciplinaires en offrant des conseils et des directives aux gestionnaires de l’Agence et aux conseillers en relations de travail, de surveiller l’application de la politique sur les mesures disciplinaires de l’ASFC au moyen d’évaluations des rapports d’enquête et des mesures disciplinaires, d’évaluations sur place et d’un examen des dossiers disciplinaires.

8.1.2 Établissement et communication des normes de conduite

En avril 2012, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié une nouvelle version du Code de valeurs et d’éthique du secteur public (le code du Secrétariat du Conseil du Trésor) ainsi que la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat. 

À la suite du lancement du code du Secrétariat du Conseil du Trésor, le président de l’ASFC a approuvé le Code de conduite de l’ASFC révisé en septembre 2012.

Le Code de conduite de l’ASFC est un document qui régit la conduite de tout le personnel de l’ASFC et il s’applique à tous les employés en uniforme, en civil, armés ou non armés. Selon ce Code, les employés de l’ASFC ont la responsabilité de toujours se comporter de façon à protéger l’intérêt public et d’adopter une conduite qui cadre avec le code du Secrétariat du Conseil du Trésor et avec la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat. Tous les employés peuvent consulter le Code de conduite de l’ASFC au moyen du site intranet de l’ASFC.

L’Agence continue d’améliorer son Code de conduite. En 2013 et en 2014, elle a apporté plusieurs modifications qui fournissent des précisions additionnelles, y compris des exemples, des conseils pratiques et des liens vers des politiques, des directives et des lignes directrices.

Tous les nouveaux employés de l’ASFC reconnaissent qu’ils comprennent le code du Secrétariat du Conseil du Trésor et la Politique sur les conflits d’intérêts et qu’ils s’y conforment en signant une déclaration qui fait partie de la lettre d’offre. Selon le code du Secrétariat du Conseil du Trésor, les sous-ministres sont tenus de veiller à ce que les employés de leur organisation connaissent leurs obligations aux termes de ce code et du code de conduite propre à leur organisation.

Depuis la mise en œuvre de l’Application de gestion du rendement de la fonction publique en 2014‑2015, tous les employés doivent reconnaître qu’ils ont lu le code du Secrétariat du Conseil du Trésor, la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat, et le code de conduite de leur organisation, et qu’ils comprennent qu’ils sont tenus de se conformer à ces conditions d’emploi. Le fait que les employés cochent une case électroniquement dans le système pour reconnaître leur compréhension ne signifie pas pour autant qu’ils ont lu les documents en question. Lors de nos entretiens avec les gestionnaires, certains d’entre eux ont indiqué qu’ils ajoutaient des articles du Code de conduite à l’entente de gestion du rendement de leurs employés pour s’assurer que leurs employés lisaient des exigences particulières.

Les bureaux régionaux de l’Agence ont établi leurs propres outils de communication sur le Code de conduite de l’ASFC, notamment des séances de discussion ouverte et des séances d’information entre les quarts. La DSNP a affiché des bulletins de sécurité électroniques et des notes de service internes à l’intention de la haute direction, pour rappeler aux employés leurs responsabilités en matière de normes professionnelles.

Les responsabilités et les obligations redditionnelles des employés de l’Agence relativement aux normes professionnelles sont clairement définies et communiquées à tous les membres du personnel.

8.2 Formation et outils

Critère de vérification

Les employés ont reçu de la formation et des outils pour assumer leurs responsabilités à l’égard des normes professionnelles, notamment au moyen des valeurs et de l’éthique, du Code de conduite et des mécanismes de divulgation.

8.2.1 Formation et outils à l’intention des employés

L’offre de formation et d’outils aux employés appuie les attentes de l’Agence en matière de normes professionnelles. La formation continue, la sensibilisation et les outils sont conçus pour aider à prévenir les cas d’inconduite ou d’actes répréhensibles.

L’Agence a établi un certain nombre de cours dont le contenu touche aux normes professionnelles. Ces cours sont offerts par la Direction générale des ressources humaines et par la Direction générale du contrôle. 

Au niveau de la direction, l’Agence a élaboré deux cours obligatoires : Principes fondamentaux à l’intention des gestionnaires et Principes fondamentaux à l’intention des superviseurs. Ces cours sont donnés en classe et la matière enseignée touche aux normes professionnelles. Les gestionnaires et les superviseurs sont tenus de suivre ces cours dans l’année suivant leur nomination. La vérification a permis d’établir qu’environ 75 % des employés qui occupent des postes de ces niveaux avaient suivi cette formationFootnote 7.

Deux cours sur la conduite professionnelle ou sur les valeurs et l’éthique sont offerts aux employés de l’ASFC :

  • Valeurs, éthique et divulgation d’actes répréhensibles (enseigné en classe depuis 2008 et devenu un cours en ligne en 2014);
  • Sensibilisation au leadership éthique et à l’intégrité professionnelle (lancé en avril 2014).

Même si une formation sur les normes professionnelles est offerte, elle n’est pas obligatoire pour les employés. Par conséquent, les taux d’achèvement des deux cours sont faibles : parmi les employés actuels de l’ASFC, environ 17 % ont terminé avec succès le premier cours et environ 2 %Footnote 8 ont terminé le deuxième cours, quoique les chiffres relatifs au deuxième cours ne se rapportent qu’à la période d’avril à novembre 2014.

En complément à la formation susmentionnée, le Bureau des valeurs et de l’éthique offre également des séances de sensibilisation en personne qui englobent les valeurs et l’éthique ainsi que le Code de conduite. Depuis 2012, plus de 1 500 personnes au niveau de la direction et des employés ont reçu cette formation. Les gestionnaires et les employés ont trouvé que les séances en personne étaient plus efficaces que les outils de formation en ligne.

En plus de la formation officielle offerte aux gestionnaires et aux employés, d’autres mécanismes sont en place pour aider à sensibiliser les membres du personnel aux normes professionnelles. Ces mécanismes comprennent notamment ceux qui suivent :

  • Formation centrée sur les valeurs et l’éthique ainsi que sur l’intégrité professionnelle offerte aux agents des services frontaliers nouvellement recrutés dans le cadre du Programme de formation de base pour les agents. Depuis 2012, environ 360 agents ont terminé ce programme.
  • Depuis le printemps 2014, la DSNP a donné des séances de sensibilisation aux menaces internes à toutes les personnes ciblées au sein de l’ASFC, soit celles qui ont directement accès, dans les systèmes, à des renseignements d’une classification précise. Ces séances visent à sensibiliser les participants aux indicateurs, aux caractéristiques et aux comportements associés à une menace interne ainsi qu’aux mesures d’atténuation du risque.

Il incombe aux gestionnaires de diriger le personnel et de l’informer de la conduite attendue de leur part. Toutefois, les gestionnaires et superviseurs n’ont pas tous suivi leur formation obligatoire. Comme la formation sur les normes professionnelles n’est pas obligatoire, les deux cours en ligne sur le Code de conduite ainsi que sur les valeurs, l’éthique et les actes répréhensibles affichent de faibles taux d’achèvement. Les séances de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique qui sont offertes en personne ont atteint le plus grand nombre de participants, soit environ 10 % du personnel de l’Agence.

La direction n’avait pas de façon efficiente de confirmer si une formation avait été terminée avec succès. Le portail Libre-service des gestionnaires de l’Agence aide les gestionnaires à s’acquitter de leurs fonctions de gestion, notamment en ce qui a trait aux feuilles de temps des employés et aux activités d’apprentissage. En utilisant le Libre-service des gestionnaires, un gestionnaire peut seulement examiner l’historique de formation d’un employé à la fois. Pour les gestionnaires qui comptent plusieurs centaines d’employés, la surveillance de la formation au moyen du Libre-service des gestionnaires n’est pas efficiente.

Le faible taux d’achèvement de la formation sur les normes professionnelles par les employés de l’ASFC pourrait être attribuable au manque d’efficience des outils de suivi de la formation dont disposent les gestionnaires et au fait que cette formation n’est pas obligatoire. Si la formation sur les normes professionnelles demeure facultative, les attentes de l’Agence en ce qui a trait aux normes de conduite risquent d’être mal comprises.

8.2.2 Formation et outils à l’intention des gestionnaires qui mènent des enquêtes et des enquêteurs de la DSNP

Des enquêtes administratives sont menées par un enquêteur de la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles, par un analyste de la Section de l’analyse de la sécurité et des normes professionnelles (SASNP) ou par la direction régionale. Quoique l’École de la fonction publique du Canada offre des cours d’enquête sur les plaintes de harcèlement, elle n’offre pas de formation particulière relativement aux enquêtes administratives sur l’inconduite. Les enquêteurs de la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles et les analystes de la SASNP ont accès à de la formation interne à l’Agence, à de la formation offerte par le Collège canadien de police et à d’autres possibilités de formation externes. Cependant, cette formation ne porte pas précisément sur les normes professionnelles. Les nouveaux enquêteurs de la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles accompagnent un enquêteur expérimenté jusqu’à ce que la direction estime qu’ils sont en mesure d’exécuter leurs fonctions. Il n’existe pas de formation particulière sur les compétences obligatoires des enquêteurs ou sur la conduite des enquêtes visant les normes professionnelles. Les enquêteurs actuels de la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles ont habituellement de l’expérience dans le renseignement ou dans la conduite d’enquêtes visant les normes professionnelles. 

Les gestionnaires dans les régions qui participent à des enquêtes régionales relatives à l’inconduite ne reçoivent pas de formation de base et ils se fient aux conseils de leurs pairs expérimentés et des conseillers en relations de travail régionaux. Lors de nos entretiens, les gestionnaires ont dit souhaiter recevoir de la formation ou pouvoir consulter un expert en la matière régional.

Nous nous attendions à trouver un processus d’enquête clairement défini, consigné et communiqué au moyen de politiques, de lignes directrices, de descriptions d’emplois, d’outils et de modèles. Un tel processus permettrait d’uniformiser les enquêtes dans l’ensemble de l’Agence.

Le Volume de sécurité du Manuel de Contrôle comprend une section sur les enquêtes en cas d’inconduite présumée (chapitre 27). La plus récente mise à jour du contenu date de 2007 et celui-ci est en cours de révision depuis août 2014. L’annexe « Guide du gestionnaire pour mener des enquêtes internes » décrit les responsabilités des gestionnaires, des employés et des enquêteurs, et elle comprend une explication du processus d’enquête. 

Durant notre examen des dossiers d’enquête, nous n’avons constaté aucune mention de ce guide et peu de gestionnaires à l’extérieur de la DSNP connaissaient cette section particulière du Manuel de Contrôle. De plus, il n’existe aucun répertoire centralisé de modèles ou de formulaires. Les régions ont créé leurs propres outils et guides, souvent en collaboration avec des conseillers en relations de travail régionaux. 

L’absence de formation, de directives ou d’outils à l’intention des enquêteurs compromet l’uniformité et la qualité des enquêtes. Une amélioration de la formation et des outils reliés au processus d’enquête aidera les enquêteurs à produire des résultats de qualité, qui peuvent résister aux remises en question dans le cadre des griefs et du processus décisionnel fédéral.

Recommandation 1

La vice-présidente de la Direction générale du contrôle devrait établir des exigences de formation, des directives et des outils qui favorisent l’uniformité et la qualité des pratiques d’enquête au sein de l’Agence. Les directives et les outils devraient être mis à la disposition de tous les employés de l’Agence afin d’accroître la transparence du processus.

Réponse de la direction Date d'achèvement

La Direction générale du contrôle accepte la recommandation. Elle a mis à jour la politique sur les enquêtes visant les normes professionnelles et l’a affichée sur le site Atlas, y compris les lignes directrices et les procédures normales d’exploitation pour la tenue des enquêtes.

La Direction générale élaborera les outils et l’orientation appropriés afin d’assurer la cohérence des pratiques d’enquête. Elle collaborera également avec la Direction générale des ressources humaines pour identifier et publier les compétences nécessaires pour les enquêteurs et les analystes et pour élaborer et offrir des produits de formation afin d’appuyer la direction pour l’établissement des faits à l’échelle régionale.

le 30 septembre 2016

Recommandation 2

Le vice-président de la Direction générale des ressources humaines devrait déterminer clairement la formation obligatoire reliée aux normes professionnelles à l’intention des employés de l’Agence et établir un mécanisme qui permet aux gestionnaires de l’Agence de surveiller efficacement l’achèvement de la formation de leurs employés.

Réponse de la direction Date d'achèvement

La Direction générale des ressources humaines accepte la recommandation. La Direction générale déterminera quelle formation sera rendue obligatoire en consultation avec la Direction générale du contrôle. Les taux d’achèvement seront surveillés et feront l’objet d’un rapport. L’achèvement de la formation est prévu pour le 31 décembre 2016.

le 31 décembre 2016

8.3 Enquêtes sur des cas présumés d’inconduite

Critères de vérification

  • Les enquêtes menées à l’Administration centrale et dans les régions sont examinées et approuvées, selon le cas.
  • Les enquêtes sont conformes aux normes de service et, au besoin, à d’autres politiques, procédures et lois.
  • Des mesures disciplinaires sont prises, au besoin, en consultation avec les Relations de travail pour favoriser et renforcer les normes professionnelles dans l’ensemble de l’ASFC.

Les employés de l’ASFC ont le devoir de protéger l’intégrité professionnelle de celle-ci en signalant toute activité susceptible de ternir la réputation de l’Agence. Quand un incident impliquant un employé ou une allégation d’inconduiteFootnote 9 est porté à l’attention de la direction, la DSNP, ou la direction locale, après que celle-ci en ait discuté avec la DSNP, doit mener une enquête approfondie dans chaque cas.

Les trois types d’enquêtes de base sont les suivants :

  • Enquête préliminaire – Cette enquête a pour but de déterminer si les preuves sont suffisantes pour corroborer les allégations et de faire une évaluation initiale de la gravité de l’inconduite présumée. La Section de l’analyse de la sécurité et des normes professionnelles (SASNP), au sein de la DSNP, est chargée de cette enquête.
  • Enquête administrative – S’il est déterminé qu’une enquête est justifiée, la DSNP décide si c’est elle-même ou la direction locale qui la mènera. Dans le cas où l’allégation d’inconduite s’avère fondée, la direction est responsable de déterminer la sanction disciplinaire appropriée.
  • Enquête criminelle – Normalement menée par le service de police concerné. 

Pour qu’un cas présumé d’inconduite fasse l’objet d’une enquête, l’allégation doit être signalée à la directionFootnote 10. De telles allégations peuvent provenir de différentes sources, notamment du public, de la direction, d’employés, d’autres organismes d’exécution de la loi ou de la personne impliquée. En mai 2011, la DSNP a diffusé, dans l’ensemble de l’Agence, une note de service dans laquelle elle donnait l’ordre aux directions générales et aux régions de lui signaler toute allégation d’inconduite. Le signalement centralisé des cas d’inconduite visait à accroître la transparence des enquêtes et à s’assurer que la haute direction était informée de l’ampleur des cas d’inconduite au sein de l’Agence.

Une fois qu’une allégation est transmise à la DSNP, elle est saisie dans le Système de gestion des cas relatifs aux normes professionnelles et un analyste de la SASNP procède à une enquête préliminaire. Si l’analyste conclut qu’une enquête officielle est justifiée, une décision est prise en vue de déterminer si celle-ci doit être menée par la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles ou par la Section de la sécurité du personnel, renvoyée à la région à des fins d’enquête ou transmise à une autre fonction administrative (p. ex. l’agent principal de la divulgation interne), ou s’il y a suffisamment d’information pour que l’analyste tire une conclusion de l’allégation et résume son rapport à l’intention de la direction.

La DSNP est responsable d’enquêter sur les allégations d’inconduite particulièrement graves, notamment la violation de politiques gouvernementales ou de l’ASFC ainsi que les incidents de sécurité, tandis que la direction régionale est responsable de mener des enquêtes « informelles »Footnote 11 concernant des allégations d’inconduite de nature moins grave.

Les enquêtes administratives comprennent des entrevues et la collecte de preuves, et les constatations sont consignées dans le rapport définitif qui conclut si l’allégation est fondée, non fondée ou non concluante. Certaines allégations nécessitent une enquête parallèle de la part de la Section de la sécurité du personnel, qui vise à déterminer si l’employé peut maintenir sa cote de fiabilité.

Dans le cadre de la présente vérification, un échantillon discrétionnaire constitué de 65 dossiers d’enquête de quatre régions de l’Agence a été sélectionné. Les types d’enquêtes sont répartis comme suit :

  • 20 enquêtes de la Section de l’analyse de la sécurité et des normes professionnelles (SASNP); 
  • 23 enquêtes de la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles;
  • 11 enquêtes régionales;
  • 11 enquêtes pour lesquelles la SASNP a renvoyé l’allégation à la Section de la sécurité du personnel.

Ces enquêtes ont fait l’objet d’un examen visant à déterminer si la région concernée avait signalé l’allégation à la DSNP; si l’information avait été dûment consignée et examinée; si l’enquête avait été réalisée dans un délai approprié; et si des mesures disciplinaires appropriées avaient été prises, le cas échéant.

8.3.1 Signalement par les régions des allégations d’inconduite à la DSNP

Selon la note de service que la DSNP a diffusé en 2011, la haute direction est tenue de présenter un ensemble de documents décrivant l’allégation, y compris tous les rapports recueillis dans le cadre de l’enquête locale, et une indication de la conclusion finale de l’enquête (allégation fondée ou non fondée).

Nous avons noté que les régions ne signalaient pas toutes les allégations d’inconduite à la DSNP. Aucune des 11 enquêtes régionales qui faisaient partie de notre échantillon n’avait été communiquée à la DSNP. La haute direction de chaque région déterminait quelles allégations seraient transmises à la DSNP et lesquelles feraient l’objet d’une enquête régionaleFootnote 12.

Dans le cadre de la vérification visée par le présent rapport, 20 enquêtes régionales que la SASNP a menées ou appuyées ont fait l’objet d’un examen. Il a été constaté qu’il n’y avait pas de critères établis sur lesquels les analystes pouvaient se fonder pour déterminer quel organisme devait se charger de l’enquête, à savoir la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles ou la région. Des membres du personnel de la SASNP ont expliqué qu’ils utilisent des critères informels qui dépendent de la complexité du dossier, de la gravité de l’inconduite, de l’incidence sur l’Agence et de la valeur ajoutée que leur enquête pourrait procurer.

Nous avons noté que la note de service datée de mai 2011 ne figurait dans aucune politique ou procédure d’exploitation, ce qui contribue à la sous-déclaration des cas d’inconduite à la DSNP.

Les constatations notées dans la section ci-dessus ont été traitées dans la recommandation 1.

8.3.2 Documentation et approbation des enquêtes

Les dossiers d’enquête de la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles regroupés dans notre échantillon contenaient suffisamment de documents au sujet du processus d’enquête et des décisions rendues. Les conclusions des enquêtes étaient clairement énoncées dans un rapport final. Tous les rapports d’enquête reliés aux 23 dossiers de la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles dans notre échantillon étaient signés par un enquêteur et approuvés par le sous-directeur de la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles. Il serait possible de renforcer les enquêtes de la SASNP, de la Sécurité du personnel et des régions en publiant toujours un rapport final ayant fait l’objet d’un examen et d’une approbation.

Cette constatation a été traitée dans la recommandation 1.

8.3.3 Délai d’exécution des enquêtes administratives

Les enquêtes devraient être menées en temps opportun et de façon efficiente afin qu’il soit possible d’établir les faits et de présenter l’allégation à l’intimé avant que les souvenirs de toutes les parties impliquées dans l’incident ne s’estompent et que des preuves soient perdues ou détruites.

La SASNP a établi une norme de service de 30 jours pour l’exécution de l’enquête préliminaire, ce qui comprend l’enquête menée par la SASNP et le temps d’enquête additionnel pour la région. Toutefois, la norme de service de 30 jours n’a ni été communiquée durant la période de la vérification ni fait l’objet d’un compte rendu dans le rapport annuel sur les enquêtes visant les normes professionnelles. Dans 15 des 20 enquêtes de la SASNP faisant partie de notre échantillon, la durée de l’enquête avait dépassé 30 jours.

La DSNP a établi une norme de rendement en matière de service de 60 jours pour les enquêtes visant les normes professionnelles qui sont considérées comme ayant une grande visibilitéFootnote 13, et de 120 jours pour les autres. Dans les 23 enquêtes de la Section des enquêtes aux normes professionnelles qui ont fait l’objet d’un examen, aucun document n’indiquait le profil de l’enquête ou la norme de service à respecter. Cinq enquêtes avaient été terminées en moins de 60 jours, mais comme elles n’étaient pas désignées comme ayant une grande visibilité, nous les avons classées parmi les enquêtes visées par la norme de service de 120 jours, dans nos observations.

Parmi les 23 enquêtes de la Section des enquêtes professionnelles, 11 avaient été terminées dans un délai de 120 jours civils. Les 12 autres enquêtes avaient duré de 139 à 501 jours. Les retards dans l’exécution des enquêtes peuvent être attribuables à divers facteurs sur lesquels l’enquêteur n’a aucun contrôle, notamment la complexité du cas, la participation d’autres organismes d’exécution de la loi et la disponibilité de l’intimé, du plaignant ou des témoins. En avril 2014, cette norme de service est passée à 100 jours civils. La durée de l’enquête est calculée à compter de la date à laquelle l’enquêteur de la Section des enquêtes des normes professionnelles reçoit le dossier de la SASNP.

Pour terminer, les enquêtes menées exclusivement par les régions ne comportaient aucune norme de service. Six des 11 enquêtes avaient été exécutées en moins de 60 jours et le nombre d’enquêtes dont la durée avait dépassé 120 jours n’était que de trois. Ces enquêtes étant de nature moins grave, elles durent moins longtemps, comme il a été constaté.

8.3.4 Prise de mesures correctives (disciplinaires)

Si une enquête administrative a conclu qu’une allégation d’inconduite est fondée, il incombe à la direction de prendre les mesures appropriées. Il s’agit souvent de mesures disciplinaires, mais elles peuvent aussi comprendre d’autres mesures correctives comme de la formation. Les mesures disciplinaires peuvent être sous forme de réprimande orale, de réprimande écrite, de suspension/amende, de rétrogradation ou de cessation d’emploi.

Les fonctions d’enquête décrites dans le cadre de la vérification sont exclues de la détermination des mesures disciplinaires dans les cas d’allégations d’inconduite fondées. Les Relations de travail régionales, en consultation avec la Direction des relations de travail et de la rémunération (DRTR), ont la responsabilité de recommander le quantum (niveau) des mesures disciplinaires à la direction locale, à qui il revient de prendre la décision finale conformément à ses pouvoirs délégués dans le cadre des relations de travail. Les gestionnaires et les conseillers en relations de travail doivent prendre en considération les circonstances atténuantes et aggravantes au moment de déterminer le quantum des mesures disciplinaires. La DRTR doit étudier d’autres cas de jurisprudence avant de recommander un niveau de mesures disciplinaires.

Les mesures disciplinaires prises doivent être uniformes puisqu’elles garantissent que les employés connaissent et comprennent les implications d’une conduite inacceptable. En septembre 2013, la vice-présidente de la Direction générale des ressources humaines a diffusé une note de service dans laquelle elle chargeait les gestionnaires délégués de consulter la DRTR au moment de décider des mesures disciplinaires à prendre. Le fait de diriger vers la DRTR la consultation au sujet de la prise de mesures disciplinaires aide à uniformiser celle-ci dans l’ensemble de l’Agence.   

Parmi les 65 enquêtes examinées, nous nous attendions à ce que des mesures disciplinaires soient prises dans 49 des cas, compte tenu de la nature de l’inconduiteFootnote 14. Parmi les 49 enquêtes pour lesquelles nous nous attendions à des mesures disciplinaires, nous n’avons trouvé que quatre cas dans lesquels aucune mesure disciplinaire n’avait été prise. Il s’agissait de cas où l’employé était encore en congé, où il avait démissionné, où la direction avait choisi d’imposer de la formation au lieu de prendre des mesures disciplinaires et, dans un cas, où la haute direction avait décidé de ne pas prendre de mesures disciplinaires.

Il a ainsi été démontré que, pour tous les types d’enquêtes où les allégations étaient fondées, la direction avait donné suite aux allégations et pris en charge les écarts par rapport aux normes de conduite de l’Agence.

Dans 45 des 49 cas où l’on s’attendait à ce que la DRTR soit consultée, 12 étaient des cas d’incidents survenus avant la note de service de la Direction générale des ressources humaines. Parmi les 33 autres cas, seuls quatre étaient des cas où la consultation avait eu lieu avant l’envoi de la lettre disciplinaire à l’employé. Dans ces quatre cas, les mesures disciplinaires ont pris la forme de suspensions de 1, 10 ou 30 jours et dans un cas, d’une réprimande écrite.

Le processus de consultation est destiné à accroître l’uniformité, mais il entraîne aussi un délai additionnel pour la prise des mesures disciplinaires. À l’heure actuelle, aucune norme de service ne détermine le délai de prise de mesures disciplinaires. Une fois l’enquête terminée, le temps requis pour rendre une décision disciplinaire variait d’une moyenne de 54 jours pour les enquêtes régionales à 148 jours pour les enquêtes menées par la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles. Quand une enquête visant les normes professionnelles est terminée, le rapport doit être traduit et faire l’objet d’un examen relativement à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels avant d’être remis à l’intimé pour une audience prédisciplinaire. Pour les dossiers de la Section des enquêtes des normes professionnelles dans notre échantillon, ces étapes avaient pris environ 28 jours ouvrablesFootnote 15 en plus d’un délai additionnel avant la prise de mesures disciplinaires. Comme dans le cas des enquêtes, il y a des retards dans la prise de décisions disciplinaires sur lesquels la DRTR n’a aucun contrôle, notamment la disponibilité de l’intimé, si cette personne est en congé de longue durée.

Dans l’ensemble, la vérification a permis de conclure que les décisions disciplinaires résultent d’allégations d’inconduite fondées et qu’une consultation a lieu entre les gestionnaires, les Relations de travail régionales et la DRTR de l’Agence, ce qui contribue à uniformiser la prise de mesures disciplinaires dans l’ensemble de l’Agence. Il serait profitable à l’Agence d’établir des normes de service pour la prise de mesures disciplinaires. Du point de vue d’un employé, les mesures disciplinaires peuvent sembler punitives plutôt que correctives, si elles ne sont pas prises en temps opportun. 

Recommandation 3

Le vice-président de la Direction générale des ressources humaines devrait établir des normes de service quant au délai requis pour rendre une décision disciplinaire.

Réponse de la direction Date d'achèvement

La Direction générale des ressources humaines accepte la recommandation. Elle informera les gestionnaires délégués des délais prévus pour achever le processus disciplinaire.

le 30 mai 2015

8.4 Surveillance et établissement de rapports

Critères de vérification

  • Les activités des enquêtes, leurs résultats et les mesures disciplinaires s’y rapportant sont consignées dans un système qui appuie la surveillance, l’analyse des tendances et l’établissement de rapports qui « bouclent la boucle ». 
  • Les risques liés à l’intégrité des normes professionnelles sont détectés, surveillés et signalés, puis des mesures d'atténuation sont prises pour préserver l'intégrité des employés de l'ASFC.
  • Les renseignements liés aux normes professionnelles, y compris les activités d’enquête et leurs résultats, sont exacts et recueillis en temps opportun pour appuyer la surveillance et l’encadrement de l’intégrité professionnelle de l’ASFC.
  • Les rapports de surveillance sont fiables, produits en temps opportun et présentés aux organes de surveillance afin d’éclairer les décisions de ces derniers.

8.4.1 Collecte des données sur les normes professionnelles

La collecte de données et de documents reliés aux enquêtes dans un système centralisé permet de faire le suivi des activités critiques tout au long du processus d’enquête, ce qui donne accès à des renseignements à jour.

Depuis 2011, la DSNP utilise le Système de gestion des enquêtes liées aux normes professionnelles pour saisir les renvois d’allégations d’inconduite pour les enquêtes de la SASNP, de la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles ou de Sécurité du personnel. Le Système de gestion des enquêtes liées aux normes professionnelles est un logiciel de base de données commercial adapté à la gestion de l’information reliée aux normes professionnelles au sein des organismes d’exécution de la loi. Les bureaux régionaux de l’Agence assurent le suivi de leurs enquêtes respectives au moyen de registres électroniques qui comprennent des renseignements sur l’inconduite et les mesures disciplinaires, sans lien avec le système.

Si les régions étaient en mesure d’accéder au système, il y aurait moins de chevauchement dans le suivi des enquêtes et les régions pourraient voir l’état d’avancement des enquêtes. L’utilisation de registres électroniques régionaux pourrait être en partie responsable de la sous-déclaration de l’inconduite à la DSNP. 

En examinant les dossiers d’enquête, l’équipe de la vérification a pu confirmer que les renseignements sur les mesures disciplinaires ne sont pas conservés dans le système, même si ce système est conçu pour contenir de telles données. Les Relations de travail régionales transmettent leurs données sur les mesures disciplinaires dans un rapport mensuel à la DRTR. Ainsi, la DRTR a un aperçu global des allégations d’inconduite dans l’ensemble de l’Agence; les données sur les mesures disciplinaires font état des enquêtes régionales dont la DSNP n’a pas été informée.

Notre examen du système de collecte de données a permis de confirmer que la plupart des données qui y sont saisies sont complètes et exactes, à l’exception des champs reliés à l’état final de l’enquête. Le fait de relier les données sur les mesures disciplinaires au dossier d’enquête et de les saisir dans un système de collecte de données centralisé procurerait un soutien additionnel à l’analyse des tendances et à la surveillance des normes professionnelles.

8.4.2 Surveillance des normes professionnelles liées aux risques

L’Agence a inclus la conduite professionnelle parmi les risques dans le profil de risque de l’entreprise de 2013. Plusieurs activités d’atténuation ont été relevées, notamment la mise en œuvre du Programme d’intégrité professionnelle (PIP) ainsi que de formation et de sensibilisation à l’égard des normes professionnelles. Le profil de risque de l’entreprise a été créé en fonction des risques déterminés par les directions générales au sein de l’Agence. Le risque en matière de normes professionnelles que la Direction générale du contrôle a relevé a été utilisé dans le profil de risque de l’entreprise.

Par ailleurs, la DSNP gère le plan de sécurité de l’Agence. Nous avons examiné les versions de 2012-2013 et de 2014-2015 du document. {*} L’Agence a aussi élaboré un profil de risque lié à la fraude en 2014. Ce rapport a fait ressortir les dix principaux risques, dont chacun constitue une infraction au Code de conduite, et il comprenait des détails sur les mesures de contrôle et les stratégies d’atténuation. Ces documents faisaient état de ce qui pouvait être à l’origine des risques, de l’incidence, des mesures de contrôle et des stratégies d’atténuation.

La vérification a permis de confirmer que les risques associés aux normes professionnelles au sein de l’Agence ont été déterminés et que des stratégies d’atténuation ont été établies en conséquence. Même si les cadres régionaux comprennent les risques propres à leurs régions respectives en matière de normes professionnelles, une communication horizontale des risques et des tendances au niveau régional pourrait avoir lieu. L’information ainsi transmise aiderait les régions à être proactives et à prévenir des activités relevées ailleurs dans l’Agence.

8.4.3 Établissement de rapports sur les normes professionnelles

Les organismes de surveillance devraient recevoir des données opérationnelles et financières exactes, complètes et à temps en vue d’assumer leur fonction de surveillance. Il n’incombe pas à une organisation particulière au sein de l’Agence de communiquer l’information sur les normes professionnelles. La DSNP recueille des renseignements sur les enquêtes qui doivent être pris en considération de pair avec l’information stratégique clé ayant trait à la formation et aux mesures disciplinaires que possède la Direction générale des ressources humaines.

La DSNP a produit le Rapport annuel sur les enquêtes visant les normes professionnelles de 2012-2013 dans lequel elle a présenté des renseignements détaillés au sujet des enquêtes sur des cas d’inconduite présumés, y compris les principales réalisations et difficultés rencontrées. Le PIP n’indiquait pas à qui ce rapport devait être communiqué, mais sa diffusion a été limitée. Le Rapport annuel sur les enquêtes visant les normes professionnelles de 2013-2014 a été communiqué à la haute direction en mars 2015, ce qui n’était pas en temps opportun.

L’information relative aux normes professionnelles est également communiquée chaque trimestre dans le Sommaire du rendement de l’Agence qui est présenté au Comité exécutif de l’ASFC. Cette information comprend des statistiques relatives à deux indicateurs, soit les normes de service liées aux enquêtes relatives aux normes professionnelles existantes ainsi que le pourcentage d’enquêtes terminées dans le cadre de la norme de service qui sont sous le contrôle de l’ASFCFootnote 16.

Chaque année, l’agent de sécurité de l’Agence produit le rapport de fin d’exercice sur le rendement du Programme de sécurité – modèle de gestion fonctionnelle, qui comprend de l’information sur le nombre de cas ayant ou non une grande visibilité que la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles a réglés. Le rapport comprend aussi des précisions sur le nombre de séances de formation et de sensibilisation données comparativement aux années précédentes.

En septembre 2013, la DRTR a produit un rapport sur la gestion de l’inconduite par les Relations de travail, qui comprenait l’examen du délai moyen en jours de l’imposition de mesures disciplinaires, des types de mesures disciplinaires ayant résulté des enquêtes visant les normes professionnelles comparativement à ceux ayant résulté des enquêtes régionales, les types de mesures disciplinaires ainsi que les problèmes, les risques et les tendances. Ce document n’a pas été communiqué de façon horizontale dans l’ensemble de l’Agence.

De façon générale, l’information recueillie au sujet des normes professionnelles n’est pas toujours communiquée en temps opportun, mais elle est exacte. Il serait possible de diffuser cette information à plus grande échelle avec les directions régionales et les organismes de surveillance concernés en temps opportun pour appuyer une prise de décisions éclairée.

Les constatations notées dans la section ci-dessus ont été traitées dans la recommandation 4.

8.5 Gouvernance

Critère de vérification

  • Un organisme approprié de gouvernance des normes professionnelles de l’ASFC est établi.

La présence d’un organisme de surveillance est importante pour assurer la pertinence et le caractère responsable de l’orientation, des plans et des activités de la direction. Les organismes de surveillance devraient recevoir les données opérationnelles et financières exactes, complètes et à temps en vue d’assumer leur fonction de surveillance. 

Le Comité exécutif de l’Agence constitue le forum décisionnel des cadres supérieurs responsables de la gestion et de l’orientation stratégiques générales de la politique, du programme et des responsabilités de l’ASFC. Conformément à la définition fournie dans le mandat du Comité exécutif, l’une des responsabilités de ce dernier consiste à agir en tant que forum de prise de décisions pour la haute direction en ce qui a trait à toutes les questions liées au cycle de planification, à l’affectation des ressources, aux politiques et à la gestion qui touchent l’ASFC. Comme il est mentionné dans la section précédente, le Comité exécutif a reçu de l’information reliée aux normes professionnelles.

Les questions qui ont trait aux normes professionnelles sont également présentées au Comité de gestion de la sécurité. Le Comité de gestion de la sécurité s’est réuni régulièrement et il a discuté du délai d’exécution des enquêtes et de l’élaboration de politiques et de directives liées aux normes professionnelles. Même si le mandat du Comité de gestion de la sécurité établit les rôles et les responsabilités, il n’aborde pas la surveillance stratégique des normes professionnelles.

L’ASFC est également dotée d’un Comité de coordination du contrôle des actes répréhensibles et contraires à l’éthique qui est le forum de la haute direction de l’Agence responsable de la détection, de la surveillance et du signalement des actes répréhensibles et contraires à l’éthique potentiels, tels que la corruption ou les machinations internes. Ce comité a notamment comme responsabilité d’établir des processus efficaces pour rendre compte des constatations en ce qui a trait aux cycles ou aux tendances dans les cas de fraude et de conduite contraire à l’éthique aux vice-présidents de la Direction générale des ressources humaines et de la Direction générale du contrôle. Le Comité est supposé se réunir quatre fois par année, mais le nombre de réunions tenues a été de trois en 2014-2015.

En avril 2013, la DSNP a mis en œuvre le cadre de gestion du Programme d’intégrité professionnelle de l’ASFC (le cadre du PIP). Le cadre du PIP définit une structure de gouvernance, mais seuls les rôles et responsabilités de la DSNP y sont décrits. Même s’il indique de façon générale d’autres partenaires et intervenants internes dans l’ensemble de l’Agence, le cadre ne précise pas de quelle façon ils participent au PIP de l’Agence.

Il existe, au sein de l’ASFC, divers comités de gouvernance qui ont reçu de l’information sur les normes professionnelles. Compte tenu de la structure décentralisée de l’Agence et de la nature horizontale des normes professionnelles, il serait profitable à l’Agence d’accroître la surveillance par rapport au rendement du cadre du PIP. En se dotant d’une structure de gouvernance bien définie, l’Agence serait davantage en mesure d’atteindre ses objectifs en prenant des décisions bien éclairées grâce à une orientation stratégique clairement énoncée.

Recommandation 4

La vice-présidente de la Direction générale du contrôle, en consultation avec le vice-président de la Direction générale des ressources humaines, devrait modifier les rôles et responsabilités du cadre du Programme d’intégrité professionnelle pour veiller à ce que la structure de gouvernance des normes professionnelles soit bien définie et qu’elle assure une surveillance stratégique.

Réponse de la direction Date d'achèvement

La Direction générale du contrôle accepte la recommandation et elle dirigera l’élaboration d’une proposition devant être approuvée par le Comité exécutif (ou le sous-comité approprié) pour un cadre de gestion des normes professionnelles distinct et complet dans lequel la structure de gouvernance des normes professionnelles est bien définie et qui comprend la surveillance stratégique.

le 31 décembre 2015

Annexe A – À propos de la vérification

Objectifs et portée de la vérification

La vérification faisant l’objet du présent rapport avait pour objectif d’examiner les points suivants :

  • Si le cadre de contrôle de la gestion entourant les normes professionnelles est bien conçu, ce qui comprend les pratiques d’enquête;
  • Si les normes professionnelles sont clairement définies, bien communiquées et efficacement mises en application dans l’ensemble de l’Agence;
  • Si les normes professionnelles sont surveillées.

Cette vérification englobait les normes professionnelles dans l’ensemble de l’ASFC au cours des deux derniers exercices, à savoir 2012-2013 et 2013-2014. Dans l’ensemble, cette vérification a permis d’examiner le cadre de contrôle de la gestion entourant la gestion des risques, le contrôle et la surveillance des normes professionnelles. En particulier, la vérification a permis d’examiner, dans le contexte des normes professionnelles, les fonctions suivantes :

  • Enquêtes visant les normes professionnelles;
  • Enquêtes régionales sur des cas présumés d’inconduite;
  • Prise de mesures disciplinaires à la suite d’une allégation fondée.

La portée de la vérification n’incluait pas les enquêtes suivantes : actes répréhensibles; harcèlement ou violence au travail; incidents liés à la sécurité; et conflits d’intérêts. La vérification n’a pas non plus servi à déterminer si les mesures disciplinaires étaient prises de façon uniforme.

La vérification a commencé en mai 2014. Des visites ont eu lieu dans les bureaux de l’Agence de la Région du Grand Toronto au cours de la phase de planification de la vérification. Durant la phase d’examen, des visites ont eu lieu dans trois régions, à savoir celles de l’Atlantique, du Pacifique et du Québec. Des travaux ont été exécutés sur le terrain dans des installations régionales où la documentation reliée à la vérification était conservée. Les travaux liés à la phase d’examen ont été effectués durant la période d’octobre à décembre 2014.

Le Comité de vérification de l’Agence a approuvé une vérification des normes professionnelles dans le cadre du plan de vérification axé sur les risques pour les exercices 2014-2015 à 2016-2017.

Évaluation des risques

Notre évaluation des risques menée au cours de l’étape de la planification a permis de cerner les principaux secteurs de risque suivants :

  • Il est possible que les organismes de surveillance ne disposent pas d’une information suffisante, complète, exacte et en temps opportun pour assurer une surveillance régulière, et pour offrir une orientation stratégique.
  • Il est possible qu’une pratique de gestion des risques intégrée ne soit pas en place pour permettre de déterminer les principaux risques pour la réussite de la culture des normes professionnelles au sein de l’ASFC, de les évaluer et de les gérer adéquatement.
  • Il est possible que les pouvoirs, les responsabilités et les responsabilisations ne soient pas clairement définis de manière à appuyer et à promouvoir une culture omniprésente de valeurs et d’éthique et pour clarifier nos responsabilités ainsi que les normes de conduite attendues de notre part en tant que fonctionnaires et en tant qu’employés de l’ASFC.
  • Il est possible que les systèmes, processus et pratiques en place ne soient pas efficaces pour permettre à l’Agence de gérer et de surveiller les normes professionnelles et d’assumer ses responsabilisations liées à ceux-ci, en raison d’un dispersement possible des responsabilités entre les directions générales.

Approche et méthodologie

La phase d’examen de la vérification a été réalisée selon l’approche suivante :

  • Examen du Code de conduite de l’ASFC et des autres normes, lignes directrices et directives reliées aux normes professionnelles et à l’intégrité.
  • Entrevue de divers intervenants au sein de la Direction générale des programmes, de la Direction générale des opérations, de la Direction générale des ressources humaines et de la Direction générale du contrôle au sujet de leurs rôles et de leurs responsabilités, de la fonction de surveillance, du contrôle et de la fonction de prise de mesures disciplinaires relativement aux normes professionnelles. Des entrevues ont eu lieu dans trois des quatre régions présentant les risques les plus élevés au Canada.
  • Collecte, examen et analyse de documents reliés aux enquêtes. Évaluation du processus et des mesures de contrôle établis pour produire et communiquer des rapports d’enquête exacts, complets, uniformes et en temps opportun.

Critères de vérification

Compte tenu des observations préliminaires découlant de l’étape de planification, les critères suivants ont été retenus :

Secteurs d'intérêt Critères de vérification
1. Gouvernance et responsabilisation 1.1 Une structure de gouvernance appropriée des normes professionnelles de l’ASFC est établie. Les pouvoirs, les responsabilités et les responsabilisations sont clairement définis et bien communiqués pour favoriser et renforcer l’intégrité professionnelle chez tous les employés de l’ASFC.
2. Gestion des risques 2.1 Les risques associés aux normes professionnelles sont déterminés, contrôlés et déclarés, et des mesures d’atténuation sont prises pour que l’intégrité continue des employés de l’ASFC soit assurée.
3. Personnes (formation et outils) 3.1 Les employés ont reçu la formation et les outils nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités en ce qui a trait aux normes professionnelles, en s’appuyant notamment sur les valeurs et l’éthique et sur le Code de conduite, et en utilisant les mécanismes de divulgation.
4. Gérance (enquêtes et prise de mesures disciplinaires)

4.1 Les enquêtes menées à l’administration centrale et dans les régions font l’objet d’examens et d’approbations appropriés.

4.2 Les enquêtes sont conformes aux normes de service et, au besoin, aux autres politiques, procédures et législations.

4.3 Des mesures disciplinaires sont prises, au besoin, en consultation avec les Relations de travail afin de favoriser et de renforcer les normes professionnelles dans l’ensemble de l’ASFC.

4.4 Les activités d’enquête, leurs résultats et les mesures disciplinaires s’y rapportant sont consignés dans un système qui appuie le contrôle, l’analyse des tendances et l’établissement de rapports qui « bouclent la boucle ».

5. Surveillance et établissement de rapports

5.1 L’information recueillie au sujet des normes professionnelles, y compris les activités d’enquête et leurs résultats, est exacte et communiquée en temps opportun pour appuyer le contrôle et la surveillance de l’intégrité professionnelle de l’ASFC.

5.2 Les rapports de contrôle sont fiables et ils sont présentés en temps opportun aux organismes de surveillance pour éclairer leur prise de décisions.

Annexe B – Liste des sigles

ASFC
Agence des services frontaliers du Canada
DRTR
Direction des relations de travail et de la rémunération
PIP
Programme d’intégrité professionnelle
SASNP
Section de l’analyse de la sécurité et des normes professionnelles
DSNP
Direction de la sécurité et des normes professionnelles

Annexe C – À propos de l’échantillon

Dans le cadre de la vérification, un échantillon discrétionnaire de 65 dossiers d’enquête dans l’ensemble des régions de l’Agence a été sélectionné à partir des types d’enquêtes suivants :

  • 20 enquêtes de la Section de l’analyse de la sécurité et des normes professionnelles (SASNP) 
  • 23 enquêtes de la Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles
  • 11 enquêtes régionales
  • 11 enquêtes pour lesquelles la SASNP a renvoyé l’allégation à la Section de la sécurité du personnel
Type d’enquête Pacifique Québec Atlantique Administration centrale Total
Section des enquêtes relatives aux normes professionnelles 7 4 6 6 23
SASNP 5 8 4 3 20
Régionale 5 2 4 0 11
Renvoyée à la Sécurité du personnel 7 4 0 0 11
Total 24 18 14 9 65

Annexe D – Définitions

Acte répréhensible

La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles définit un acte répréhensible comme étant :

  1. la contravention d’une loi fédérale ou provinciale ou d’un règlement pris sous son régime;
  2. l’usage abusif des fonds ou des biens publics;
  3. les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public;
  4. le fait de causer, par action ou omission, un risque grave et précis pour la vie, la santé et la sécurité des Canadiens ou pour l’environnement;
  5. une contravention grave à un code de conduite;
  6. le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une personne de commettre un acte répréhensible.

Inconduite

La Direction de la sécurité et des normes professionnelles (DSNP) a défini l’inconduite comme étant toute action ou omission de la part d’un employé qui va à l’encontre des politiques, des normes, des procédures ou des pratiques établies de l’ASFC; les infractions à la législation auxquelles des sanctions pénales s’appliquent; ou des infractions à d’autres lois, règles et règlements appliqués par l’ASFC ou de toute autre loi qui jetterait le discrédit sur l’ASFC ou nuirait à ses relations de travail avec ses partenaires dans l’exécution de la loi.  

La Direction des relations de travail et de la rémunération (DRTR) a défini l’inconduite comme étant une action ou une omission délibérée de la part d’un employé qui comprend une infraction au Code criminel, au Code de conduite de l’ASFC et/ou au Code de valeurs et d’éthique du secteur public. L’inconduite peut aussi être liée à l’absentéisme ou à un comportement inapproprié au travail ou à l’extérieur du travail.


Notes

Footnotes

Footnote 1

La vérification n’a pas porté sur les enquêtes menées par l’agent principal de la divulgation interne parce que celles-ci excédaient sa portée.

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Footnote 2

Aux fins de la vérification faisant l’objet du présent rapport, les normes professionnelles s’entendent de la conduite des employés, ce qui comprend le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public ainsi que du Code de conduite de l’ASFC.

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Footnote 3

Aux fins de la vérification faisant l’objet du présent rapport, les normes professionnelles s’entendent de la conduite des employés, ce qui comprend le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public ainsi que du Code de conduite de l’ASFC.

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Footnote 4

La portée de la vérification ne comprenait pas les enquêtes menées par l’agent principal de la divulgation interne au sujet d’actes répréhensibles.

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Footnote 5

La définition des actes répréhensibles se trouve à l’annexe D.

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Footnote 6

La définition de l’inconduite se trouve à l’annexe D.

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Footnote 7

1 127 sur 1 500

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Footnote 8

2 382 sur 14 252 pour le premier cours et 318 sur 14 252 pour le deuxième cours. Ces chiffres proviennent de la Direction générale des ressources humaines et ils n’ont pas été vérifiés.

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Footnote 9

Même si les actes répréhensibles comprennent l’inconduite, la DSNP a le mandat d’enquêter sur l’inconduite, d’atténuer les risques connexes et de recommander des mesures correctives. L’inconduite et les actes répréhensibles sont définis à l’annexe D.

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Footnote 10

Les employés peuvent aussi signaler des allégations directement à l’agent principal de la divulgation interne, ou au Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada.

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Footnote 11

L’équipe de la vérification a rencontré l’expression « établissement des faits » relativement aux enquêtes menée par la direction. Par souci d’uniformité, ces activités ont été considérées comme constituant une enquête administrative.

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Footnote 12

La haute direction s’établissait à partir du niveau de directeur et le processus prévoyait la communication d’information au directeur général régional ou au directeur général de la direction générale.

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Footnote 13

Même s’ils n’ont pas été officialisés, les critères des cas ayant une grande visibilité ont été définis dans le Rapport annuel sur les enquêtes visant les normes professionnelles de 2013-2014 de la DSNP comme suit : allégations de vol, de voies de fait, d’actes criminels, de fraude, de facilitation, ou de recours à une force excessive, et les incidents liés aux armes à feu de service, les plaintes des clients susceptibles d’être médiatisées, des comportements agressifs, etc.

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Footnote 14

Les 11 enquêtes de Sécurité du personnel n’entraînent pas de mesures disciplinaires; elles sont renvoyées à la Section de la sécurité du personnel pour qu’elle procède à son propre examen. Dans cinq autres cas, l’enquête a permis de conclure que l’allégation était non fondée ou non concluante.

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Footnote 15

Ce nombre est fondé sur l’information fournie par la DRTR et il n’a pas été vérifié.

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Footnote 16

Les travaux d’enquête d’autres organismes d’exécution de la loi sont un exemple de retards qui sont hors du contrôle de l’Agence.

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