Procédures pour le programme commercial lors d’une panne prévue ou d’une panne imprévue
Plan d'urgence en cas de pannes de système
November 2017

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Table des matières

1. Introduction

Le plan d'intervention en cas de panne de système de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) établit les procédures pour l'importation des marchandises commerciales dans tous les modes de transport lors d’une panne de system de l’ASFC.

Une panne est définie comme une « suspension temporaire des activités des systèmes électroniques ». Veuillez-vous référer à l’annexe A pour les types de pannes de système et les portées/répercussions.

Il est important de noter que toutes les procédures décrites dans la section 2 ne s'appliquent que dans le cas des pannes de systèmes de l'ASFC.

1.1 Activation et désactivation du plan d’intervention

L'ASFC seule activera et désactivera les procédures d'intervention en publiant des bulletins par courrier électronique.

Les bulletins sont émis avant les pannes prévues et pour communiquer l'état du système lors des pannes imprévues. Les mises à jour seront au moins toutes les quatre heures pendant les heures normales d'ouverture. Les bulletins ne seront pas mis à jour après les heures normales d’ouverture à moins que la panne ne soit résolue. Tant et aussi longtemps qu'un bulletin de message «tous les systèmes fonctionnent normalement» ne soit fourni, les partenaires doivent supposer que la panne est toujours en cours.

Les bulletins envoyés par courriel relèvent de l'Unité des services techniques aux clients commerciaux (USTCC). Si vous désirez recevoir ces messages, vous devez vous inscrire en communiquant avec l'USTCC à l'adresse suivante : http://www.cbsa-asfc.gc.ca/eservices/menu-fra.html#tab6_2

Les opérations régionales de l’ASFC continueront de recevoir l’information sur les pannes de système par courriel et d’autres méthodes, au besoin.

1.2 Protocole de communication lors d’une panne de système

Par le biais de sa ligne ouverte, l'ASFC offre des services à ses partenaires éprouvant des problèmes techniques ou des difficultés associées à l'échange de données avec l'ASFC. Le numéro de téléphone de la ligne ouverte est le 1-888-957-7224 au Canada et aux États-Unis et +1-613-946-0762 à l’étranger. Sélectionnez l’option 1 pour les transactions EDI.

Durant les heures normales d'ouverture (8 h à 17 h HNE), une assistance directe est offerte aux partenaires qui utilisent l'échange de données informatisé (EDI) ou le portail du Manifeste électronique, ou à ceux qui désirent le faire. En dehors des heures d'ouverture, c'est-à-dire de 17 h à 8 h HNE du lundi au vendredi de même que la fin de semaine et les jours fériés, les partenaires doivent laisser un message détaillé dans la boite vocale pour une assistance en cas d’urgence, à la suite de quoi un agent les rappellera.

La ligne ouverte est aussi utilisée pour fournir des renseignements concernant l'état des systèmes de l'ASFC en cas de panne. L'ASFC veille à ce que les renseignements communiqués soient mis à jour aussitôt qu’il y a une panne de système ou un retard et qu'ils soient fréquemment mis à jour au cours de la panne. Pendant la panne et durant les heures normales d'ouverture, les renseignements sont mis à jour toutes les 4 heures. En dehors des heures normales d'ouverture, les messages ne sont mis à jour que pour annoncer la fin de la panne.

Aussitôt que l'équipe de soutien technique de l'ASFC est informée de la fin de la panne, les partenaires entendront le message habituel, c'est-à-dire « tous les systèmes fonctionnent normalement ».

1.3 Panne de système des partenaires externes

Les partenaires externes doivent avisés l’USTCC par téléphone (voir section 1.2) aussitôt qu’une panne imprévue est détectée et faire une mise à jour à toutes les quatre heures.

Les partenaires externes doivent avisés l’USTCC par courriel au moins 24 heures avant une panne prévue et faire une mise à jour à toutes les quatre heures.

La documentation papier complète doit être présentée i.e. document du contrôle de fret (DCF) et demande de mainlevée.

2. Procédures lors d’une panne de système de l’ASFC

2.1 Principes clés

  1. Une fois la panne terminée, les partenaires doivent transmettre tous les documents commerciaux ayant été traités selon le processus décrit dans le plan d'intervention – d'où la recommandation de poursuivre la transmission des données électroniques pour que celles-ci soient mises en attente afin de faciliter le traitement lorsque les systèmes redeviendront opérationnels.
  2. Les partenaires qui ne sont pas en mesure d’utiliser une méthode de communication électronique alternative ou qui choisissent de ne pas transmettre IPEC, doivent envoyer l'IPEC dans un délai de 24 heures suivant la reprise du système. L'IPEC comprend les renseignements relatifs au fret, au moyen de transport, et aux connaissements internes et ce, en utilisant la date et l’heure de la relâche
  3. Lorsque la panne de système de l’ASFC est résolue, l’Agence continuera de traiter les demandes papier pour une période tampon de 2 heures avant de reprendre les activités régulières.
  4. Après la panne, une fois que la documentation EDI incluant les demandes de mainlevée ont été traitées par l'ASFC, les partenaires recevront un message électronique et / ou une notification de mainlevée.
  5. L'ASFC recommande aux partenaires de transmettre leurs données au moins 120 minutes avant la panne prévue afin de respecter les délais de transmission avant l'arrivée pour les marchandises devant atteindre la frontière pendant la panne.
  6. Aucune sanction pécuniaire ne sera émise aux partenaires externes pour les infractions liées à l’IPEC qui se produisent pendant une panne de système prévue ou imprévue et pendant les deux heures de la période tampon suivant la reprise du système.
  7. Les partenaires présenteront deux copies de toute la documentation papier requise avant de recevoir l’autorisation pour un mouvement vers l’intérieur ou pour une mainlevée.
  8. L'ASFC estampillera les deux copies de la documentation papier, retournera une copie au partenaire et conservera une copie pour la validation après la reprise :
    1. Lorsque les marchandises sont relâchées, l’agent des services frontaliers (ASF) estampillera les deux demandes de mainlevée.
    2. Lorsque les marchandises sont autorisées pour un mouvement vers l’intérieur, l’ASF estampillera l’endos du DCF.
  9. Les ASF peuvent faire une demande d’information supplémentaire et/ou faire un renvoi pour un examen.
  10. Le document estampillé du transporteur est la preuve de déclaration et :
    1. confirme que l’exigence du paragraphe 12(1) de la Loi sur les douanes est rencontrée;
    2. donne l’autorité au transporteur de livrer les marchandises; et
    3.  
    4. certifie que le courtier en douanes ou l’importateur est responsable de soumettre la déclaration intérimaire.
  11. Les partenaires doivent conserver les documents estampillés pendant la panne comme preuve que les marchandises ont été déclarées par le transporteur.
  12. Peu importe le type de panne, les exigences relevant des autres ministères (AM) doivent être respectées pour que la mainlevée soit autorisée.
  13. L’Agence ne considère pas le numéro de transaction de 14 chiffres comme une preuve que les exigences de l’ACIA ou d’AM ont été rencontrées.

2.2 Procédures et déclarations des transporteurs avant l’arrivée

Le transporteur devra fournir une copie papier du DCF à l'importateur ou à son agent pour fin de mainlevée ou à l’exploitant de l’entrepôt pour fin d’entreposage.

Pour de plus amples informations sur les exigences avant l'arrivée des marchandises concernant l'importation, le transport en transit et le fret restant à bord, veuillez-vous référer au Mémorandum D3 Transport spécifique pour chaque mode de transport :

2.3 Dégroupement

Lors d’une panne de système, les agents d’expédition font un dégroupement en présentant des connaissements internes papier au bureau de l’ASFC situé près de l’entrepôt où sont les marchandises.

2.4 Mainlevée

Les courtiers en douanes ou les importateurs peuvent obtenir la mainlevée lorsqu’il y a une panne de système en présentant des demandes de mainlevée papier en personne au bureau de l’ASFC où sont les marchandises, sauf pour le PPA du mode routier (voir 2.4.1).

Tel que décrit dans le Mémorandum D17-1-4, les demandes de mainlevée papier doivent être soumises avec une feuille maîtresse d'exceptions sur lesquelles on marquera « Interruption de système ».

2.5 Entrepôts

Pendant les pannes, l’exploitant de l’entrepôt s’assurera de faire la tenue de dossier papier afin d'enregistrer les marchandises qui entrent dans l’entrepôt et celles qui en sont relâchées.

L'exploitant de l'entrepôt recevra du transporteur les DCF sur support papier.

Une fois informé du dédouanement avec une preuve de la mainlevée acceptable (voir 2.4.3), l'exploitant de l’entrepôt accordera la mainlevée des marchandises.

Si l'exploitant de l'entrepôt reçoit un avis "renvoyé pour examen" pour une expédition qui a été relâchée manuellement mais qui sont encore dans l’entrepôt, l'ASFC demande que ces marchandises soient retenues dans l’entrepôt pour un examen.

3. Post-Outage Procedures

Upon system resumption all clients must electronically submit (within 24 business hours) all trade documents and notifications for shipments processed during the contingency period and correct any electronic messaging errors or rejects.

For shipments that were released on paper during an outage, customs brokers may use a Pre-Arrival Release System (PARS) service option when transmitting the release data when the system is functioning again.

3.1 Procédures à suivre après la panne

Les partenaires doivent s'assurer que tous les messages transmis à l'ASFC après une panne sont soumis dans l'ordre indiqué ci-dessous, afin d'éviter de recevoir des messages d'erreur ou de rejet.

  Routier Ferroviaire Aérien Maritime
Fret Doit être transmis ou entré dans le système avant les données du moyen de transport. Pas d’ordre précis pour la transmission ou l’entrée des données relative au fret et au moyen de transport.
Moyen de transport Doit être transmis ou entré seulement une fois que les données concernant le fret est entrée dans le système.
Doit être transmis ou entré dans le système de l’ASFC avant le message de fermeture.
Pas d’ordre précis pour la transmission ou l’entrée des données relative au fret et au moyen de transport.
Doit être transmis ou entré dans le système de l’ASFC avant le message de fermeture.
Connaissement interne Doit être transmis ou entré dans le système avant le message de fermeture.
Ne fera pas l'objet d'un refus si transmis ou entré avant les données concernant le fret.
Message de fermeture Doit être transmis ou entré dans le système seulement une fois que les données concernant les connaissements a été transmise ou entrée. Ne fera pas l'objet d'un refus si transmis ou entré avant l'information concernant le fret.
Mainlevée N'a pas à être transmis ou entré selon un ordre précis. Peut être envoyé avant ou après l'information concernant le fret et le moyen de transport.
Arrivée du moyen de transport Les arrivées du mode routier ne sont pas transmises par EDI. La transmission par EDI de l'arrivée du moyen de transport ne doit se faire que lorsque toute l'information relative au fret et à la mainlevée a été transmise ou entrée dans le système.
Arrivée du fret Pour le transport de marchandises à l'intérieur, l'arrivée doit être transmise en dernier.

3.2 Sanction pour une déclaration tardive

Une sanction pour déclaration tardive peut être imposée aux importateurs lorsque les documents n'ont pas été reçus dans le délai prévu. Une exonération peut toutefois être accordée quand le retard est causé par une panne de système. Le type et la durée de la panne détermineront la manière dont cette exonération sera traitée :

Les courtiers en douanes et les importateurs doivent présenter une demande d'exonération immédiatement après avoir constaté la mention d'une sanction potentielle sur l’avis quotidien plutôt que d'attendre la réception du relevé mensuel. Cela évitera qu'une sanction n'apparaisse sur le relevé mensuel alors qu'il était possible d'en être exonéré.

4. Annexes

4.1 Types de pannes

La panne imprévue survient quand une situation inattendue cause une panne ou un retard. Il est alors nécessaire de procéder à une recherche et à une analyse afin de trouver le problème et de le résoudre. Tant que celles-ci ne sont pas terminées et que le problème n'a pas été cerné, il est impossible de fournir aux clients une heure prévue de rétablissement.

La panne prévue a lieu lorsqu'il est nécessaire de procéder à un entretien du système, à l'intégration d'une nouvelle fonctionnalité ou à la résolution de problèmes. Une fois que la période de panne est fixée, l'ASFC communique l'information à ses clients commerciaux. Ces renseignements sont fournis aux clients à l'avance pour leur permettre de s'adapter en conséquence. Afin de limiter au maximum les désagréments, les pannes prévues ont lieu tôt dans la matinée les fins de semaine, car cela correspond au moment où le volume de traitement des transactions est le plus faible.

Panne complète des systèmes de l'ASFC signifie qu’aucun système ne fonctionne : ni l'EDI, ni le portail du Manifeste électronique, ni les systèmes internes de l'ASFC. Veuillez prendre en note que ce type de panne n'a aucune répercussion sur la capacité de transmettre des données à l'ASFC et elles seront mises en attente jusqu'à ce que les systèmes soient de nouveau fonctionnels.

Retard de traitement – EDI signifie une accumulation de messages électroniques envoyés ou reçus par l'ASFC au moyen de l'EDI, c'est-à-dire que le temps nécessaire à la réception ou à l'envoi d'un message retarde le traitement. Ce retard est considéré comme une panne de système chaque fois que le temps de traitement des messages entrants et sortants par l'ASFC est de plus de 30 à 60 minutes.

Retard de traitement – Portal signifie une accumulation de messages électroniques envoyés ou reçus par l'ASFC au moyen du portail, c'est-à-dire que le temps nécessaire à la réception ou à l'envoi d'un message retarde le traitement. Ce retard est considéré comme une panne de système chaque fois que le temps de traitement des messages entrants et sortants par l'ASFC est de plus de 30 à 60 minutes ou lorsque le délai de réponse est de plus de 15 minutes.

Panne complète de l’EDI signifie que l'ASFC n'est pas en mesure de traiter aucun message électronique reçu ou envoyé par l'entremise de l'EDI. La fonction intégrée de traitement de données entrantes et sortantes transmises par les clients externes au moyen de l'EDI n'est pas en service, mais les clients peuvent tout de même transmettre des données à l'ASFC. Une fois les données reçues, elles seront mises en attente jusqu'à ce que la fonction de traitement des données transmises par l'EDI soit de nouveau en service.

                     

Panne de l'EDI pour les messages entrants signifie que l'ASFC n'est pas en mesure de recevoir par EDI des messages provenant de ses clients.

Panne de l'EDI pour les messages sortants signifie que l'ASFC n'est pas en mesure d'envoyer par EDI des messages à ses clients.

Panne complète du portail du Manifeste électronique signifie que que le portail n'est pas fonctionnel. Une panne du portail pour les messages entrants signifie que l'ASFC n'est pas en mesure de recevoir l'information envoyée par le biais du portail. Une panne du portail pour les messages sortants signifie que l'ASFC n'est pas en mesure d'envoyer de messages à ses clients par le biais du portail.

4.2 Formulaire de demande d’état de la mainlevée pour les expéditions multiples

Bureau de mainlevée : 453
Nom du client : Compliance Brokerage
Numéro du client : 12345
Personne-ressource (client) : John Doe (519-253-4587)

Numéro de transaction
ou numéro de contrôle du fret
Numéro de contrôle du fret et code-barres OU numéro de transaction
Doit être lisible par machine (ASFC)
À l'usage de l'ASFC seulement
M = Mainlevée
PM = Pas de mainlevée
12345001495785 barcode 12345-001495785  
12345001495786 barcode 12345-001495786  
12345001495787 barcode 12345-001495787  
12345001495788 barcode 12345-001495788  
12345001495789 barcode 12345-001495788  

CBSA Stamp

4.3 Directives - Formulaire de demande d’état de la mainlevée pour les expéditions multiples

Ce formulaire a été diffusé à la suite de la mise en place du plan d’intervention en cas de pannes de système de l’ASFC.

Ce formulaire vise à alléger le fardeau administratif et à simplifier le processus d'interrogation sur les statuts de mainlevée pendant les pannes qui ont un impact sur les avis de mainlevée. Ce formulaire peut être utilisé lorsque les liens avec le système d'EDI ne fonctionnent pas et que le SSMAEC est opérationnel. Remarque : l'ASFC n'est pas en mesure de fournir le statut de mainlevée lorsque le SSMAEC n'est pas fonctionnel.

Utilisation du formulaire

Clients
ASFC

Lorsqu'il aura été rempli et estampillé par l'ASFC, ce formulaire servira de preuve de mainlevée pour les transactions indiquées comme ayant été dédouanées selon la marche à suivre susmentionnée.

Ce formulaire peut être accepté par les transporteurs et les exploitants d'entrepôts d'attente comme preuve de dédouanement afin de permettre le déplacement des expéditions pendant les situations d'urgence. Lorsque les systèmes fonctionneront de nouveau, les avis de mainlevée pourront recommencer à être transmis.

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